Para gestores que atuam na área de compras de uma empresa, a principal preocupação sempre é o valor gasto na compra de produtos ou contratação de serviços, certo?
Mas você sabia que existem algumas técnicas para quem deseja fazer um controle de despesas mais assertivo e economizar? Uma delas você já conhece, a técnica Tail Spend para a gestão dos chamados “gastos de cauda longa” pode ajudar muito na hora de poupar durante o processo de compras.
E, agora você vai conhecer a Matriz de Kraljic, também conhecida como Kraljic Matrix.
Aqui você verá:
1. O que é e como funciona a Matriz de Kraljic
A Matriz de Kraljic é um modelo matricial utilizado para definir a estratégia empresarial ideal para a compra de produtos ou contratação de serviços para a empresa.
Basicamente, a Matriz de Kraljic visa auxiliar na compra de produtos de qualidade na quantidade certa, sempre com os melhores preços e fornecedores e que contem com um prazo de entrega adequado. Portanto, é uma técnica que estabelece uma rotina corporativa ideal e sem contratempos.
Em 1952, o economista Harry Max Markowitz criou o conceito da Teoria do Portfólio, como uma ferramenta para investimentos controlados.
Aqui, ele utilizou o princípio da diversificação para melhorar e otimizar suas carteiras de investimento, levando em consideração como um risco ativo deve ser precificado.
Entretanto, foi somente em 1983 que Peter Kraljic, idealizador da Matriz, aplicou o conceito de Markowitz em um de seus artigos sobre como o processo de compra poderia ser integrado à gestão da cadeia de suprimentos de uma empresa.
O artigo de Kraljic, publicado na revista Harvard Business Review, trazia uma análise do portfólio de compras da empresa alemã BASF e foi o que fez com que sua matriz ficasse famosa no mercado.
Depois disso, a Matriz de Kraljic foi reconhecida como uma técnica essencial para a área de compras de qualquer empresa.
Em resumo, a Matriz visa identificar os pontos fortes e fracos no processo de compras, reduzindo ao máximo a fragilidade na área de fornecimento de itens fundamentais para a empresa.
Inclusive, o método empregado pela matriz pode gerar insights e clareza na análise para uma gestão de fornecedores mais assertiva.
Lembrando que a Matriz de Kraljic pode ser utilizada tanto por corporações grandes quanto por médias e pequenas empresas para melhorar seu processo de compras.
Entenda as categorias da gestão de compras e aquisição de itens do quadrante, de acordo com a Matriz de Kraljic:
Categorias da gestão de compras e aquisição de itens conforme Matriz de Kraljic:
• Gestão de materiais: nesta categoria, os itens de alavancagem são aqueles que contam com fornecedores alternativos e possuem substitutos disponíveis em caso de necessidade. Entre os critérios de performance estão o valor e a gestão de fluxo de materiais, o que permite a competição entre fornecedores.
• Gestão de suprimentos: para esta categoria, os itens estratégicos são ideais para construir parcerias, pois são itens críticos para a capacidade e custos de produção, além de representarem o poder do fornecedor na negociação.
• Gestão de compras: aqui, os itens não críticos podem ser considerados como produtos de rotina, ou seja, aqueles que possuem alta oferta, grande variedade e administração mais complexa. O critério de performance nesta categoria é a eficiência funcional para a contratação de serviços e sistemas, além do intercâmbio eletrônico de dados.
• Gestão de abastecimento: por fim, os itens de gargalo podem assegurar a oferta e otimizar alternativas entre os fornecedores, visando a gestão de custos e abastecimento confiável de curto prazo. Entre as características dos materiais adquiridos nesta categoria, estão os itens com especificações e escassez do mercado, com base na cadeia de produção.
A partir da Matriz de Kraljic, todo gestor deve questionar a gestão de compras de sua empresa, com o objetivo de diagnosticar a situação corretamente e, a partir daí, elaborar um plano estratégico capaz de otimizar a atuação do seu negócio no mercado. Entenda a proposta da matriz e avalie o status da sua empresa a partir das reflexões a seguir:
1.1 Sua empresa aproveita as oportunidades em conjunto com outras divisões e áreas?
Combinar os setores e adquirir produtos de áreas diferentes de uma vez pode aumentar o poder de compra do negócio. Mas, para isso, é essencial analisar as métricas de negócio destas áreas para que o poder de negociação atinja seu ápice.
