O Open To Buy é um planejamento de compras do estoque no varejo e o seu objetivo é garantir que o nível de cada material corresponda ao seu volume de vendas. Essa prática deve estar aliada às importações empresariais, especialmente considerando que o planejamento desta operação é um pouco mais complexo do que as compras nacionais.
Neste artigo, mostraremos o que é o Open to Buy, quais os benefícios ele traz para sua empresa e como fazer o planejamento de compras. Existe, inclusive, técnicas de compras e forma de cálculo da verba para realizá-las, evitando excesso de estoque. Confira!
Neste artigo você verá:
1. O que é Open to Buy (OTB)?
Open to Buy (OTB) é o planejamento de compras do estoque no varejo. É um modelo que define a estratégia ideal para a compra em uma empresa, que é exatamente o mesmo objetivo da Matriz de Kraljic, que explicamos em outra oportunidade.
Ele integra o Plano de Mercadorias (Merchandise Planning). O plano de mercadorias é um processo de análise de históricos, premissas e comportamentos para a construção de um objetivo empresarial futuro e quais as ações para alcançá-lo.
Basicamente, o gestor coleta as informações sobre vendas e giro de mercadorias para determinar o nível de estoque ideal para o negócio.
A partir daí, traça um plano de compra e venda de mercadorias para determinado período, tomando conhecimento sobre o gasto mensal e sobre o dinheiro disponível para compras subsequentes.
Com isso, o empresário garante o nível mínimo de estoque, de forma a sustentar seu fluxo de vendas, ao mesmo tempo em que evita compras em excesso.
Em outras palavras, evita um inventário maior do que o necessário ou com variedade errada de produtos em determinados períodos, o que pode comprometer o lucro ao desacelerar o fluxo de caixa.
Variáveis do planejamento de compras
Open To Buy:
1. Planejamento de vendas com base na análise de demanda;
2. Planejamento das margens de lucro vislumbradas para cada categoria de produtos;
3. Planejamento de estoque necessário para as vendas em cada categoria, incluindo o giro de cada categoria e eventual cobertura de vendas futuras.
4. Recebimento, que é uma variável que definirá as ações necessárias para cumprir o planejamento (o que comprar, por quanto e quando).
Portanto, quando pensamos em um planejamento de compras, estamos falando de um ciclo, de uma ordenação lógica, em que o estoque no fechamento de certo período é igual ao estoque na abertura do período seguinte, e assim sucessivamente.
Por isso, é tão importante que o gestor compre mercadorias na quantidade correta, e com prazos que atendam ao seu planejamento.
Dessa forma, o estoque final será sempre o mais próximo possível ao que consta no Plano de Mercadorias. Se a diferença é considerável, é fundamental reavaliar o planejamento, pois a ideia é sempre garantir que o nível do produto corresponda ao seu volume de vendas.
Planejamento de compras OTB nas importações empresariais
Nas importações, esse planejamento de compras OTB é ainda mais importante, porque as operações são complexas.
Os prazos de entrega costumam ser maiores, a distância física entre comprador e fornecedor pode dificultar as negociações e qualquer erro pode causar um problema muito maior.
Já pensou receber seus eletrônicos com defeitos? Quanto tempo seria necessário para receber novos produtos sem defeitos? Como isso pode interferir no seu estoque?
Por causa dessas questões, toda importação demanda um estudo de viabilidade. No caso do plano de compras OTB, ele deve considerar todos os potenciais imprevistos ao importar produtos da China ou de outros países.
Considere, principalmente, fazer as compras com um prazo mais folgado, bem como lidar apenas com fornecedores confiáveis.
2. Quais os benefícios do Open to Buy?
Um bom planejamento de compras traz ao gestor maior visibilidade sobre seu negócio e sobre o mercado. Por isso, possibilita-o a se preparar melhor para os consumidores, mesmo diante de mudanças de comportamento e sazonalidades.
