A operação de importação é complexa e envolve uma série de fatores que influenciam nos custos. Um deles é o lead time, um dos KPIs de compras muito conhecidos pela área. Ele é determinante para a cadeia de suprimento e influencia de maneira significativa na competitividade e na redução de custos na hora de importar.
Pensando no processo de compras e na gestão da cadeia de suprimentos para quem adota a importação, apontaremos neste artigo o que é lead time, como calculá-lo e os motivos pelos quais ele pode ajudar a reduzir o custo de importação por estar diretamente ligado à cadeia de logística. Ao final, ainda demos algumas dicas para reduzir o lead time. Confira!
Neste artigo você verá:
1. O que é lead time
Lead time, em tradução direta e literal, é tempo de espera. Trazendo o conceito para a gestão da cadeia de suprimentos, lead time é o tempo de espera da cadeia logística. Em outras palavras, é o período total entre o pedido feito pelo cliente e sua execução (remessa realizada para o consumidor).
Por isso, quando nos perguntamos o que é lead time, precisamos considerar alguns aspectos, como processamento do pedido, resposta do fornecedor, descolamento do insumo e do produto finalizado até o cliente final, inventários, linhas de produção e montagem, e, por fim, trânsito.
Ao conhecer o lead time, o gestor consegue ter insights para aperfeiçoar as etapas de produção e distribuição de seus produtos. Eventuais gargalos ou erros nos processos internos também ficam mais visíveis ao utilizar os KPIs de compras, como o lead time.
O estudo do período de aprovisionamento se torna ainda mais relevante quando o empresário importa produtos da China ou de outros países. Isso porque há maior chance de ter gaps na cadeia logística se a operação não for bem executada. Falaremos melhor disso adiante.
2. Como calcular o lead time na importação
O cálculo do lead time é variável de acordo com o tipo de produto. Até mesmo por isso, não existe uma fórmula exata aplicável a todos os produtos. O que se deve ter em mente para entender o que é lead time e como calculá-lo é a consideração do tempo gasto em todas as etapas do processo de compras.
Apontamos a seguir algumas etapas fundamentais para se considerar na hora de calcular o lead time em qualquer operação comercial.
Como calcular o lead time
em qualquer operação comercial:
1. Crie uma lista com todos os materiais necessários para a produção de determinado produto, incluindo até mesmo itens usados para manutenções.
2. Em seguida, verifique qual o tempo gasto para adquirir cada material, calculando o período de deslocamento de cada um deles, do fornecedor até a indústria. Considere em sua conta os finais de semana e feriados, uma vez que muitas empresas trabalham somente com dias úteis.
3. Com o tempo determinado para cada material, organize os itens por data, dando atenção àqueles que possuem um prazo mais longo, pois podem interferir na gestão da cadeia de suprimentos.
4. Com a informação dos itens que demandam mais tempo para entrega, estabeleça o período total necessário para que um produto seja finalizado. Pense de forma objetiva, estipulando o número de dias ou horas necessárias para cada etapa da fabricação do produto e some tudo ao final. Lembre-se, novamente, de considerar finais de semana e feriado, bem como uma margem de atrasos e imprevistos.
5. A última etapa é adicionar o tempo de espera para que seu produto saia da fábrica, seja embalado e fique pronto para enviar ao consumidor.
Após todas as etapas, você terá em mãos o lead time do seu produto. No entanto, se ainda estiver com dúvidas sobre o lead time de entrega, o lead time de produção e o lead time total, vamos tentar elucidar com um exemplo simples.
Imagine que uma empresa produz um sapato social. O gestor deverá listar todos os materiais necessários para a produção, anotando aquele com maior prazo de entrega para utilizar no cálculo. O fornecedor que demora mais tempos para entregar determinado insumo precisa de 5 dias úteis. Se a compra foi feita na quarta-feira, são 5 dias do prazo, considerando somente dias úteis. Então, é preciso somar mais 2 dias do fim de semana.
Quando o gestor estiver com todos os materiais em mãos, ele deve acrescentar 1 dia para conferir os produtos e fazer o inventário.
Agora já está tudo pronto para confeccionar o sapato, cujo par demora em média 40 minutos para ficar pronto. No entanto, o pedido do cliente foi de 10 pares. Isso demandaria quase 7 horas para que todos os pares fiquem prontos. Por fim, considere que a entrega será feita em outro estado, e será preciso 4 dias de transporte.
