Custo Total de Propriedade (TCO) e a importância para o setor de compras

Para todo administrador ou responsável pela gestão de compras ou financeiro de uma empresa, é essencial conhecer instrumentos e ferramentas para fazer o gerenciamento eficiente de compras em empresas varejistas. Você já pensou em como pode ter o controle e mensurar os tipos de gastos do seu negócio?

Começar a utilizar o Custo Total de Propriedade (TCO) é um bom jeito de começar a analisar os gastos e economizar. Assim como qualquer métrica, quando bem interpretado, o TCO pode auxiliar na hora de tomar decisões que vão resultar em benefícios para o seu negócio.

Quer saber por que esse indicador é tão importante para a economia na sua empresa? Para entender melhor tudo sobre o Custo Total de Propriedade e como ele pode ajudar no na economia do seu negócio, confira abaixo.

Aqui você verá:

O Custo Total de Propriedade (em inglês, “Total Cost of Ownership”), ou TCO, é uma métrica criada com o objetivo de calcular os custos de vida e de compra de um produto, sistema ou ativo. 

Essa maneira de avaliar os custos de uma empresa é muito importante para o balanço dos negócios por avaliar os custos de compra e também os aspectos de uso e manutenção de programas, equipamentos ou dispositivos utilizados no dia a dia da operação.

O Gartner Group, uma das maiores empresas norte-americanas do mercado de consultoria e pesquisa em Tecnologia da Informação (T.I), foi responsável pelo desenvolvimento do conceito de Custo Total de Propriedade, que também podia ser chamado como Custo do Ciclo de Vida.

Quando houve o “boom” dos computadores nos anos 1980, as empresas começaram a sentir necessidade de determinar não só o custo de aquisição e incorporação dessas máquinas nas suas operações, mas também avaliar todos os demais custos que estão relacionados à compra de produtos e serviços, além do uso desses computadores no local de trabalho.

Conforme os anos passaram e os computadores tornaram-se uma extensão das pessoas dentro e fora do trabalho, o Custo Total de Propriedade cresceu de acordo com a evolução tecnológica, fazendo cada vez mais parte da vida das pessoas.

Isso fez com que o ato de administrar um negócio se tornasse uma tarefa ainda mais complexa, exigindo o uso de ferramentas e instrumentos para auxiliar no trabalho de administração e gerenciamento.

Em uma empresa de importação, por exemplo, o Custo Total de Propriedade pode significar a soma de vários valores envolvidos na operação: a aquisição de itens, a manutenção das ferramentas de trabalho e softwares, os custos de transporte de mercadoria, entre outros.

Portanto, o TCO tem sua importância voltada para o apoiar ações que envolvem a aquisição de novos itens e previsão, estimativa e planejamento de manutenção da vida útil para vários ativos inseridos no ambiente de trabalho.

2. Qual a importância do TCO (Total Cost of Ownership) para o setor de compras

O cálculo do TCO é essencial para as empresas, porque além de levar em consideração os gastos imediatos de artigos fundamentais para o dia a dia do negócio, também prevê e acompanha os custos de longo prazo. 

Lembrando que, caso não sejam estimados inicialmente, esse tipo de custo pode acarretar em gastos indesejados para a empresa.

O Custo Total de Propriedade é essencial para qualquer avaliação de retorno sobre o investimento (ROI). Ou seja, a partir dessa outra métrica sobre análise de retorno financeiro, também é possível medir o quanto um empreendedor ganhou ou perdeu em relação ao valor investido em um determinado produto ou ação, fazendo ao mesmo tempo uma análise e uma projeção sobre o futuro do mesmo.

Os gastos que fazem parte do cálculo, na maioria das vezes, são categorizados de dois jeitos: custos de propriedade e custos operacionais.

Mesmo que alguns aspectos dos custos de propriedade possam ser mapeados antes da compra, tais como o valor de compra e impostos, outros custos de propriedade e operação exigem uma estimativa adicional com base na no equipamento utilizado e seu uso.

