Reduzir custos, garantir a qualidade do produto final, melhorar a relação com fornecedores. Essa é a proposta e a importância do Strategic Sourcing para o setor de compras. Mas, afinal, você sabe o que é Strategic Sourcing?
Essa metodologia dá a este setor uma perspectiva diferente. Ao invés de exercer uma função meramente operacional, ele se torna estratégico para a organização. Ou seja, interfere diretamente nos resultados do negócio a médio e longo prazo.
Neste artigo, você aprenderá tudo sobre a metodologia Strategic Sourcing e entenderá porque ela é tão importante nas importações da China.
Aqui você verá:
1. A importância do setor de compras para o negócio
O setor de compras desempenha um papel-chave em qualquer empresa. Ele atua desde a negociação com fornecedores até a gestão de novos insumos para garantir a melhor performance possível da organização.
Ao contrário do que muitos empresários pensam, a área não é somente responsável pela compra de matéria prima. Seu papel é estratégico nas rotinas, pois auxilia os gestores a aproveitarem melhor os recursos financeiros e materiais disponíveis. E como isso acontece?
Basicamente, é preciso ir além da busca pelo melhor preço. Se você não sabe o que é Strategic Sourcing, é exatamente aqui que a metodologia entra.
Ela garante que a empresa adquira bens e serviços com uma boa relação custo-benefício, melhorando a criação de valor. Além disso, fornece melhorias contínuas sobre esses fatores e capacita a organização a tirar proveito do poder de compra.
Esse fornecimento estratégico difere das compras tradicionais de maneiras cruciais. Isso porque ele aplica habilidades de estratégia de negócios e gerenciamento de relacionamento às compras para otimizar os resultados de todo o empreendimento.
O abastecimento estratégico também melhora o valor da relação de preços, reduzindo custos e melhorando a qualidade do serviço. No mesmo sentido, emprega uma abordagem rigorosa e colaborativa que vai além do departamento de compras.
E quando lidamos com as compras de alto volume? O Strategic Sourcing é ainda mais importante, porque terá um maior impacto na redução das estruturas de custos.
Que tal entender melhor o que é Strategic Sourcing?
2. Como funciona a metodologia Strategic Sourcing
A metodologia Strategic Sourcing é um processo estratégico de compras institucionais que aprimora e reavalia continuamente essas atividades em uma empresa. Isso se aplica também às negociações e às importações da China.
As operações de compras suportam transações táticas do cotidiano, como a emissão de pedidos de compras. Já o Strategic Sourcing representa planejamento, desenvolvimento de fornecedores, negociação de contratos, infraestrutura da cadeia de suprimentos e modelos de terceirização.
Essas habilidades envolvem a análise sistêmica das operações e o desenvolvimento de parcerias de longo prazo com base na avaliação completa das consequências da aquisição de cada produto. Ou seja, a metodologia Strategic Sourcing é um processo mais amplo e abrangente.
E como ela funciona? No geral, o processo começa com o desenvolvimento da estratégia apropriada, que fornece orientação para todos os esforços organizacionais em andamento.
A estratégia apropriada é influenciada pela disciplina de valor da organização. Como destacado a seguir, existem três estratégias competitivas genéricas para posicionar a organização no mercado:
• Liderança em custos gerais: requer instalações de escala eficiente, controle rígido de custos e despesas gerais, ofertas padronizadas de clientes, custos de rede reduzidos e um modelo operacional de baixo custo.
• Foco: requer atender muito bem um segmento-alvo, atendendo a suas necessidades específicas com base em uma compreensão clara do mercado.
• Diferenciação: requer a criação de produtos e serviços exclusivos e que fidelizam os clientes.
Atuação estratégica
A partir das táticas para posicionar a organização no mercado, podemos perceber que a metodologia Strategic Sourcing faz com que o setor de compras opere além da forma burocrática.
Com uma atuação estratégica e técnicas avançadas de compra, evitam desperdício e escassez de materiais. Afinal, o setor passa a ter mais autonomia para compreender o que a organização realmente precisa.
Não à toa, os tópicos de compras e fornecimento estratégico estão recebendo atenção significativa à medida que as organizações tentam melhorar a eficiência geral de suas redes de suprimentos.
Em uma importação empresarial, por exemplo, saberá quais as compras devem ser negociadas e os fornecedores que demandam uma aproximação maior. Isso é crucial para garantir precisão na importação, evitando prejuízos (que podem ser muito maiores numa transação de comércio exterior).
Inclusive, com a aplicação do Strategic Sourcing, o importador poderá perceber que um fornecedor mais caro pode ser mais vantajoso.