1.2 A organização do seu negócio é capaz de prevenir problemas, evitando gargalos ou quebras no fornecimento de itens?
Se sim, saiba que ser um gestor que sabe lidar com isso imediatamente e solucionar problemas é uma forma eficaz de remediar uma situação que estourar sem aviso.
Isso pode fazer com que o fluxo da empresa flua melhor, já que a identificação do que pode ou não interferir no processo de compras deve estar no radar do gestor que se prepara para lidar com os mais variados tipos de adversidades.
1.3 Você consegue avaliar o quanto de risco é aceitável correr?
Lidar com um alto número de fornecedores, a difusão de fontes de matéria-prima e disponibilidade de artigos raros podem interferir na gestão de risco para a empresa.
Fazer os contratos de maneira inteligente pode contribuir para a empresa administrar melhor o risco envolvido em cada uma de suas operações.
1.4 Que tipo de práticas ou políticas oferecem um bom equilíbrio entre a flexibilidade e o custo-benefício das operações da sua empresa?
Caso o negócio seja capaz de suprir suas necessidades a partir de fontes e recursos próprios, fica muito mais tranquilo negociar com empresas terceiras para cobrir exigências externas que, por exemplo, empresas concorrentes menos integradas têm mais dificuldade de conseguir boas negociações.
1.5 Cooperar com fornecedores ou concorrentes pode aumentar e fortalecer o relacionamento com a sua empresa para o abastecimento de recursos a longo prazo?
Essa é uma pergunta importante para se fazer, pois até mesmo as grandes empresas muitas vezes se veem obrigadas a compartilhar a produção de itens que não podem desenvolver por conta própria, de maneira prática e econômica.
Implementar o modelo de gerenciamento de compras exige que todas as áreas da empresa que são afetadas pela gestão de compras estejam integradas, mesmo que indiretamente. Portanto, este não é somente um trabalho para o Departamento de Compras, e sim um dever de todos os gestores.
Pensar de maneira conjunta na melhor estratégia visando a economia e integração dos setores.
Um bom começo seria integrar os departamentos financeiro, de logística e vendas para alinhar e incorporar a Matriz de Kraljic, com o objetivo de reduzir ou eliminar obstáculos que surjam durante o planejamento de compras, otimizando os lucros e economia do negócio.
Agora, se você trabalha com importação, deve estar se perguntando sobre qual é a melhor forma de adotar a Matriz de Kraljic no dia a dia da sua empresa, certo? Confira abaixo algumas técnicas para incorporar o modelo matricial às suas operações.
2. Como utilizar a Matriz de Kraljic nos processos de compras e importação
Entre as medidas adotadas pelas empresas na aquisição de produtos e gestão de fornecedores com a utilização da Matriz de Kraljic, uma das mais vantajosas é a utilização de importação e a busca por fornecedores internacionais.
Isso acontece porque, muitas vezes, fornecedores de fora do país podem oferecer preços mais baixos por conta de um processo de produção eficiente e, consequentemente, uma qualidade superior em produtos.
Entretanto, este tipo de estratégia também exige que seus gestores fiquem atentos a problemas como atrasos e aumento no prazo de entrega de produtos, custos elevados de frete, dificuldades na alfândega e variação no valor de câmbio.
Ao integrar a Matriz de Kraljic na gestão de fornecedores, existem algumas dicas que podem ajudar os administradores a focar seus esforços nas áreas da operação de aquisição de materiais que de fato precisam de atenção, confira quais são abaixo.
Dicas de estratégia empresarial
para utilizar a Matriz de Kraljic:
• Definição de regras: para os casos de fornecimento amplo de um mesmo tipo de item, o alinhamento de regras do negócio precisa ser bem definido e avaliado de forma sistemática, garantindo mais agilidade para as operações.