Muitos gestores utilizam uma planilha de planejamento de compras, enquanto outros preferem adotar um sistema informatizado para fazer o planejamento de compras OTB. Independentemente da ferramenta utilizada, o que importa é ter um equilíbrio entre o estoque e as vendas e garantir os benefícios da prática.
Veja a seguir os benefícios do Open to Buy para uma empresa.
Estoque equilibrado
O excesso de estoque gera custo de armazenamento e impactos negativos no capital de giro de uma empresa, pois mercadoria parada é sinônimo de dinheiro investido aguardando retorno. Quem trabalha com itens perecíveis possui um problema ainda maior devido à data de validade.
Por isso, o estoque no varejo deve ser norteado pela real demanda do consumidor. Não basta fazer uma previsão de volume mínimo de vendas, mas também de máximo.
Considerando esse problema bastante comum nas empresas, o planejamento de compras OTB é fundamental para que as compras sejam feitas na medida certa. O estoque servirá, assim, de apoio para as vendas, sem qualquer excesso.
O estoque equilibrado é o benefício mais evidente do Open to Buy, mas não é o único.
Menor necessidade de promoções
Com uma planilha de planejamento de compras, o gestor consegue fazer um melhor controle de estoque. Por si só, esse é um grande benefício. No entanto, ele ainda traz outra grande vantagem para seu negócio: menor necessidade de promoções.
A existência de produtos sem demanda no estoque faz com que o comerciante faça liquidações com um preço menor para que o consumidor faça compras. Por mais que seja uma medida válida, é uma prática que prejudica bastante a margem de lucro da empresa.
Por outro lado, quem faz o planejamento de compras OTB dificilmente precisa fazer uma promoção, mantendo os preços e a margem de lucro. Além disso, com o controle, você consegue ver os produtos que geram maior lucratividade.
Melhor qualidade da compra
Um resumo dos benefícios que o planejamento de compras traz para o negócio é a melhor qualidade da compra e, consequentemente, dos estoques.
Quando o gestor não utiliza o Open To Buy, ele planeja cada categoria de produtos de forma individual, o que gera desequilíbrio nos estoques. Por outro lado, com o planejamento OTB, é possível ter estoques mais assertivos.
Em primeiro lugar, é importante destacar que o planejamento de compras faz com que a aquisição de cada item seja feita com base em dados confiáveis que direcionam a decisão da empresa.
A perspectiva de vendas é mais precisa exatamente por se basear em dados mais evidentes. Como consequência, é mais fácil evitar a falta e o excesso de produtos no estoque.
Isso também significa redução de desperdício e possibilidade de implementação de uma política de melhoria contínua no planejamento de compras da empresa.
Com as análises periódicas, o gestor consegue entender melhor as novas demandas do mercado e propor ajustes assertivos na reposição do estoque.
Em suma, podemos apontar que a melhor qualidade de compra provoca:
• Diminuição de custos e melhoria no giro;
• Melhor venda e diminuição das rupturas;
• Diminuição nas remarcações de preços;
• Melhor mix de produtos.
Com tudo isso, a consequência é a maior rentabilidade da empresa. Quando falamos de pequenos varejos, com empreendimentos com planos orçamentários mais rígidos, essa é uma grande vantagem, certo?
Principalmente se considerarmos o competitivo mercado da atualidade e a necessidade de se desenvolver boas estratégias para aproveitar ao máximo o investimento feito na compra de produtos.
3. Como fazer um planejamento OTB eficaz?
Se você nunca fez um planejamento de compras em sua empresa, existem dois passos fundamentais para elaborar o OTB. Em primeiro lugar, você precisará das informações necessárias para planejar. Em seguida, deverá aprender como calcular Open to Buy.
Ter as informações necessárias para o planejamento de compras
Existem três informações fundamentais para fazer um bom planejamento de compras.
