Strategic Sourcing ou Matriz Abastecimento é uma metodologia sistêmica que avalia de forma completa todas as particularidades e os aspectos envolvidos na compra de um produto.
Essa técnica de gestão de compras mensura e analisa os custos envolvidos em cada negociação, balanceando os riscos e os benefícios financeiros de cada relação comercial.
Sua principal missão no processo de compras e suprimentos é, a partir dessa análise, escolher os melhores fornecedores e parcerias de negócio.
Para ajudá-lo a realizar um sourcing estratégico, apontamos 16 passos para otimizar sua gestão de compras e melhorar os processos do setor. Acompanhe!
Aqui você verá:
1. A importância do Strategic Sourcing para o setor de compras
O Strategic Sourcing é uma metodologia fundamental para o setor de compras. Ela traz uma visão detalhada e ampla de aspectos significativos de uma negociação, inclusive no que diz respeito a custos e impactos.
Dessa forma, possibilita uma avaliação criteriosa para que o setor busque as alternativas mais vantajosas e rentáveis para a empresa.
Imagine que você tem uma empresa que importa da China para revender em sua loja online. Na operação, existem muitos fatores que podem afetar o lucro e a saúde financeira do seu negócio.
Não é somente o preço de produtos ou matérias-primas, mas também os custos com armazenamentos, certificações e frete, por exemplo.
Por isso, utilizar o Strategic Sourcing em seu processo de compras é de suma importância para o setor.
A metodologia ajudará no aumento de rentabilidade e na proteção da saúde financeira do seu negócio, proporcionando melhores produtos ao consumidor final, bem como um abastecimento eficiente da cadeia de suprimentos. Para tanto, é preciso realizar um sourcing estratégico.
2. Como otimizar o Strategic Sourcing em 16 passos
Uma gestão de compras otimizada traz uma série de benefícios para o negócio, como acabamos de pontuar.
No entanto, muitos empreendedores têm dúvidas sobre como realizar um processo de compras realmente eficiente. De fato, um sourcing estratégico depende de muitas etapas, mas não é tão complexo.
Confira a seguir como otimizar o Strategic Sourcing em 16 passos e realizar uma melhor importação da China!
Passo 1: identifique um produto
A primeira etapa do Strategic Sourcing é identificar o produto que você precisa. Pode parecer óbvio, mas é um dos passos que mais causa problemas aos vendedores. Afinal, há inúmeras opções de um mesmo produto, certo?
Nesta etapa, tente agir com praticidade. Escolha um bom produto que possa ser melhorado, se for o caso. Se for o primeiro do seu processo de compras, pense nele como uma experiência.
E se for uma matéria-prima? Siga o mesmo pensamento. Você tem um produto a ser fabricado, então sua decisão também envolve a etapa seguinte para identificar todos os componentes e especificações necessários: especificar o produto.
Passo 2: faça um documento com as especificações do produto
Quando você pensa em importar um produto da China, sabe que pode cair em uma “cilada” e não ter exatamente o que deseja. Isso porque ele pode parecer o mesmo em diversos fornecedores e fábricas, mas só é possível saber isso comparando suas especificações.
Por isso, tenha uma lista muito detalhada dos requisitos do produto antes de identificar os fornecedores. Boa parte dos desenvolvedores de produtos apresentam uma folha de especificações padrão para garantir que não haja ambiguidade ao enviar uma solicitação de cotação a uma fábrica.
Para evitar essa dor de cabeça no processo de compras, que originará atrasos, conheça todos os detalhes do seu produto potencial. É um ponto fundamental em um sourcing estratégico. Quanto mais detalhada e completa sua especificação de produto, melhor.
Passo 3: valide seu produto
Para quem está em busca de componentes para fabricação de um produto, a etapa de validação é muito importante. Ela nada mais é do que fazer uma análise de viabilidade do seu processo produtivo. Pode ser que você desperdice semanas procurando fornecedores e conclua que a fabricação será inviável devido aos custos.
Por isso, faça uma análise precisa para validar seu produto potencial. Durante a fase de validação, certifique-se de pesquisar todos os requisitos de conformidade e certificação exigidos para ele.
Lembre-se de que as fábricas não são responsáveis por conhecer esses requisitos, especialmente quando tratamos de importação.
Passo 4: identifique dezenas de fornecedores potenciais
Após identificar, validar e especificar seu produto, o setor de compras entra na etapa de identificar potenciais fornecedores. Neste momento, o sourcing estratégico não está preocupado em realizar a compra, mas em encontrar possibilidades.
