Já imaginou se você pudesse otimizar e automatizar todo o processo de compra e negociação com os seus fornecedores internacionais? Essa é uma das principais soluções oferecidas pelo Procurement – estratégia ideal para quem deseja aumentar a competitividade e a margem de lucro de uma empresa.
Importar materiais, equipamentos, produtos ou matéria-prima pode ser o melhor método para fazer um negócio crescer e expandir em rentabilidade. No entanto, para que esse plano realmente dê certo, cuidar da gestão de aprovisionamento é primordial, seja no setor industrial ou varejista.
O processo de compra envolve muito mais do que apenas contatar um vendedor e fazer pedidos. Na prática, o procurement engloba todas as etapas de comercialização que surgem após a seleção dos fornecedores ideais, incluindo requisitos importantes como análises de risco e certificações para relações comerciais internacionais.
Além disso, a chegada da era digital trouxe também inovações para esse setor, como o e-procurement ou procurement 4.0. Diante da necessidade de se manter atualizado para permanecer ativo no mercado, conhecer melhor sobre como essa técnica pode transformar o sua empresa vale muito a pena.
Quer saber mais sobre esse assunto e como ele pode impactar na gestão e no lucro do seu negócio? Então continue a leitura e confira!
Aqui você vai ver:
1. O que é Procurement e como ele é realizado
A palavra em inglês “procurement” vem do latim procurare, que na tradução literal para o português significa comprar, administrar ou adquirir. Dentro do contexto empresarial, procurement é o processo que engloba toda e qualquer etapa de compra, negociação, logística e gestão de aprovisionamento e aquisição de bens de uma empresa.
Ou seja, se o seu negócio trabalha com a importação de produtos ou matéria-prima, o setor de procurement será responsável por todas as tarefas envolvidas na compra, negociação e logística desses materiais.
Desta forma, uma equipe especialista em negócios internacionais poderá cuidar de cada detalhe, desde a padronização dos pedidos até a emissão de certificados internacionais, garantindo o comprometimento da empresa com os clientes e agregando benefícios organizacionais e financeiros à corporação.
Muito mais do que apenas cuidar da compra, dos pagamentos e do recebimento dos produtos, o setor de procurement exerce atividades que impactam significativamente os outros setores de uma organização.
Atividades realizadas pelo Procurement
• Análise de custos de importação;
• Avaliação e seleção de fornecedores;
• Negociação de condições comerciais e prazos;
• Gestão de minutas e contratos;
• Compra de produtos, equipamentos ou matérias-primas;
• Inspeção de produção ou embarque;
• Gestão de fretes, inspeções e relatório de cargas;
• Acompanhamento de certificações;
• Acompanhamento em feiras comerciais;
• Administração de recursos financeiros.
Ao realizar todas essas tarefas, os profissionais responsáveis por essa área conseguem encontrar as melhores oportunidades de negócios de acordo com o perfil de um negócio, selecionando fornecedores de qualidade, padronizados, com o melhor custo-benefícios e descomplicando toda a cadeia de suprimento e aprovisionamento da empresa.
Por isso, se você deseja otimizar as relações comerciais internacionais, reduzir custos e aumentar a margem de lucro da sua companhia, encontrar profissionais qualificados e que entendam de procurement é o primeiro passo!
Na prática: como o procurement é realizado?
No modelo convencional e offline, a metodologia do procurement consiste na contratação de uma empresa ou profissionais de comércio exterior que serão responsáveis por toda relação comercial com os fornecedores da empresa.
A princípio, a equipe fará uma análise profunda sobre a empresa, verificando situações de demanda, estoque e logística, para enfim poder diagnosticar possíveis falhas ou oportunidades de aprimoramento interno.
Feito isso, os especialistas envolvidos poderão realizar uma análise de fornecedores disponíveis, selecionando as opções mais vantajosas para o negócio em questão em relação a qualidade, preços e prazos.
Se você trabalha com produtos importados da China, por exemplo, a melhor opção é confiar em técnicos que tenham familiaridade e autoridade nas negociações dentro do território asiático.
A etapa de busca pode ser realizada de maneira pessoal, visitando feiras e eventos ligados ao setor, ou de maneira online, como acontece no sistema de captação do e-procurement.
