Se você faz parte da equipe responsável pela gestão do departamento de compras ou financeiro da sua empresa, sabe que as métricas e os indicadores são ótimos aliados na hora de economizar, certo? E, hoje em dia, como você consegue ter controle e mensurar os tipos de gastos do seu negócio?
Começar a utilizar o saving de compras é um bom jeito de começar a analisar os gastos e economizar. Assim como qualquer métrica, quando bem interpretado, o saving de compras pode auxiliar na hora de tomar decisões que vão resultar em benefícios para o seu negócio.
Quer saber por que esse indicador é tão importante para a economia na sua empresa? Para entender melhor tudo sobre o saving de compras e como ele pode ajudar no gerenciamento de estoque do seu negócio, confira abaixo.
Aqui você verá:
1. O que é saving de compras
O saving de compras é um indicador utilizado por grandes empresas e tem como objetivo apontar o lucro adquirido em uma negociação, onde um mesmo produto ou mercadoria é comprado com um valor mais baixo, comparado a momentos quando foi adquirido anteriormente.
Porém, existem mais de um tipo de saving, como o saving de negociação, saving contra orçamento e saving real. A área de compras, quando aplica este tipo de indicador, expande as possibilidades para uma economia mais inteligente.
Isso também dependerá do gestor que poderá implementar estratégias que impactem positivamente na economia da empresa, o que fará com que o saving apresente um resultado verídico.
Além disso, o saving também é um medidor de economia real quando utilizado para analisar o valor gasto e o valor esperado de um determinado item.
Você também pode medir um gasto inesperado, por exemplo, existe um tipo de item na sua empresa que costuma ter um abastecimento no estoque, mas por conta de um período atípico, foi utilizado e precisa ser restabelecido.
Ou seja, o saving é o indicador mais utilizado para analisar, estabelecer e medir a eficiência das estratégias da área de compras da empresa e do setor como um todo. Ou seja, o processo de compras fica ainda melhor dentro do seu negócio.
Hoje, a área de compras e suprimentos de uma empresa deixou de ser somente um departamento de execução, tornando-se uma área que pode incentivar e contribuir positivamente com os resultados.
2. Por que o saving de compras é importante?
À primeira vista, o principal objetivo do saving pode ser identificado assim que o indicador começa a ser utilizado na empresa.
A melhora no controle de finanças do time de compras e da empresa é o primeiro sinal de que o indicador começou a dar resultados. Isso ocorre porque os gastos diretos e indiretos são analisados e tratados de forma verdadeira, tornando o trabalho dos gestores mais fácil de ser feito.
Lembrando que implementar tecnologia e aproveitar o uso de dados para melhorar o processo de tomada de decisões dentro da área de gestão de compras é uma tendência que vem se consolidando no mercado e se tornando cada vez mais necessária para um dia a dia mais produtivo e lucrativo.
Então, aposte nos dados oferecidos pelo saving de compras para não ter problemas no caixa e ainda por cima conseguir redução de custos de produção.
A grande verdade é que não é possível administrar qualquer setor da empresa, seja ele qual for, sem uma base de dados concreta que ofereça resultados mensuráveis. Os dados oferecidos pelo saving de compras, por exemplo, podem ajudar seu negócio de várias formas diferentes.
Identificar falhas e pontos a melhorar no em cada área, otimizar os processos e atividades da equipe, mensurar resultados e a eficiência de algumas estratégias, além da definição e adaptação de novos planos de ação e prioridades.
Tudo isso é possível com uma boa análise de dados de indicadores. Assim, o gestor tem base numérica para visualizar a situação atual e elaborar uma meta, como cenário a ser alcançado dentro da empresa.
No caso do setor de compras, existem algumas áreas que precisam deste tipo de análise, são eles: o gerenciamento de compras e inventário, o recebimento de pedidos, a gestão de fornecedores, o processo de produção, fabricação, transporte e armazenamento.
Portanto, para obter bons resultados com os indicadores para o setor de compras, o ideal é selecionar as informações levantadas sobre a economia feita (o saving), a qualidade e desempenho e o custo evitado (cost avoidance).
Lembrando que deixar qualquer um desses fatores de lado na hora de mensurar os dados pode prejudicar o funcionamento da empresa, seu faturamento e, em casos mais graves, a experiência do consumidor.
A importância do saving de compras
para as empresas:
• Auxiliar na criação de estratégias para otimizar o processo de compras;
• Reduzir despesas e gastos gerais de fabricação, diminuindo o lead time;
• Analisar e medir o ganho em relação ao orçamento e ao produto adquirido;
• Otimizar a geração dos resultados.
2.1 Entenda como melhorar os indicadores de saving na sua empresa
Invista em bons equipamentos e sistemas
Primeiro, investir em ferramentas e softwares bons pode apontar uma melhora significativa na produtividade da empresa. Pois, além de melhorar a produtividade da equipe, otimiza os processos internos.
Portanto, ao lidar com bons equipamentos, programas e ferramentas, é possível evitar falhas e não só isso, mas também evita que elas voltem a acontecer, causando um gasto para a empresa que poderia ter sido evitado. Implementar esse tipo de medida pode influenciar nos savings financeiro e ergonômico, por exemplo.
Melhore as questões de infraestrutura da empresa
O planejamento de compra de materiais para a empresa é essencial. Investir em equipamentos que podem custar mais, mas que garantem qualidade e longa duração no uso diário pode resultar em um saving final positivo.
Bons exemplos de investimento são os itens da área elétrica, hidráulica, de manutenção e até mesmo de informática, aqueles que são parte das ferramentas de trabalho da equipe.