Considerando tudo, são 7 dias para receber a matéria-prima, 1 dia de inventário, 7 horas de produção e 4 dias para o transporte. O lead time logística será de 12 dias e 7 horas.
Cálculo do lead time na importação
Todas as etapas mencionadas anteriormente também servem para calcular o lead time na importação. No entanto, o empresário deve ter clareza sobre como elas se encaixam nas etapas do processo de importação. Por isso, apontamos a seguir 10 etapas macros que devem ser seguidas ao importar um produto.
10 etapas para seguir na hora
de importar um produto:
1. Envio do pedido para o fornecedor após análise das necessidades de compras;
2. Confirmação do recebimento pelo fornecedor;
3. Processamento do pedido pelo fornecedor;
4. Pedido pronto para embarque após separação e embalagem dos produtos;
5. Liberação para embarque por parte do cliente ou de seu representante (uma consultoria em comércio exterior, por exemplo);
6. Embarque do produto no país estrangeiro;
7. Transporte dos produtos para o Brasil (frete aéreo ou marítimo);
8. Desembaraço aduaneiro (processo alfandegário de nacionalização dos produtos importados);
9. Transporte interno dos produtos até o estabelecimento da empresa;
10. Armazenagem dos produtos.
O cálculo do lead time na importação, portanto, deve partir dessas etapas. Neste ponto, ele pode ter algumas dificuldades de cálculo, porque será imprescindível conhecer a fundo todo o processo. Na dúvida, vale a pena contar com o auxílio de especialistas, pois um erro de cálculo pode comprometer seriamente as operações da empresa.
No primeiro contato com o fornecedor, por exemplo, é possível obter a estimativa de prazo que o próprio fornecedor precisa para ter o produto em mãos, o que simplifica as etapas que mencionamos no tópico anterior.
Após considerar o tempo estimado para cada uma das etapas de importação, o empresário ainda deve considerar o tempo de encaminhamento dos produtos ao cliente final.
Resumimos abaixo as principais etapas para seguir durante a importação de um produto.
3. Por que o lead time pode ajudar a reduzir o custo na importação
“Tempo é dinheiro”. Diante de um mercado altamente competitivo, a eficiência dos serviços é também mensurada pelos períodos de espera.
Nas relações de consumo, podemos pensar que o tempo é uma medida que agrega valor ao cliente, especialmente na tomada de decisões. Em outras palavras, diante de dois produtos semelhantes com preços semelhantes, ele optará por aquele com menor tempo de entrega. Afinal, um dos hábitos de consumo atual é exatamente a agilidade (ou, em outra abordagem, a falta de paciência).
Por isso, quando o gestor pensa em sua cadeia de suprimento, deve saber que o tempo é algo primordial para o sucesso de suas operações. E como o lead time pode atuar na redução de custos?
O lead time é um dos KPIs de compras que otimiza processos
Nós mencionamos que o lead time é um dos KPIs de compras, certo? KPIs ou indicadores-chave de performance são fundamentais para analisar o desempenho de determinado processo interno. Neste caso, as compras. Apenas com a análise do desempenho é possível encontrar os erros e gargalos nos processos.
A partir disso, procede-se à correção das falhas para aumentar a eficiência nos processos, o que causa a redução de custos. A existência de processos controlados por meio de métricas e indicadores é, assim, uma garantia de que a empresa está atuando com eficiência, pois “o que não é medido não é gerenciado”.
Uma empresa bem gerenciada é aquela que adequa suas atividades da melhor forma para atender ao cliente, superando suas expectativas e fidelizando-o.
Em outras palavras, o lead time logística é um aliado na hora de otimizar o processo de importação. O gestor que possui conhecimento sobre a operação consegue adotar processos mais enxutos e melhorar pontos relevantes, como previsão de demanda, ciclo de vida dos produtos, controle de estoque, negociação com fornecedores, tempo de transporte e otimização de rotas.
O lead time é fundamental para uma boa gestão de estoque
Uma boa gestão de estoque é aquela que garante a venda ao consumidor quando ele a requisitar. É o equilíbrio entre o excesso e a falta, que considera o lead time, a previsão de demanda, a disponibilidade de fornecedores e outros fatores. O mero fato de ter uma boa gestão de estoque já é um sinal de redução de custos, pois não há custo desnecessário de manutenção de estoques, nem perdas de vendas.