Inclusive, a análise de custo total de propriedade não é limitada apenas aos gastos superficiais, pois deve considerar os gastos não planejados, normalmente ignorados quando alguns profissionais querem investir, mas sem gastar muito.

Então, além de procurar os melhores investimentos para poupar, saiba que estratégias como a Matriz de Kraljic, o Saving de Compras e o Strategic Sourcing costumam ajudar – e muito!, na otimização do setor de compras de uma empresa de importação. 

Ou seja, utilizar métricas de análise como o TCO a outras ações para melhorar a operação e economia nos seus negócios deve ser uma questão a ser considerada.

3. Qual é o resultado da análise a partir do TCO?

Como o Custo Total de Propriedade leva em conta tanto o valor bruto da aquisição, quanto os gastos que podem ocorrer para a manutenção ou perdas não planejadas, caso alguma parte do processo envolvendo o setor de compras da empresa, o cálculo apontará a diferença.

Por exemplo, se a sua empresa utiliza um serviço próprio para entregas de mercadoria e o valor do mesmo serviço sendo realizado por uma empresa terceirizada for mais baixo, o cálculo poderá mostrar que a reavaliação da utilização do serviço de entregas deve ser feita. 

Isso se dá porque, neste caso, é levado em consideração o valor da manutenção dos veículos, gastos com combustível, reparos eventuais e a qualidade dos carros e caminhões utilizados.

Então, saber o custo total de propriedade é essencial para determinar o quanto um investimento pode valer a pena em médio e longo prazo. 

Entretanto, para avaliar se o resultado é positivo ou negativo, também é preciso compará-lo a outro tipo ao Benefício Total de Propriedade.

Conhecido também como TBO (do termo em inglês “Total Benefit of Ownership”), ele representa todo o valor que pode ser agregado ao negócio com o investimento, considerando tanto valores brutos quanto valores ocultos.

Por exemplo, se um sistema de entregas terceirizado reduzir os eventuais problemas operacionais que a sua equipe tem ao realizar o processo internamente, isso pode contribuir com a melhora no ambiente de trabalho e a produtividade do time.

Portanto, levando em consideração este tipo de análise, é possível determinar quando um investimento poderá agregar valor ao negócio.

4. Como fazer o cálculo do Custo Total de Propriedade

Para fazer os cálculos de TCO, é necessário dividir os custos em três categorias diferentes: aquisição, implementação e manutenção. 

Avaliando questões como o transporte, recepção, armazenamento, manutenção, trocas ou adaptações e testes de qualidade, os gestores responsáveis podem reduzir despesas e analisar a viabilidade de produtos ou serviços a serem contratados.

Além disso, os investidores e empresários podem gerenciar de maneira estratégica os custos dos produtos e negociar com fornecedores os melhores preços para a importação de produtos.

Confira abaixo como funciona o cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) e quais são os fatores que constituem esses custos.

Saiba como fazer o cálculo do
Custo Total de Propriedade (TCO)

Custos de aquisição: compra de equipamentos, softwares e sistemas que leva em consideração o estado dos produtos, tempo de atualização e construção de estruturas para o trabalho, pesquisas que podem ser otimizadas, organização de fornecedores e plataformas, entre outros.
Custos de implementação: considerar se houver contratação externa de consultores para configuração e instalação de sistemas e/ou serviços.
Custos de manutenção: balanço de custos para manter equipamentos pensando a longo prazo, considerando suporte e eventuais reparos ou reestruturações.

Ainda nos custos de manutenção, é possível dividir esses custos de acordo com a natureza de cada uma das operações envolvidas. Portanto, classificando-os como custos diretos ou indiretos.

Os custos diretos são caracterizados pela possibilidade de quantificação, então, pode envolver a implementação de softwares e equipamentos, suporte, gerenciamento e desenvolvimento, além da comunicação. 

Já os custos indiretos estão relacionados ao usuário final, isso quer dizer que não tem espaço para quantificação, focando em atividades de reparo ligadas a queda de produtividade por contratempos.

O ciclo de vida do produto ou ativo também deve ser considerado, pois ao avaliar esse aspecto, é indicado trocar experiências com o resto da equipe a respeito dos tipos de custos mapeados anteriormente.