Trabalhe com fornecedores de confiança
Assim como falamos sobre a homologação de fornecedores ser um processo que garante mais segurança para a empresa contratante, é importante fazer o filtro e escolher fornecedores que trabalhem com agilidade e comprometimento.
Isso evita possíveis dores de cabeça com o fornecimento e atrasos na entrega de matéria-prima, o que pode influenciar diretamente na cadeia de produção do seu negócio, prejudicando o consumidor final.
3. Os tipos de saving de compras
O saving de compras é um dos indicadores mais importantes dentro de uma organização e sua estrutura possui algumas categorias. O saving contra orçamento, por exemplo, mostrará o valor total pago em uma transação em relação ao valor orçado e ao custo da mercadoria. Ou seja, é o tipo de saving que analisa se o produto foi adquirido por um preço reduzido, comparado ao valor do orçamento inicial.
Já o saving contra baseline, conhecido como saving real, representa o valor total utilizado na última aquisição comparado ao valor atual da mesma mercadoria atualmente. Então, esse indicador pode apontar a diferença entre o ganho (ou a perda) de caixa em uma transação.
Por fim, o saving de negociação é o mais comum de ser feito nas empresas e aponta a diminuição do valor da mercadoria durante as negociações com o fornecedor. Conhecido como cost avoidance (custo evitado), ele pode agregar as correções de inflação e dissídios na conta final, por exemplo.
3.1 Outros tipos de saving
O saving possui várias categorias diferentes, então, é possível ter uma visão panorâmica, alcançando mais detalhes dos gastos. Com esse tipo de informação é possível estabelecer objetivos e planos de ação assertivos para aumentar a rentabilidade da empresa.
Um dos principais indicadores é o saving financeiro. Com os resultados do saving financeiro é possível analisar, de fato, o quanto a empresa está poupando em aquisições no geral.
Basicamente, ao realizar o cálculo sobre o que foi orçado, o que foi comprado e o que foi gasto no processo, é possível avaliar a performance do resultado financeiro da empresa.
O saving ergonômico, por outro lado, está relacionado às condições de trabalho dos colaboradores. Isso quer dizer que é um indicador que visa o bem-estar em um ambiente bem planejado para atividades do time, relacionando-se diretamente com o rendimento e produtividade do quadro de colaboradores.
Este tipo de saving deve ser considerado, pois uma organização que segue as diretrizes da Segurança do Trabalho e, além disso, preocupa-se com a saúde das pessoas, pode resultar na melhora do espaço, evitando afastamentos.
Ainda no campo de gestão de pessoas, o saving de hora-homem aponta como as medidas tomadas para melhorar a produtividade funcionam para a equipe.
Pensando nisso, ter todos os processos de um trabalho a ser realizado em um documento pode auxiliar no aproveitamento do tempo de trabalho. Então, nesse caso, o mapeamento de processos pode funcionar muito bem.
4. Como aplicar o saving de compras de forma eficaz
O lucro obtido com o saving em uma negociação é importante, mas o tempo também deve ser levado em consideração. Por exemplo, se você precisa de algum material com urgência, é possível que a empresa perca dinheiro.
Se a empresa tem algum problema com a linha de produção, o gestor precisa avaliar se vale mais a pena negociar a entrega do material com um prazo mais longo que o normal, economizando 15 mil reais no processo, ou se é melhor encontrar um fornecedor para atender a demanda com urgência, fazendo com que o tempo de produção da empresa não seja desperdiçado parado por tanto tempo.
Então, de certa forma, o tempo também é uma forma de aproveitamento dentro do saving de compras, porque ele traz um benefício para o negócio.
Em momentos assim, pode ser que você trabalhe com um produto com frequência, e o fornecedor pode indicar um material similar com preços mais baixos. O saving não deve ser feito somente na hora de pedir uma proposta com um valor melhor, deve-se levar em consideração qualidade, tempo e preço. Tudo junto.
Mesmo que o termo saving seja relacionado a poupar, é preciso ir além de se estabelecer um plano de ação para a diminuição dos custos.
Promover atitudes que impactam diretamente no não desperdício de recursos, bom relacionamento com fornecedores e a manutenção de processos, sua otimização e melhorias para o time também influenciam neste objetivo.
Pense no saving de compras como uma ferramenta que ajuda o seu negócio a garantir as melhores negociações comerciais, o que mantém a economia do mercado girando. É preciso ir além e vê-lo como um processo que ultrapassa a área de compras da sua empresa.
Por exemplo, se um dos seus fornecedores reduz o preço de um tipo de material, os concorrentes precisam acompanhar este movimento, para manterem a competição. Assim os contratantes podem adquirir mais materiais e reduzir o valor do produto final para o consumidor. É uma situação onde todas as partes saem beneficiadas.
Investir em melhorias nos processos sempre irá resultar em ganhos para a empresa, e, além disso, fazer boas parcerias comerciais também ajudam – e muito! – sua empresa a chegar mais longe. Assim, os fornecedores podem trazer alternativas em questão de matéria-prima, serviços ou itens específicos para melhorar o saving final do seu negócio.
Dentro da área de compras, o processo para melhorar os fluxos de trabalho e substituir o que não tem funcionado tão bem, ou seja, trabalhar com itens e serviços que tenham um melhor custo-benefício também são ações que podem compor o plano de saving da sua empresa.
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O saving de compras deve ser uma estratégia fundamental para o êxito das suas próximas negociações, porque, além de garantir mais qualidade e resultados positivos, a redução de custos para a empresa fará toda a diferença na hora de fechar as contas e aproveitar os recursos que o mercado pode oferecer.