Qualquer fornecedor que tenha potencial para produzir seus produtos pode entrar na lista. Se você tiver 30 potenciais fornecedores, por exemplo, maior suas chances de encontrar o parceiro perfeito.
Passo 5: limite seus fornecedores a 5
Ter uma lista infinita de fornecedores só é eficiente no primeiro momento, em que você não fazia ideia de por onde começar. Mas no Strategic Sourcing, é preciso limitar o número de fornecedores para otimizar a gestão de compras.
Ao descartar dezenas, você foca naqueles que realmente podem atender à sua demanda.
Assim, procure qualquer razão para descartar um fornecedor, mas se esqueça do fato preço neste momento. Quando ficar difícil excluir fornecedores, seja mais rígido com os requisitos. Menor prazo, quantidade mínima, condições de pagamento, tudo isso pode entrar na balança.
Se por algum motivo você ficou insatisfeita com a lista de 5 fornecedores, recomece seu processo de sourcing estratégico.
Pense sempre que o processo de compras e suprimentos precisa ser o melhor possível para trazer bons resultados para o negócio. E não se esqueça de que sempre existirá um fornecedor qualificado para atendê-lo, talvez ele só não tenha sido encontrado ainda.
Passo 6: peça amostras
Com cinco fornecedores qualificados, é hora de comparar a qualidade da produção de cada um deles. Solicite amostras de todos e, quando recebê-las, compare as principais diferenças. Este é o ponto do Strategic Sourcing em que você começa a considerar o preço.
Quando possível, solicite mais amostras de cada fábrica para garantir que eles não enviem a você a melhor amostra disponível. Diga que você precisa de 5 a 10 amostras para seus representantes de vendas ou para outros potenciais compradores.
Neste momento do processo de compras, entra um detalhe importante. É possível recuperar os custos das amostras se as partes especificarem no contrato de compra que há dedução dos custos de amostra no custo final do pedido. Você pode, também, vender suas amostras para testar o mercado.
Em uma importação, caso você tenha uma consultoria de comércio exterior ao seu lado, é interessante pedir o envio das amostras diretamente a ela. Como a empresa já possui experiência, pode avaliar e revisar tudo para você (inspeção pré-produção).
Passo 7: negocie
Com as amostras em mãos, você consegue separar melhor os bons fornecedores. Então, entramos na etapa de negociação da gestão de compras.
Determine os fatores importantes para seu negócio e comunique-se com seus potenciais fornecedores para trabalhar em prol desses objetivos. Lembre-se que o preço baixo como fator mais importante pode prejudicar a qualidade do seu produto.
Principais tópicos para se concentrar ao negociar:
• Rotulagem especial (possibilidade de marca própria);
• Unidades adicionais para cobrir defeitos;
• Condições de pagamento;
• Embalagem e preparação;
• Pedido mínimo.
Passo 8: identifique seu fornecedor principal
O passo de um Strategic Sourcing após a negociação é determinar qual será o fornecedor principal. Sem dúvidas, será aquele que demonstra requisitos mais qualificadores e que atende às suas necessidades.
Não se esqueça de consultar novamente sua folha de especificações do produto. Se há requisitos nesta lista que fazem com que você rejeite todos os seus fornecedores em potencial, faça uma reavaliação desse detalhe específico.
Neste momento do processo de compras e suprimentos, é natural já estar desgastado. As etapas anteriores demandam bastante atenção. No entanto, a escolha do fornecedor principal é primordial para um sourcing estratégico. Por isso, não negligencie esta etapa!
Outra medida interessante nesta etapa é realizar a inspeção de fábrica para certificar que seu fornecedor segue todas as normas.
Passo 9: elabore os requisitos de produção e o contrato de compra
Já com o fornecedor escolhido, você deverá reunir toda a documentação do seu produto e analisá-la com ele. Dessa forma, você garante que as partes estão de acordo e com total entendimento sobre a transação.
Os documentos de fabricação e compra de produtos são de suma importância no Strategic Sourcing, porque trazem os direitos e as obrigações de cada parte. Portanto, tenha auxílio de advogados especialistas e consultores em comércio exterior, se for caso de importação.
Passo 10: certifique-se da conta bancária do fornecedor
Com toda a documentação em dia e alinhada, a próxima etapa do processo de compras e suprimentos é o pagamento. Mas tenha cuidado! Depois que o fornecedor enviar os detalhes da conta bancária da fábrica/empresa, certifique-se de que eles correspondam ao nome exato que consta no contrato.
