Coletar o máximo de dados possíveis relacionados a performance de uma empresa é de extrema importância para conseguir visualizar a saúde geral do negócio.
Informações soltas e aleatórias não são nada úteis para os profissionais responsáveis pela gestão, e é por isso que usar o KPI de compras é essencial para quem deseja crescer rumo ao sucesso.
A utilização de um KPI de compras permitirá que o gerenciamento desse setor seja feito de maneira inteligente e estratégica, sempre mensurando e analisando corretamente os dados que impactam a empresa.
A partir disso, os profissionais e o empreendedor podem trabalhar juntos para corrigir falhas, melhorar desempenhos e maximizar os lucros.
O setor de compras, especialmente, está entre os setores mais significativos para a saúde financeira de um negócio. Por isso, traçar um planejamento eficaz nesse elo é a chave para tomar decisões assertivas e projetar a empresa para um cenário mais rentável, seguro e sólido.
Quer saber mais sobre o que é o KPI de compras e como esse método pode beneficiar o seu negócio de importação? Então continue a leitura e confira!
Neste artigo você verá:
1. O que é KPI de compras
KPI é a sigla para a palavra em inglês Key Performance Indicator, que pode ser traduzida como indicadores-chave de performance ou indicadores de desempenho. Em resumo, os KPI’s são métricas usadas para mensurar e avaliar o desempenho ou a falta dele dentro de cada setor da empresa.
No caso do KPI de compras, o objetivo é estabelecer metas e avaliar o progresso do setor de aquisição da empresa. Ou seja, identificar falhas ou oportunidades dentro do setor de compras para reduzir custos e aumentar os lucros, sempre buscando as soluções mais benéficas para o negócio.
Considerando uma empresa de varejo que trabalha com importação da China, o uso do KPI de compras é fundamental para manter as parcerias cada vez mais vantajosas e estratégicas.
Afinal, as aquisições são parte fundamental na margem de lucro da empresa, na satisfação dos clientes e na autoridade da marca dentro de seu respectivo nicho.
Os indicadores de desempenho ajudarão a equipe de supply chain a monitorar cada detalhe envolvido no processo de compras, como busca e seleção de fornecedores, análise de riscos, cálculos de custo com frete, financiamento ou impostos, definição de prazos e da qualidade dos produtos, entre outras cláusulas que podem estar presentes no contrato.
A partir desses dados, a equipe conseguirá visualizar com clareza se as parcerias e negociações estão dentro do esperado, se estão superando as metas ou se há falhas que estão gerando prejuízos. Vale a pena ressaltar que os KPI’s de compra não são designados para identificar tendências, sazonalidade ou outras particularidades relacionadas aos consumidores.
O foco dessa ferramenta no setor de compras é aperfeiçoar as aquisições da empresa, estabelecendo metas para reduzir custos, tornar os processos de compra mais ágeis e eficientes e consequentemente elevar a margem de lucro das vendas.
2. Principais KPI's de compra
Agora que você já entendeu melhor o que é um KPI de compras, selecionamos os principais indicadores que podem tornar sua estratégia mais precisa e eficaz. Confira!
2.1. Saving
O objetivo do KPI Saving é mensurar os ganhos financeiros que o negócio teve em cada aquisição. Para isso, deve-se comprar os valores orçados com os valores reais pagos em cada compra.
Desse modo, a equipe de gestão conseguirá visualizar se as estratégias adotadas para reduzir os custos estão sendo ou não eficientes.
É importante ressaltar que o saving não está relacionado a comparação de fornecedores, mas sim a economia que a equipe conseguiu durante o processo de negociação e aquisição.
Para que os resultados desse indicador de desempenho sejam positivos, é imprescindível que os profissionais envolvidos nos processos de compra tenham amplo conhecimento de mercado e técnicas de persuasão e negociação.
No caso de empresas que trabalham com importação da China, o ideal é contar com uma consultoria em comércio exterior que tenha profissionais localizados na região.
Ao poder contar com uma equipe especializada no assunto e no mercado chinês que possa negociar pessoalmente com os fornecedores, as chances de conquistar condições especiais, descontos e promoções aumentam de maneira significativa, melhorando o KPI saving, além de otimizar o setor de compras e maximizando a margem de lucro da empresa em cada aquisição.