Afinal, o Custo Total de Aquisição (Total Cost of Ownership – TCO) pode estar mais barato, o que justifica a compra. Vale lembrar que o TCO não inclui somente o valor de venda. Esse custo total traz também frete internacional, tributos e outras variáveis.
3. Por que o Strategic Sourcing é vital para seu negócio?
A partir do momento em que conhecemos o que é Strategic Sourcing, percebemos suas semelhanças, diferenças e vínculos com as compras.
Muitas vezes, esses termos são usados de maneira confusa, o que não permite clareza ou otimização. Para simplificar, podemos definir da seguinte maneira:
Compras são a função transacional ou atividade de compra de bens ou serviços necessários. Isso envolve a colocação e o processamento de pedidos ou requisições de compra. Antes dessas atividades transacionais, estão a decisão formal de fornecimento e a seleção final do fornecedor de origem desejado.
Compras são, portanto, o gerenciamento de uma ampla gama de processos associados ao desejo de uma organização de obter os bens e serviços necessários para fabricar um produto, transformar insumos em produtos ou operar indiretamente a organização.
Sobre a metodologia Strategic Sourcing, podemos dizer o seguinte:
O Strategic Sourcing é um processo mais amplo e transformacional, realizado em um nível organizacional mais alto. Essa terceirização estratégica leva o processo de compras além, examinando toda a rede de suprimentos, seus vínculos e como eles afetam as decisões de compras.
Por isso, dizemos que essa metodologia possui um foco maior na criação de valor, risco e incerteza e na capacidade de resposta e resiliência geral da cadeia de suprimentos.
Em resumo, para uma perspectiva de negócios, é importante pensar em compras como uma atividade e Strategic Sourcing como processos.
Percebe como essa metodologia é vital para os negócios? É sobre como gerenciar relacionamentos e tratar fornecedores como parceiros valiosos e incentivar a troca de ideias.
No entanto, tal como acontece com muitos processos, um tamanho e fórmula única não serve para todos. Embora as diversas abordagens funcionem muito bem com os fornecedores de materiais e/ou serviços importantes, elas não devem necessariamente ser empregadas em todos os relacionamentos.
Afinal, o fornecimento estratégico leva tempo e recursos, e um relacionamento de fornecimento estratégico não pode ser formado com todos os fornecedores que uma empresa mantém (isso seria proibitivo em termos de custo e tempo).
As abordagens devem, portanto, ser reservadas aos fornecedores que fornecem materiais e serviços estrategicamente importantes.
4. Vantagens do Strategic Sourcing e como ele pode reduzir os custos do seu negócio
A metodologia Strategic Sourcing traz muitas vantagens para uma organização. Separamos algumas a seguir:
• Maior lucratividade: a metodologia auxilia na compreensão de todos os gastos internos e externos que afetam os produtos finais, por exemplo. Isso possibilita redução de custos, e o dinheiro economizado em compras vai diretamente para o resultado final, aumentando o lucro. O processo de Strategic Sourcing busca economia e, simultaneamente, fornece à empresa uma vantagem competitiva.
• Gerenciamento de riscos: esse processo ajuda na análise de categorias, gastos e fornecedores. Os fornecedores são avaliados quanto ao risco financeiro, de qualidade, de fornecimento e serviços de suporte. Depois que os riscos são identificados, você pode especificar medidas para evitar ou mitigar o risco. É, por isso, a garantia de fornecedores qualificados.
• Melhor tomada de decisão: a metodologia Strategic Sourcing também considera outros aspectos além da redução de custos. Ajuda as empresas a adotar uma abordagem de custo total de propriedade, agregando maior valor, maior eficiência e melhor gerenciamento de fornecedores.
• Equilíbrio no setor de compras: o Strategic Sourcing consegue direcionar o setor de compras para um ponto de equilíbrio. Isso significa harmonizar custo, qualidade, agilidade e disponibilidade dos produtos da operação empresarial. Isso agrega valor aos resultados finais.
• Melhoria Contínua: o fornecimento estratégico não é uma atividade única. É um ciclo contínuo de atividades em que os executivos aprendem as oportunidades adicionais e aprimoram as descobertas para agregar mais valor à empresa.
• Compliance: por todas as outras vantagens, a empresa realiza um processo de compras preciso, alinhado às normas vigentes. Isso evita problemas jurídicos e multas.
5. Como aplicar o Strategic Sourcing em 7 passos
Quando entendemos o que é Strategic Sourcing, passamos a pensar nas ações que materializam essa estratégia. Ocorre o estudo do mercado fornecedor, o levantamento do custo total, a realização de cotações e muitas outras atividades.
Quer saber como aplicar a metodologia Strategic Sourcing em sua empresa, inclusive nas importações?