Os primeiros dados essenciais vêm do inventário do estoque. Será preciso realizar uma contagem confiável e apurada da atual situação do estoque, pois é isso que determinará como ele será reequilibrado de acordo com a metodologia de planejamento Open to Buy.
Em seguida, você deverá verificar seu histórico de vendas, que é a movimentação de vendas nos anos anteriores em diversos períodos do ano.
Com essa análise, o gestor será capaz de compreender como se dá a sazonalidade em seu negócio e quais são os produtos com menor e maior demanda.
Outra informação essencial para o planejamento OTB é a cobertura de estoque. Isso significa definir o número de meses desejados para fazer o estoque de determinado produto.
Em outras palavras, quantos meses o estoque de certa mercadoria deve durar antes de uma reposição? Lembre-se de que esse número pode ser alterado de acordo com a sazonalidade determinada pelo histórico de vendas e pelas próprias experiências.
Por fim, o último dado importante para coletar é definir o mix por produto, que nada mais é do que determinar a proporção ideal de cada tipo de mercadoria. E como isso deve ser feito? A partir da análise da demanda e da rentabilidade.
Aprender como calcular Open to Buy
Como calcular Open to Buy? O cálculo depende de uma definição do gestor sobre fazer o cálculo em unidades ou em dinheiro. A escolha do método deve passar por uma análise de necessidade.
De forma bem simplificada, ao pensar como calcular o Open to Buy, você deve fazer a diferença entre o estoque necessário e o estoque disponível (incluindo estoque físico disponível, estoque em trânsito e pedidos pendentes).
A fórmula simples do Open to Buy seria:
Vendas + Inventário Final – Inventário Inicial = OTB
Vamos a um exemplo. Imagine uma empresa varejista com os seguintes dados:
• Nível de estoque em 1º de abril: 155.000 unidades no dia 1º de julho;
• Nível de estoque planejado para 31 de abril; 150.000 unidades;
• Vendas planejadas na loja: 45.000 unidades;
• Unidades em trânsito: 5.000 unidades.
Aplicado à fórmula, teríamos:
7 mil + 150 mil – 155 mil – 6 mil (unidades em trânsito, que fazem parte do estoque disponível inicialmente) = 36 mil unidades (OTB).
Se o seu plano inicialmente elaborado apontar que o inventário final real apresentou diferença de até 5%, é um ótimo sinal. Afinal, você traçou algo bastante realista para seu próprio negócio.
Para fazer um planejamento para mais meses, siga a mesma fórmula para o cálculo do OTB.
Perceba que o estoque no fim de um mês corresponde sempre ao estoque do início do mês seguinte. Como apontamos lá no início do texto, o planejamento de compras OTB é uma ordenação lógica, um ciclo.
Neste exemplo, não consideramos a sazonalidade que vemos em muitas empresas do varejo brasileiro em épocas específicas, como maio (Dia das Mães) e junho (Dia dos Namorados). No entanto, você deve montar seu planejamento de acordo com a sua realidade e com a sazonalidade de seu negócio.
Para fazer um planejamento de compras OTB, o empresário deve se atentar para uma série de informações relevantes, como inventário e cobertura de estoque, mix de produtos e histórico de vendas.
Com a fórmula, é possível ter um plano eficaz para manter o estoque em equilíbrio e, como vimos, aproveitar seus muitos benefícios, especialmente a melhor qualidade da compra.
Nas importações empresariais, é fundamental ter uma gestão de compras internacionais. O risco da transação é maior, considerando prazos e fornecedores.
Basta um erro na operação para comprometer toda a saúde financeira da sua empresa. Lembre-se de que a má administração do estoque e um planejamento mal feito é uma das causas de fechamento de empresas.
Por isso, se você pretende realizar importações, saiba exatamente os riscos envolvidos na compra para fazer um bom planejamento.
No entanto, se você não tem muito conhecimento ou segurança para realizar uma transação complexa como essa, conte com a Guelcos!