Por isso, é importante levar em conta as modalidades de vida útil relacionadas aos produtos e ativos, que podem ser: vida depreciável e vida econômica.

Na vida depreciável está a quantidade de tempo que o produto ou ativo será depreciado. Já na vida econômica fica registrada a duração da aquisição e por quanto tempo ela poderá render um bom retorno financeiro para a empresa, levando em consideração os custos necessários para manter e operar o produto ou ativo.

5. Fatores importantes para um cálculo eficiente de TCO

Para atingir os resultados esperados a partir do cálculo de Custo Total de Propriedade (TCO), alguns fatores devem ser levados em consideração para que os ganhos do seu negócio sejam maiores do que os investimentos necessários para tal. 

Como o TCO é uma forma abrangente de colocar em prática uma análise eficiente dos custos de uma operação, confira os requisitos necessários para ter bons resultados abaixo.

Como fazer uma análise eficiente
dos custos de uma operação

Definição clara de objetivos: estabeleça objetivos concretos para o cálculo de TCO, assim os resultados poderão atender às metas esperadas.
• Avaliação de custos relevantes: faça uma lista com os custos envolvidos na compra de um equipamento em específico ou aquisição de algum tipo de ativo.
• Definição do período do cálculo: estabeleça um período a ser avaliado para a realização do cálculo do Custo Total de Propriedade para que essa métrica de análise funcione de forma assertiva.
• Consideração do Benefício Total de Propriedade (TBO): ao fazer o cálculo de TCO, leve em conta o cálculo de Total Benefits of Ownership (TBO), que está diretamente ligado à aquisição de um ativo ou produto. Enquanto o TCO determina o custo da aquisição, o TBO tem como objetivo avaliar o retorno desse investimento.

Por mais que existam várias fórmulas e métodos diferentes para realizar o cálculo TCO em compras, outros desafios podem surgir, mas, se ficar em dúvida sobre como começar, siga essas dicas.

6. Motivos para avaliar o TCO na hora de importar seus produtos

Utilizar o TCO pode ser muito útil para medir o impacto de um investimento positivo na área de compras da sua empresa, além de servir como base para a realização de uma análise comparativa de ativos adquiridos durante o período em questão. Fazendo com que o gestor possua mais estratégias alternativas para administrar o setor de compras.

Antes de realizar uma importação de produtos para a sua empresa, o TCO, além de métrica para análise, pode servir como um guia de organização e estabelecimento de parâmetros para a compra. 

Além disso, na hora de importar, a análise de categoria dos produtos também deve ser levada em consideração, levantando dados técnicos, preço, indicadores e qualidade dos itens.

A avaliação do mercado fornecedor também é essencial para uma gestão de compras eficiente.

Aqui é que o TCO se faz mais presente e é estabelecido na operação, podendo auxiliar o gestor a ter uma visão assertiva sobre os gastos que um produto ou equipamento pode ter a médio e longo prazo.

A implementação da análise por meio do Custo Total de Propriedade pode auxiliar na estratégia de fornecimento da empresa. Isso quer dizer que, com os dados obtidos a partir da avaliação realizada, o gestor pode desenvolver uma matriz estratégica de compras.

Ou seja, aqui o profissional estará atento e poderá evitar erros comuns cometidos no processo de compras, fazendo o melhor uso possível dos dados encontrados.

E, caso você esteja pensando em começar a importar, ou se já faz isso, mas precisa de uma ajuda extra para encontrar os fornecedores ideais e organizar seu processo, conte com a Guelcos.

A consultoria de comércio exterior é capaz de auxiliar no processo de importação da China, reduzindo custos de risco, pessoal e de tempo.

Gostou das nossas dicas para a utilização do método de análise TCO na sua empresa? Inscreva-se e receba a newsletter semanal da Guelcos! Você receberá os índices de fretes da China semanalmente, sempre às segundas-feiras.

vinicius alves marques guelcos international CIO

VinIcius Alves MARQUES

ESPECIALISTA EM IMPORTAÇÃO DA CHINA E CIO NA GUELCOS

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