2.2. Lead time
O lead time é um indicador de desempenho que tem como objetivo mensurar e avaliar o tempo entre a requisição de um produto e a sua chegada até o setor solicitante.
Esse KPI é essencial para aperfeiçoar e otimizar os processos envolvidos no setor de compras e em todas as outras etapas de produção até o consumidor final.
Quanto mais tempo um produto leva para chegar do fornecedor até a próxima etapa produtiva, maior será o tempo de reposição dos itens, o que pode afetar a gestão de estoque e gerar atrasos para os consumidores finais.
Para empresas que trabalham com importação da China, manter o índice Lead Time baixo é ainda mais importante.
Ao monitorar e conhecer o tempo e os prazos para a chegada de um produto importado na empresa solicitante, a equipe de supply chain consegue melhorar a performance no abastecimento da cadeia, evitando falhas, atrasos, sobrecargas ou insuficiências de estoque e otimizando períodos sazonais.
Tudo isso também impacta de maneira significativa os custos do negócio e a margem de lucro nas vendas. Sendo assim, os resultados apresentados no KPI lead time também podem ser decisivos para reavaliar as parcerias da empresa.
Caso um fornecedor não esteja conseguindo cumprir prazos acordados ou esteja fora do padrão necessário para o bom desempenho do negócio, a equipe poderá realizar nossos processos de seleção e negociação.
2.3. Evolução de preço
Esse indicador de desempenho também é fundamental para avaliar parcerias ao longo do tempo e identificar se elas ainda estão sendo rentáveis para a empresa. Em resumo, o objetivo desse KPI é acompanhar a evolução de preço de cada aquisição e comparar valores antigos e atuais.
Com base nesses dados, os profissionais envolvidos na gestão da cadeia de suprimentos e no setor de compras poderão acompanhar as altas e baixas nos preços e elaborar novas estratégias buscando sempre reduzir os custos.
Esse indicador também ajuda a criar um histórico, permitindo que a equipe entenda o mercado e quais produtos sofrem influência de preço devido à época, período ou sazonalidade.
Ter essas informações é útil não só para o setor de compras, que saberá com maior precisão quais os melhores momentos para recomprar cada item, mas também para a gestão eficiente do estoque, aproveitando promoções e preços baixos para repor peças com escoamento maior e/ou mais uniforme.
No caso de empresas que trabalham com importação da China, as variações nos preços acompanham a instabilidade das taxas cambiais.
Sendo assim, é extremamente importante avaliar o KPI de evolução de preço de maneira recorrente e analisar também os fatores que podem estar influenciando estes preços.
Caso a alteração esteja relacionada a fatores internos do fornecedor, os profissionais poderão avaliar se a melhor estratégia é buscar novas parcerias ou tentar novas negociações e condições mutuamente benéficas.
2.4. Prazo médio de pagamento – Payment terms
O indicador de desempenho Payment terms ou Prazo médio de pagamento é um KPI que impacta outros setores de grande importância para o financeiro da empresa, como a gestão de fluxo de caixa e proteção do capital de giro.
Em resumo, o cálculo desse indicador é feito a partir da diferença entre a data exata do pagamento e a data em que a aquisição realmente foi faturada.
O resultado desse indicador ajuda a manter a saúde financeira do negócio, além de auxiliar nas tomadas de decisão dentro das negociações.
Ao conhecer esse dado a equipe pode analisar melhor os riscos de cada parceria e elaborar propostas que estabeleçam prazos mais vantajosos para a empresa.
2.5. Custo por pedido
O objetivo do KPI custo por pedido é visualizar a relação da empresa entre os custos envolvidos em cada aquisição em comparação com os ganhos de suas vendas.
Ou seja, para calcular esse indicador, é necessário comparar o volume total de vendas com o volume total de compras.
Como resultado, o custo por pedido revelará quantos % de uma venda é usado na compra de novos produtos para alimentar a cadeia de suprimentos.
