Na hora de importar da China, algumas solicitações e pedidos são importantes para minimizar possíveis problemas dentro do processo de aquisição de produtos. Se você deseja tomar decisões mais assertivas na transação, precisa conhecer o que são RFI, RFP, RFQ e RFX.
Essas Requests têm muita relevância na importação, e nós mostraremos para que elas servem e como ajudam nos processos de importação.
Vamos lá?
Aqui você verá:
1. Qual a importância dos Requests na importação
Você lembra quando falamos da metodologia Strategic Sourcing? O Strategic Sourcing no setor de compras permite analisar profunda e completamente os custos e os impactos que uma negociação trará para o negócio. Assim, o empresário consegue avaliar de forma criteriosa as opções de fornecedores e parcerias.
Existem ferramentas para realizar um bom Strategic Sourcing. São elas: RFI (request for information), RFQ (request for quotation), RFP (request for proposal) e RFx (request for x).
Esse conjunto de ferramentas reúne dados valiosos para que o empresário faça um planejamento estratégico da importação.
Dessa forma, poderá atuar de maneira assertiva diante das complexidades, analisando os contratos, os preços e os acordos comerciais, e identificando as oportunidades de redução de custo na operação.
Sem dúvidas, esses documentos devem ser simples, objetivos e bem elaborados. Afinal, a complexidade pode aumentar o tempo de implementação, os custos e a confusão.
Como exemplo, uma RFP não deve se parecer com um contrato, mas com uma solicitação de proposta. Isso significa que precisa somente de um escopo técnico bem definido, alinhamento entre as partes, breve apresentação da empresa, objetivo do projeto, cronograma e informações comerciais.
Ou seja, a presença de informações desnecessárias nesses documentos atrapalham o fornecedor na hora de identificar o real objetivo do projeto de importação, causando mais dúvidas e maior custo.
2. Quais os tipos de Requests mais usados na importação e para o que servem
RFP, o que é? Você já ouviu falar? O que é RFI? Para que eu utilizo o RFQ? Essas perguntas aparecem com frequência quando o empresário não tem experiência na importação. É natural que ele queira saber também o que é RFx e os benefícios que todos esses requests trazem para o negócio.
A seguir, falamos brevemente de cada uma dessas requests
2.1. O que é RFI, quando usar e como elaborar o documento
RFI é a sigla para request for information ou “solicitação de informações”. É o documento redigido por uma empresa que quer adquirir determinada mercadoria de certo fornecedor e deseja saber mais informações sobre o fornecedor.
Por isso, ao se perguntar o que é RFI, tenha em mente que é um pedido de informação, feito para você entender o que está sendo ofertado.
Alguns especialistas separam a Request For Information em dois modelos. O primeiro modelo tem como objetivo identificar soluções para algo sem escopo elaborado, ou seja, buscar uma solução para uma demanda inédita que ainda não se sabe como tratar.
Neste caso, utiliza-se a RFI para buscar fornecedores com conhecimento e ter uma ideia dos custos.
O segundo modelo de RFI é aquele em que se busca informações estratégicas dos fornecedores para confirmar sua capacidade técnica, administrativa e financeira.
O documento pode ser enviado para potenciais fornecedores que estão na sua lista de pesquisa de importação. Eles responderão às perguntas iniciais, e o empresário poderá filtrar melhor aqueles que atenderem às suas necessidades.
E o que é RFI na prática? Veja alguns pontos comuns que constam neste documento e que fazem a diferença na hora de pensar nos fornecedores.
Pontos que devem constar no seu RFI:
• Faturamento e resultado líquido dos exercícios dos dois anos anteriores ao envio da RFI;
• Informação sobre a condição da empresa (fabricante, distribuidora etc.);
• Informações sobre eventuais certificados de qualidade;
• Informação sobre eventuais pendências fiscais;
• Dados de pessoa jurídica, inclusive capital social;
• Linha de produtos comercializados;
• Lista dos principais concorrentes;
• Número de funcionários atual;
• Lista dos principais clientes;
• Filiais existentes.
A partir deste questionário, o empresário pode evitar a contratação de empresas incompatíveis com seus objetivos, minimizando riscos e facilitando as etapas seguintes de compra.
2.2. RFP: o que é e como fazer uma Request for Proposal
Imagine que você fez uma RFI (request for information) e conseguiu separar potenciais fornecedores para sua importação. O passo adiante poderá ser pegar um modelo de RFP para enviar a eles. Mas RFP, o que é?