De qualquer forma, os profissionais filtrarão as melhores oportunidades de negócio e tratarão das questões como alinhamento de produção, entrega, contratos e negociação de condições comerciais.
Com base nos relatórios e nos dados do histórico da empresa, os gestores desse setor conseguirão ter controle automatizado sobre as demandas ao longo do ano.
Questões como reposição de estoque e novos pedidos poderão ser feitos de maneira mais ágil e otimizada, reduzindo custos, ganhando tempo operacional e diminuindo riscos de atrasos ou falhas no aprovisionamento da organização.
Os profissionais responsáveis pelo procurement também poderão cuidar da análise de fornecedores em longo prazo, fazendo a substituição ou adquirindo novos contratos quando necessário expandir o negócio ou quando uma relação comercial não estiver mais interessante para a empresa.
Desse modo, eles garantem que o negócio conte sempre com a atualização das melhores vantagens disponíveis no mercado, preservando a rentabilidade e a relação do negócio com seus consumidores.
Em relação às obrigatoriedades legais envolvidas nas relações de comércio exterior, contar com um suporte de procurement garante ao empreendedor estar sempre em dia com certificações e responsabilidades jurídicas, sociais e ambientais, evitando problemas no processo de importação e prejuízos financeiros.
2. e-Procurement ou Procurement 4.0
Agora que você já entendeu o que é o procurement, está na hora de entender como a tecnologia e a era digital tem impactado positivamente esse setor. O e-procurement ou procurement 4.0 nada mais é do que a digitalização de todo esse processo de negociação, que ao invés de ser feito manualmente e offline, pode ser realizado com a eficiência e agilidade da internet.
A internet atua facilitando ainda mais essas relações comerciais, facilitando a comunicação entre profissionais, fornecedores e demais colaboradores da empresa, além de automatizar muitos processos e melhorar a tomada de decisões no aprovisionamento de uma corporação.
De modo geral, o e-procurement funciona através de uma plataforma que conecta compradores e fornecedores b2b (business-to-business) por meio de uma base de dados.
Ao contratar uma empresa de negócios internacionais para cuidar do procurement do seu negócio, você não precisará se preocupar com todo o processo de análise de mercado, pois os técnicos responsáveis é que ficarão responsáveis pela administração da plataforma.
Nesse caso, você poderá acompanhar todas as etapas envolvidas pela plataforma da equipe, recebendo e acompanhando relatórios atualizados e estando sempre por dentro dos processos de importação que estão ativos.
A possibilidade de poder seguir todos os procedimentos pela internet faz com que toda a gestão de compra e importação se torne mais rápida e fácil, otimizando o tempo de seus colaboradores e facilitando a comunicação dentro do setor de aprovisionamento.
Seguindo o exemplo anterior de produtos importados da China, contar com uma empresa de faça o e-procurement do seu negócio significa poder escolher profissionais qualificados que estejam localizados no território asiático, podendo contatar e negociar com os fornecedores de maneira mais pessoal e vantajosa, além de poder conferir de perto a qualidade dos produtos, a produção, o embarque e as questões relacionadas a cumprimento de prazo e certificações.
Já imaginou poder escolher os melhores fornecedores da China, com custo-benefício garantido e alto padrão de qualidade, sem precisar viajar até lá para isso? Com o sistema de e-procurement isso já é realidade e pode ser a estratégia que você precisa para transformar a rentabilidade do seu negócio.
Assim como no método convencional, a versão online traz o mesmo suporte para todas as tarefas envolvidas na compra de bens e aprovisionamento empresarial, mas com a vantagem se ser mais ágil, eficiente e econômica.
Tipos de e-procurement
Os três principais tipos praticados de e-procurement, são:
• e-sourcing: em resumo, esse método consiste na busca e captação de fornecedores que melhor se encaixem na demanda de uma empresa. Feito isso, os fornecedores podem enviar propostas para atender a demanda, sendo posteriormente selecionados pelo profissional responsável pelo procurement.
• e-informing: esse sistema proporciona basicamente a conexão entre empresas fornecedoras e empresas compradoras através de um banco de dados. Na maioria dos casos, as negociações seguem de maneira particular via e-mail ou outros contatos.
• ERP: o modelo de Enterprise Resource Planning (ERP) funciona por meio de um software de integração de cruza informações gerais da empresa, buscando otimizar bancos de dados e automatizar pedidos de reposição de estoque.