Além de ajudar a entender melhor os gastos com determinada compra, esse KPI também auxilia no planejamento de redução desses custos e no aperfeiçoamento do setor de compras.
No caso de empresas que trabalham com importação da China, conhecer esses dados ajuda a avaliar os fornecedores em relação à rentabilidade dos itens na revenda.
Se os custos com envio, frete, impostos e aquisições representarem uma porcentagem muito alta da venda desses produtos, talvez a renegociação ou a busca por novas parcerias com custos reduzidos seja a melhor opção.
2.6. Nível das entregas
O objetivo do indicador de desempenho do nível de entregas é otimizar toda a cadeia de suprimentos e analisar a qualidade e confiabilidade de cada fornecedor ao longo do tempo.
Isso porque esse KPI deve avaliar dados como entregas dentro do prazo, atrasos, entregas em desacordo com o pedido, produtos com avarias, qualidade inferior ao negociado, fidelidade e padronização dos produtos, devoluções, entre outros.
Conferir todas essas informações é crucial para que todos os setores possam trabalhar de maneira ágil e otimizada.
Afinal, erros, devoluções e atrasos nos pedidos podem impactar de maneira negativa o abastecimento e a produtividade, refletindo os mesmos problemas para os consumidores finais.
Quando esse tipo de falha alcança o público alvo, a empresa pode ter sua imagem prejudicada, assim como o seu relacionamento com os clientes.
Para garantir que o abastecimento funcionará de maneira intuitiva e precisa é essencial manter a gestão de fornecedores em dia, com base nos indicadores de desempenho ligados a eles, como o KPI nível das entregas.
3. KPI’s de compras para quem importa
Todos os KPI’s citados no tópico anterior são fundamentais para qualquer empresa de importação. Por envolver questões ainda mais específicas e cadeias de suprimentos maiores e mais complexas, vale a pena adotar alguns outros indicadores especiais para quem importa. Veja tabela abaixo.
KPI’s importantes para quem importa
Lead time dos processos de importação: contabilizando também o tempo de cada etapa até a chegada do produto no país de destino, como o tempo entre a chegada dos produtos no porto e o registro na alfândega;
Transit-time: avaliando o tempo real que as aquisições ficaram em trânsito e comparando com as previsões dadas pelo setor logístico.
Caso sua empresa identifique outros indicadores importantes dentro do processo de compras, basta complementar o planejamento estratégico e a técnica de KPI de compras com as características particulares do seu nicho/segmento/tipo de importação.
4. Como monitorar esses indicadores de desempenho
Em conjunto com a coleta de dados e a definição de parâmetros para avaliação, como os KPI’s, o monitoramento constante é um dos pilares para o sucesso do planejamento estratégico de qualquer empresa de importação.
Para deixar esse processo mais ágil, seguro e eficiente, a melhor alternativa é usar a tecnologia a favor do seu negócio.
Ferramentas como planilhas e armazenamento em nuvem são ótimas opções para salvar os dados de maneira permanente e garantir uma visualização mais clara e dinâmica.
Uma das inovações que estão revolucionando a cadeia de suprimentos das empresas de varejo é o uso de plataformas integradas de gestão.
As plataformas integradas tem como objetivo unificar todos os dados disponíveis dentro de cada setor produtivo de um negócio, facilitando consultas, avaliações, acompanhamento de todas as fases e a comunicação entre os elos de uma empresa.
Se você deseja tornar o seu negócio de importação mais lucrativo e dinâmico, contratar uma consultoria em comércio exterior que trabalhe com plataformas digitais é a melhor solução.
Ao contar com a técnica e profissionalismo da equipe Guelcos, por exemplo, você terá acesso a uma plataforma exclusiva onde poderá visualizar o status de suas compras, os dados essenciais sobre as aquisições e informações precisas que vão facilitar a aplicação dos KPI’s no seu negócio.
Além disso, a Guelcos trabalha com profissionais localizados na China, o que garante vantagem na hora de realizar negociações estratégicas e lucrativas.
Quer saber tudo sobre como a Guelcos pode projetar a sua empresa de importação da China para patamares de sucesso com o melhor custo-benefício do mercado? Entre em contato conosco agora mesmo!