RFP (request for proposal) é um documento formal e escrito com informações sobre sua empresa e com um detalhamento dos produtos que serão obtidos dos fornecedores externos.
Neste documento, o empresário deve colocar também os requisitos específicos que espera que os fornecedores considerem ao responder à oferta, bem como a forma que analisará e premiará as propostas recebidas.
E como criar uma RFP (request for proposal)? Há variações conforme o tipo de indústria, empresa, produtos, serviços. Mas, de maneira geral, você deve seguir alguns passos “simplificados” para criar um “leilão” entre potenciais fornecedores. Veja:
Passos para criar uma RFP
(request for proposal):
1. Procure por um modelo de RFP comprovado em sua indústria para utilizar como ponto de partida para sua Request For Proposal;
2. Analise seus requisitos, definindo exatamente o que deseja comprar, a que preço, o que deseja que os fornecedores, o escopo (alcance dos requisitos), prazo crítico para o negócio, critérios de avaliação do fornecedor (produto mais adequado, preço mais competitivo etc.) e restrições (riscos associados ao projeto, fatores que afetam a qualidade do produto etc.);
3. Elabore sua RFP, tendo em mente que ela é muito mais do que um pedido de preço, já que você precisa de dados para avaliar a capacidade e confiabilidade do fornecedor;
4. Pensar nos fornecedores susceptíveis de satisfazer às suas necessidades e enviar a RFP.
Uma dica importante é fazer tudo isso com tempo. Especialmente sem pressa, porque, após enviar, você pode esperar um bom tempo para ter retorno.
Isso será ainda mais relevante se você ainda não tem relacionamento com fornecedores. Afinal, eles priorizam RFPs em que enxergam boa perspectiva de relação.
Por fim, apenas uma curiosidade: boa parte das RFPs conterão os títulos como os listados abaixo.
Possíveis títulos para RFPs:
• Resumo Executivo (mostra sua importância como comprador);
• Descrição do Projeto (visão geral do projeto e os objetivos desse projeto);
• Design e requisitos funcionais;
• Solicitação de detalhes do fornecedor (informações sobre competência e experiência do fornecedor);
• Capacidade e tempo de entrega do fornecedor, e outras informações específicas para esclarecimentos;
• Critérios de avaliação de lance;
• Diretrizes de submissão de lance (nome e contato da pessoa a quem os lances devem ser enviados);
• Cronograma (data de retorno da proposta, de adjudicação do projeto, de início do projeto etc.).
2.3. RFQ: o que é e como ele pode ajudar no processo de negociação
Outra dúvida que aparece bastante na importação é sobre o RFQ, o que é e para que serve. RFQ é Request For Quotation ou solicitação de cotação.
Como o próprio nome sugere, é um documento elaborado para obter informações detalhadas sobre os preços dos produtos que o empresário pretende adquirir.
É, portanto, uma request mais direcionada, em que se descrevem as especificações exigidas pela empresa.
Na RFP, ainda há maior flexibilidade para a oferta dos fornecedores, com sugestões alternativas para suprir a demanda.
Na Request For Quotation, é preciso ofertar os produtos baseados nas especificações previamente determinadas.
Assim, ao preencher a RFQ, os fornecedores informam sobre sua capacidade no cumprimento de cada especificação.
O que deve constar em
uma Request For Quotation:
• especificação de produtos e preços, com eventuais descontos por volume;
• detalhes sobre entregas que ainda não foram descritos no RFP;
• outras informações necessárias para a tomada de decisão;
• detalhes do que se espera dos produtos;
• prazo para resposta ao RFQ.
Com uma RFQ em mãos, o empresário conseguirá ter todas as informações necessárias para fazer negociações mais acertadas. Se, por exemplo, ele estiver com 4 RFQ de fornecedores diferentes, poderá negociar preços e prazos com aqueles que apresentam piores condições.
Ao colocar todos em pé de igualdade, terá uma gama de ofertas atraentes para seu negócio.
É importante destacar que nem todos os pedidos presentes em RFI, RFP e RFQ para fornecedores nacionais estarão em um pedido para fornecedores estrangeiros. Fique atento a isso. Por isso, pode ser interessante ter auxílio especializado em comércio exterior.
2.4. O que é RFx e como ele pode melhorar o gerenciamento de compras
Se você nunca ouviu falar em RFx compras, agora é a hora. Quando alguém pergunta o que é RFx, a resposta é variada, porque é uma solicitação para alguma cotação de um fornecedor potencial.