3. Procurement aplicado na importação empresarial
Se o sistema de procurement já pode impactar significativamente empresas que trabalham com revenda de produtos ou aquisição de matérias-primas nacionais, imagine os efeitos que esse setor pode causar nas relações de importação empresarial.
Além de envolver uma logística mais complexa, os produtos importados também tem como diferencial as diferenças nas taxas cambiais, os incoterms e os prazos comumente mais extensos.
Sendo assim, é imprescindível que a gestão de compra seja organizada, padronizada e eficaz. As cotações de diferentes fornecedores precisam considerar o tipo de material que está sendo oferecido, e analisar os itens a distância pode ser complicado caso não seja demandado tempo e atenção no processo.
Para empresas que trabalham com revenda de produtos, por exemplo, comprar de diferentes fornecedores pode comprometer a padronização da qualidade oferecida aos consumidores.
Se um cliente compra o mesmo produto de outro mas recebe algo com qualidade inferior ou características diferentes, a relação de confiança e comprometimento com o público é impactada de maneira negativa.
Além disso, também é importante lembrar que entregar algo diferente do que foi prometido ao cliente abre margem para complicações jurídicas e reduz a autoridade da empresa em seu nicho de atuação.
Por isso, vale a pena ressaltar que a importação para revenda pode ser extremamente vantajosa – mas só quando feita da maneira correta.
Ao investir em um suporte técnico de procurement, a equipe que integra o setor se torna responsável por padronizar a aquisição de bens de acordo com filtros estabelecidos pela empresa.
Com isso, é possível evitar alterações de marcas, materiais, preços e outras características que influenciem no produto final que será oferecido aos clientes.
Com a seleção de fornecedores padronizados, o fechamento de contratos e a negociação de prazos e condições comerciais, os profissionais conseguem criar um sistema automatizado e otimizado para o escalonamento dos produtos importados.
Isso porque, os certificados, termos de negociação internacionais, preços e logística já estarão definidos e organizados, tornando os novos pedidos e o suprimento da empresa quase que “automático”.
Com a associação da gestão de custo e de riscos, a automatização das negociações e o fortalecimento da relação comercial entre comprador e vendedor, o tempo gasto nas compras e reposições é reduzido, sem falar que as demandas são enviadas em tempo hábil para a administração do estoque, os prazos são suficientes e o aprovisionamento segue sem falhas.
4. Quais os benefícios do Procurement para quem importa
Ao ler até aqui você certamente já conseguiu visualizar como o procurement pode trazer vantagens para a sua empresa. Mas para facilitar essa análise, separamos os principais benefícios desse sistema para quem trabalha com importação. Confira!
Maior competitividade
Um dos benefícios mais relevantes da importação está na possibilidade de encontrar preços mais competitivos do que os praticados no mercado nacional.
Ao contar com um suporte de procurement, você garante que sua empresa negociará com o fornecedor que está oferecendo o melhor custo-benefício do segmento, encontrando produtos de qualidade a preços baixos que compensam todo o processo de importação.
Além da chance de aumentar a margem de lucro sobre os produtos, o preço de compra reduzido ajuda a tornar suas mercadorias mais atrativas para os clientes.
Desse modo, você agrega competitividade como valor para sua empresa, alcançando um público maior sem precisar reduzir a qualidade dos produtos.
Melhora na relação entre empresa e clientes
Além de bons preços, os profissionais que atuam na área de procurement são especialistas em encontrar tesouros escondidos em meio a tantas opções disponíveis, ajudando na padronização dos materiais, no cumprimento de prazos e na inovação dos produtos oferecidos.
Essas características impactam diretamente na satisfação dos clientes em fazer negócio com a sua empresa.
Principalmente quando se trata de importação, o não cumprimento de prazos ou a inconstância da qualidade pode se tornar um grande problema para o seu negócio.
Por isso, apostar em um suporte técnico qualificado para garantir a padronização das mercadorias é investir também no bom relacionamento com os consumidores finais.
Redução de custos
Ao adotar o sistema online, custos básicos com documentos, papéis, certificações e contratos são reduzidos pela digitalização de todos esses processos.
Além disso, as análises de custo e de risco realizadas pelo setor de procurement ajudam a eliminar possíveis gargalos que estejam passando despercebidos dentro da corporação.