Caso o fornecedor tenha enviado essa informação por e-mail, peça a ele para confirmá-la por algum meio mais confiável, como videoconferência ou telefone.
Este pequeno detalhe no Strategic Sourcing pode fazer a diferença, pois evita que você seja vítima de algum golpe.
Passo 11: faça o pagamento inicial
Os dados estão corretos? É hora de fazer o pagamento inicial! Se seu fornecedor é brasileiro, os meios de pagamento já são amplamente conhecidos. Mas e se você está realizando uma importação da China?
Duas formas principais de fazer o
pagamento dos produtos importados:
• Agências bancárias: você deve ter a proforma invoice (fatura comercial) em mãos para enviar ao banco, com a conta bancária do seu fornecedor, para que o gerente autorize a transferência internacional (Transfer Telegraphic, semelhante a um TED ou DOC).
• Corretoras de câmbio: basta procurar uma corretora oficial, cadastrada no Banco Central, para fazer o pagamento, que costuma ser mais rápido, mas mais custoso.
Nos dois casos, o pagamento é feito para a empresa da qual você está comprando ou para a empresa que enviará os produtos. Em geral, o pagamento inicial é de 30% e ocorre quando fecha o preço com o fornecedor. Quando os produtos ficam prontos, ocorre o pagamento do restante antes do embarque.
Com o pagamento integral da importação, você acessa seu Bill of Land e pode retirar a mercadoria no Brasil com a documentação.
Passo 12: mantenha atualizações semanais de produção
O pagamento inicial foi feito, e a produção começou. Mas como garantir que tudo está correndo bem? Solicite relatórios de progresso de produção semanalmente. Essa é uma etapa da gestão de compras importante para garantir o sucesso da transação, mas que muitos empresários negligenciam.
Por isso, fique em constante contato com seu fornecedor. Se houver algum problema, ele deverá informá-lo o mais rápido possível. Assim, você consegue minimizar os riscos, calculando atrasos e resolvendo eventuais problemas.
Passo 13: envie detalhes da remessa ao despachante
Na importação, a escolha de um despachante aduaneiro é essencial para o sucesso na sua importação. Ele é o representante legal da sua empresa junto à Receita Federal na hora de realizar a liberação aduaneira das mercadorias importadas. Para tanto, deverá ter uma procuração do representado e estar incluso no seu Radar-Siscomex.
Dentro do processo de Strategic Sourcing, ele deverá receber os detalhes da sua remessa e as informações do fornecedor para providenciar tudo que for necessário para que você tenha as mercadorias em mãos.
É ele também que verifica se há necessidade de ter anuência de órgãos específicos para o ingresso do produto no Brasil. E daí vem o 14º passo do Strategic Sourcing.
Passo 14: prepare seus produtos dentro das normas
Em seu processo de compras, é preciso separar uma etapa apenas para preparar os produtos para que sejam certificados, quando for o caso. Você deve ter um plano sólido nesta etapa, porque ela pode envolver rótulos, licenças de importação e certificações.
Passo 15: realize a inspeção da sua mercadoria (controle de qualidade)
Uma gestão de compras que não envolve a inspeção de produtos não é eficiente. Existem inúmeros tipos de inspeção, e você deve escolher aquela que melhor se adapta ao seu pedido. Nós mencionamos a inspeção de fábrica como requisito na escolha do fornecedor, e o mesmo vale para este momento.
A inspeção de Pré-Embarque é o tipo mais comum de inspeção. Ela acontece após o término da produção quando a carga já está embalada. Diante de uma amostragem aleatória de produtos, o inspetor confere se a mercadoria está de acordo com os padrões de qualidade.
Passo 16: organize a remessa
Por fim, se você possui um despachante, o último passo do processo de compras é a organização da remessa. Nessa etapa, sua equipe deve se certificar de que a mercadoria chegará às mãos do despachante com toda a documentação preparada para que ela seja entregue no destino final.
Isso inclui todas as informações alfandegárias e taxas, quando se tratar de importação. E, claro, a escolha do frete mais adequado.
Para otimizar a gestão de compras com o Strategic Sourcing, é preciso detalhar todo o processo de compras e suprimentos. Desde a análise de viabilidade da transação até o desembaraço aduaneiro, no caso da importação, existem uma série de ações que facilitam a compra.
Com a Guelcos, por exemplo, você terá auxílio de consultores em comércio exterior desde o primeiro momento para realizar sua importação sem problemas. Conheça um pouco mais sobre nossos serviços!