Cada solicitação tem como objetivo algo específico, como “proposta”, “informação”, “preço” ou oferta em resposta às especificações e aos requisitos comerciais da empresa. Ou seja, é uma request que pode assumir qualquer escopo.
Então RFx pode ser RFI ou RFP ou RFQ? Exatamente. RFx é o grupo de ferramentas utilizadas para conhecer fornecedores, entender especificações e cotar preços. O “x” no final da RF pode representar o “I” de informação, o “P” de proposta, o “Q” de cotação ou o “F” de especificação.
3. Benefícios de usar essas Requests
Para entender os benefícios no uso dessas requests, vamos fazer um breve resumo do que vimos até o momento.
Benefícios dos usos das requests:
1. RFI (Request For Information): tem como objetivo buscar informações básicas do fornecedor (certificações, faturamento, local de atendimento, lista de produtos comercializados, concorrentes, etc.);
2. RFP (Request For Proposal): documento que entrega informações sobre sua empresa, pede detalhamento dos produtos a serem obtidos dos fornecedores e explicita requisitos a serem atendidos pelos fornecedores na resposta à oferta, bem como a forma de análise e premiação das propostas recebidas;
3. RFQ (Request For Quotation): tem como objetivo cotar os preços dos fornecedores selecionados.
Cada uma delas possui um propósito específico, motivo pelo qual traz vantagens diferentes também.
Benefícios da RFI
A utilização da RFI é de extrema importância na seleção de fornecedores, ainda que seu processo de compras internacionais não esteja estruturado.
Afinal, não se fecha um negócio com quem não se conhece, certo? É preciso obter informações mais efetivas sobre fornecedores.
Por isso, o maior benefício que a Request for Information traz para o importador é conhecer seu exportador, que é o primeiro passo para uma boa contratação.
Não adianta importar produtos eletrônicos da China de um fornecedor que está diretamente ligado à contratação de mão-de-obra escrava, por exemplo. É uma empresa incompatível com seus valores.
Então, a RFI começa a minimizar os riscos da importação.
Benefícios da RFP e da RFQ
As requests de proposta e cotação podem trazer muitos benefícios para a empresa importadora.
Em primeiro lugar, elas contribuem para que você entenda suas próprias necessidades.
Ao listar os requisitos da empresa para adquirir o produto ou serviço e pedir uma cotação de preço, você e sua equipe reconhecem quais as necessidades do seu negócio como um todo, o que facilita uma tomada de decisão mais acertada.
Com o aprofundamento nos próprios processos, você entenderá o que é essencial, importante e/ou desejável.
Além disso, RFP e RFQ contribuem para que os fornecedores entendam as necessidades da sua empresa e, com o tempo, as possibilidades de negociação.
A propósito, dependendo como se anuncia a request, você consegue alcançar boa parte dos fornecedores filtrados, o que também garante que você obtenha um produto mais adequado.
A partir dos requisitos documentados na RFP, eles conseguem direcionar uma oferta mais adequada, conforme o contexto em que está inserida, atendendo melhor às suas necessidades.
Com a RFQ, conseguem pensar em ofertas especiais, seleção de um produto específico, e outras ações podem ser feitas para ajustar a transação para atender melhor o cliente.
Por fim, criar uma RFP é também mitigar riscos, tal qual na RFI.
Ao elaborar esse documento no início do processo de importação, o empresário consegue diminuir os riscos de erro no projeto.
Os requisitos são bem mapeados, os fornecedores são escolhidos com mais certeza, e as chances de ter um produto ideal para o negócio aumentam.
Somente fornecedores dedicados e interessados em uma relação de confiança irão se candidatar à sua proposta. Isso significa ter uma cadeia de suprimentos mais confiável, em que a análise do preço mais baixo poderá ser feita sem problemas.
Em resumo, o RFP e o RFQ norteiam o trabalho do comprador (neste caso, do importador), otimizando todo o processo de concorrência de fornecedores. No mesmo sentido, conseguem padronizar as negociações, detalhar especificações de produtos e chegar a resultados mais precisos e eficientes.
As requests cumprem um papel fundamental na importação, porque asseguram ao empresário informações importantes para planejar a operação.
Sabendo o momento de utilizar cada uma delas, você poderá fazer um bom Procurement em seu negócio. Conheça mais sobre a metodologia do Strategic Sourcing!