O lead time logística é uma das variáveis de maior importância ao dimensionar o estoque. Quanto maior o tempo para receber um pedido, maior deve ser o estoque da empresa.
Por isso, na hora de importar produtos, o empresário deve conhecer a fundo o processo de importação para conseguir mensurar corretamente os prazos e ter um estoque seguro.
Vale lembrar que a importação é um processo burocrático, com alto número de documentos exigidos, como conhecimento de embarque, faturas comerciais, declaração de importação, licença de importação e outros.
O tempo que envolve toda essa burocracia deve ser considerado na hora do cálculo do lead time para que o estoque da empresa não fique defasado.
4. Dicas para reduzir o lead time na importação
“Se o lead time é fundamental para a redução de custos com uma boa gestão de estoque, posso pensar que manter meu estoque cheio evita a espera”. Esse é um pensamento comum – e errado – sobre as formas de reduzir o lead time.
Como apontamos, um estoque cheio significa desperdício devido a custos de armazenagem, manuseio e inventário, o que pode ser fatal para o capital de giro da empresa. Sem falar que terminados produtos podem estragar ou se tornar obsoletos, representando um prejuízo financeiro.
Reduzir o lead time é um desafio, sem dúvidas. O ideal é controlar os KPIs de compras e melhorar os processos internos de modo a manter a satisfação dos clientes. Mas quais as ações práticas para reduzir o lead time na importação?
Sabe-se que o importador não pode fazer muito quanto ao lead time de produção, porque isso depende de seu fornecedor. Fatores como tipo de produto, insumo ou produto acabado, origem da importação e outros influenciam no lead time de produção.
No entanto, o empresário deve ficar atento às etapas importantes subsequentes, como a previsão de embarque da mercadoria. E, claro, escolher bem seus fornecedores.
Veja a seguir algumas dicas para reduzir o lead time na importação.
Padronizar seus processos
Quando falamos sobre os KPIs de compras, mencionamos que eles servem para que o gestor meça o desempenho e faça melhorias, certo? Uma das maneiras de otimizar os processos internos é exatamente a padronização.
Em geral, os gestores percebem que muitas etapas no processo de compras são feitas de formas diferentes, sem padronização. No entanto, definir um padrão que deve ser seguido pelos profissionais pode otimizar o tempo em seus processos, o que reduz o lead time.
Pode parecer bobagem, mas ganhar algumas horas fará a diferença para seu cliente.
Escolher o frete mais adequado
Na importação da China, por exemplo, as duas opções de frete são o frete marítimo e o frete aéreo. De maneira bem simples, se você quer importar o produto de forma rápida, pagará mais pelo frete. Se você pretende ter baixo custo com o frete, deve suportar um tempo de trânsito maior (e um maior lead time).
A escolha do modal de transporte é fundamental para reduzir o lead time, mas é preciso considerar, claro, esse “balanço de custos”.
Em algumas situações, após análise criteriosa da importação, você pode perceber que um fornecedor de outro país oferece o mesmo produto, a preços semelhantes, mas o frete aéreo ficará mais em conta devido à sua posição geográfica.
Quando consideramos puramente o lead time, a importação aérea é mais indicada, desde que o produto possa ser embarcado via aérea.
Não se esqueça de considerar também o frete interno, em território nacional. Busque soluções que otimizem a rota. A propósito, você já ouviu falar de milk-run?
Comunicar-se com outros importadores
Imagine que você possui uma loja de eletrônicos na cidade X, e seu amigo atua no mesmo segmento na cidade vizinha. Você já parou para pensar que, em uma importação, unir forças pode significar menor redução de custos?
Isso acontece não só na hora de negociar com os fornecedores, mas também ao escolher um frete que reduza o lead time.
O lead time é um KPI importante para ter em mente nos processos de compras, especialmente na importação, em que os prazos são mais extensos. Para reduzi-lo, é preciso conhecer profundamente toda a operação de importar um produto, de modo a calculá-lo de maneira correta.
O auxílio de uma consultoria em comércio exterior pode ser fundamental para lidar com todas as minúcias do lead time na importação. Veja como a Guelcos pode ajudá-lo!