5.1. Organize os parâmetros básicos de compra
A primeira etapa do Strategic Sourcing é a organização dos parâmetros básicos da compra. Isso significa definir a equipe envolvida e o centro de custos que bancará a aquisição. A partir do básico, a empresa planeja a estratégia de compra mais inteligente e eficaz.
5.2. Avalie as categorias dos produtos
Na sequência, o início da estratégia coincide com a análise de categoria. O processo operacional, neste momento, é mapeado por completo. Como assim?
A equipe fará o levantamento de dados importantes para a aquisição, tais como:
• Especificações técnicas
• Preços históricos
• Indicadores, etc.
Nesta etapa, identificam as oportunidades de negócio e realizam as primeiras reuniões com fornecedores-chave.
5.3. Analise o mercado fornecedor
Quem são os players do mercado? O que eles podem oferecer de acordo com sua demanda? Se o empresário pretende importar eletrônicos da China, onde poderá encontrar os melhores fornecedores chineses?
A terceira etapa para implementar Strategic Sourcing na empresa é analisar o mercado fornecedor. Ela deve considerar processos, tecnologias, estruturas de custos e práticas dos fornecedores, bem como seu alinhamento com o perfil da organização.
Neste momento, um modelo de Custo Total de Aquisição é estabelecido, auxiliando na visão exata sobre os gastos do material ou equipamento a médio e longo prazo.
5.4. Desenvolva uma estratégia de fornecimento
Após analisar as categorias dos produtos e o mercado fornecedor, é hora de utilizar esses dados para fazer um planejamento. Isso significa definir estratégias de fornecimento. Neste momento, realiza-se o benchmarking e elabora-se a matriz estratégica de compras.
É fundamental evitar erros nesta etapa para garantir que os profissionais de compras utilizem as informações existentes da melhor forma.
5.5. Faça a cotação de produtos
A estratégia de fornecimento está pronta, então é hora de realizar a cotação de produtos. O time de compras deverá fazer a solicitação de propostas (RFP – Request for Proposal), ferramenta fundamental na gestão de fornecedores. É uma espécie de orçamento detalhado e complexo, que envolve vários cenários possíveis.
Ela também é utilizada nas negociações e permite que o setor de compras entenda o valor da oferta. Assim, poderá encontrar a opção com melhor custo-benefício com mais facilidade.
5.6. Negocie
A sexta etapa da metodologia Strategic Sourcing é a negociação. Se você quiser realizar Negociações Estratégicas para Importação Empresarial, deve adotar algumas práticas eficazes. Elaborar roteiros é uma delas e ajuda a negociar da melhor forma.
Com a negociação encaminhada, a tentativa de acordo deve ser formalizada.
5. 7. Implante acordos
A etapa final é a implantação de acordos, a mais burocrática de todo o processo, mas muito importante. Os documentos e os contratos são gerados e arquivados, simbolizando o término do processo de compras.
Ao importar da China, por exemplo, essa documentação pode ser bastante extensa. Então é preciso ter mais cuidado ao passar por essa etapa.
Com o fim da compra, Strategic Sourcing não se finaliza, porque continua sendo uma ferramenta visual de compreensão das necessidades da organização. E, claro, o relacionamento com os fornecedores é constante.
6. Entenda como a Guelcos pode auxiliar o setor de compras da sua empresa
A importância do setor de compras em uma empresa é evidente. Utilizar a metodologia Strategic Sourcing é uma forma de otimizar a atuação dessa equipe. Ela deve sempre revisar as políticas de compras, documentar as metas desejadas e projetar uma estratégia de compras para alcançá-las.
De fato, todas as organizações precisam de Strategic Sourcing. Essa é uma abordagem eficaz de compras que melhora substancialmente a competitividade de uma organização e oferece benefícios significativos para a empresa, incluindo economia de custos.
Mas como aplicá-la nas transações de comércio exterior? Importar é uma prática complexa, que envolve muita burocracia, vasta documentação de importação e negociações difíceis. O fuso horário pode ser um empecilho, assim como o costume dos fornecedores.
Neste contexto, contar com o auxílio de empresas de consultoria em comércio exterior, como a Guelcos, se torna fundamental.
Especialistas em importação são a chave para reforçar as negociações internacionais e aperfeiçoar o setor de compras da empresa em relação às transações que transcendem a fronteira brasileira.
A Guelcos possui profissionais no Brasil e em território chinês, o que favorece a execução de diversas etapas do Strategic Sourcing. Ela também tira do empreendedor a responsabilidade de ter que cuidar das minúcias dessa transação.
Em suma, com a Guelcos, o empresário consegue usufruir de todos os benefícios da metodologia Strategic Sourcing em uma importação empresarial. Quer importar da China? Veja como a Guelcos pode ajudá-lo!