• Avaliação de possíveis cenários: a mudança é constante no mercado, portanto, a análise de bens de consumo e fornecimento deve ficar no radar do gestor responsável. Realizar simulações e parâmetros comparativos deve ser a prioridade na hora de avaliar resultados positivos e negativos para estratégia corporativa e tomadas de decisão.
• Análise de trocas financeiras em negociações e identificação de oportunidades: é preciso enxergar os impactos de trade-offs na sua empresa de forma holística, como um todo. Pois, nem sempre a execução e os resultados de uma negociação atípica em uma operação financeira pode repercutir de maneira positiva.
• Gestão de contratos e métricas (KPIs): é essencial ficar atento e realizar o monitoramento dos SLAs (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) com o objetivo de administrar os acordos feitos em uma parceria empresarial.
• Documentação de processos e transparência nas atividades empresariais: manter uma boa relação com seus stakeholders reflete diretamente no sucesso dos seus negócios, portanto, quanto maior a rapidez e clareza nas negociações, maior a sua credibilidade entre seus parceiros de negócios.
Apesar de as empresas enfrentarem uma alta complexidade no seu portfólio de compras, seja pelo alto número de materiais ou gestão de vários fornecedores diferentes, implementar essas dicas de estratégia podem ajudar – e muito! – no cotidiano do setor de compras da empresa.
É importante ressaltar que, além de seguir a estratégia desenvolvida por Peter Kraljic, os processos de supply chain de uma empresa continuam, porém, de forma otimizada.
Manter uma gestão de atividades organizada, com foco em análise de resultados e checagem de qualidade com agilidade e transparência são ações essenciais.
3. Modelo de compras usando a Matriz de Kraljic
O modelo de compras por importação pode utilizar a Matriz de Kraljic para otimizar sua gestão de fornecedores.
Por exemplo, se sua empresa importa da China itens não críticos, ou seja, produtos de rotina para o seu negócio, pode ser vantajoso aplicar os conceitos de Kraljic a partir da área de gestão de compras no quadrante.
Ainda falando sobre a importação de produtos da China, a gestão de materiais importados é essencial e pode estar entre os itens de alavancagem, com o maior impacto nos lucros da empresa e baixo risco no mercado de suprimentos.
Ou seja, um bom negócio para quem precisa lidar com muitos fornecedores ou precisa ter bons fornecedores alternativos na manga.
Para a gestão de suprimentos e aquisição de itens estratégicos por importação, contar com o auxílio de uma consultoria de comércio exterior como a Guelcos pode fazer a diferença.
De acordo com o quadrante de Kraljic, é o tipo compra de material essencial que representa o poder do fornecedor na negociação e que ambos os lados devem estar alinhados e de acordo em todas as etapas do processo.
Por fim, os itens de gargalo, presentes no quadrante dentro da área de gestão de abastecimento, garantem a oferta e otimizam as opções de fornecedores confiáveis a curto prazo.
Ou seja, se a sua empresa precisa de materiais muito específicos e, consequentemente, com pouca disponibilidade no mercado, o melhor é se garantir e estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores.
No geral, uma empresa pode lidar com a aquisição de vários tipos de materiais e, de certa forma, pode se encontrar em várias posições do quadrante no que diz respeito à administração dos fornecedores.
Portanto, é fundamental que a empresa desenvolva e fortaleça seu poder de negociação, afirmando sua força e posição no mercado.
Caso contrário, o mercado fornecedor pode exigir que a empresa contratante faça contratos de longo prazo pagando preços mais altos para garantir um fornecimento adequado, o que não é o cenário ideal.
No fim das contas, a melhor estratégia é traçar planos de ação que auxiliem a empresa e ajudem na identificação de boas oportunidades que garantam o fornecimento de materiais a longo prazo com o melhor custo-benefício.
Para isso, é importante avaliar riscos, custos e lucros antes de fechar negócio com qualquer fornecedor, lembrando sempre de aplicar os conceitos da Matriz de Kraljic no processo de compras e importação da empresa.