Esses profissionais também estão prontos para enquadrar as encomendas de acordo com os termos de negociação internacional e requisitos de seus respectivo território, sabendo selecionar quais os métodos mais vantajosos para cada caso.
Em relação a produção, compra e embarque, contar com uma equipe que possa negociar as condições comerciais de perto com os fornecedores também é uma excelente estratégia para reduzir custos e conseguir condições especiais e vantajosas para o seu negócio.
Economia de tempo
Ao designar todas as tarefas de negociação e aprovisionamento para um setor responsável, todas as demais cadeias dentro da corporação conseguem otimizar seus processos e economizar tempo. Ou seja, tudo dentro da empresa se torna mais ágil e eficiente.
Reduzindo o tempo gasto com procedimentos relacionados aos fornecedores, os demais departamentos podem focar seus esforços na prospecção e planejamento para a expansão do alcance do negócio, conquistando e fidelizando novos clientes.
No sistema de e-procurement, por exemplo, a comunicação online reduz significativamente a necessidade de realizar reuniões pessoais e demoradas, além de facilitar a tomada de decisões e a visualização do andamento das solicitações por todos da equipe através de uma plataforma digital, melhorando a comunicação geral dos responsáveis.
Redução de falhas e erros
Designar pessoas capacitadas para cuidar dos processos de procurement reduz as chances de falhas no aprovisionamento e suprimento da empresa, diminuindo riscos de atrasos nas entregas, nos pedidos ou na má gestão de estoque.
A análise de riscos, por exemplo, minimiza os efeitos negativos através da previsão de possíveis problemas, elaborando soluções que possam ser rapidamente aplicadas caso seja necessário.
Aumento no lucro
A redução dos custos, a otimização do tempo operacional e a seleção de contratos vantajosos impactam diretamente a margem de lucro dos produtos, seja na revenda de produtos no varejo ou no uso de matérias-primas na indústria.
Sendo assim, ao investir no setor de procurement de sua empresa, você terá benefícios não só pela importação de materiais, como também pela boa gestão de compras estrategicamente aplicada em seu negócio.
5. ISO 20400 e as normas para uma compra sustentável
Além de cuidar da imagem de sua empresa nas questões de qualidade e padronização, uma das pautas mais valorizadas atualmente é em relação a sustentabilidade empresarial.
Mais do que apenas oferecer bons preços e produtos e serviços de excelência, é imprescindível comunicar a sociedade como sua empresa tem ajudado a fazer do mundo um lugar melhor.
Afinal, o mercado consumidor está cada vez mais atento e ligado às questões ambientais, sendo esse um fator decisivo para muitos na hora de escolher de qual empresa comprar.
Nesse ponto, investir em uma boa equipe de procurement também faz toda a diferença.
Isso porque os profissionais de negociação internacional terão como missão alinhar a visão da empresa na hora de escolher fornecedores, se certificando de requisitos como normas e certificações que comprovem o comprometimento dos mesmos com a sustentabilidade e com o meio ambiente em suas cadeias produtivas.
Um exemplo de aplicabilidade da sustentabilidade na gestão de compras é a criação da ISO 20400. De acordo com a International Organization for Standardization, a compra sustentável consiste em um “processo de tomada de decisões de compras que atendam às necessidades de uma organização para bens e serviços de uma forma que beneficie não só a organização, mas a sociedade como um todo, minimizando seu impacto no meio ambiente”.
Com base nisso, a ISO 20400 regulamenta e define as compras sustentáveis em um aspecto internacional, orientando em relação às diretrizes que devem ser seguidas nas negociações seja em setores públicos ou privados.
Vale ressaltar que essa norma não funciona com um objetivo de certificação, mas sim como direcionamento para um novo modelo de comércio responsável e consciente.
Para que sua empresa possa negociar dentro dos padrões sustentáveis cada vez mais exigidos pelos consumidores, é importante conferir todos os requisitos descritos na normativa e usá-los como critério de avaliação na hora de selecionar os melhores fornecedores para o seu negócio.
Gostou de conhecer melhor sobre o procurement e todas as vantagens que ele pode agregar a uma organização empresarial? Então não deixe de conferir as soluções que a equipe de especialistas da Guelcos tem a oferecer para o seu negócio!
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