O processo de importação da China pode ser bastante completo. Ele envolve muitas etapas de análise de diversos fatores, como o fornecedor de bens. Na pesquisa por bons fornecedores, o empresário pode utilizar um processo chamado Source-to-pay (S2P).
Porém, mesmo empreendedores mais experientes com a importação da China têm dificuldades em implementar esse processo. E com razão. Ele inclui nuances importantes que somente uma consultoria especializada compreende.
Demonstraremos, neste post, o que é e como funciona o S2P, bem como a importância de uma empresa especialista em sua aplicação. Acompanhe!
Neste artigo você verá:
1. O que é Source-to-Pay (S2P)
Source-to-pay (S2P) é um processo cíclico que envolve descoberta, negociação e contratação de fornecedores, e pagamento final dos bens. Um software S2P utiliza diversas soluções tecnológicas, como Big Data e Análise de dados, para dar eficiência ao processo de compras.
Isso significa adotar boas práticas em Strategic Sourcing e Supply Chain, como demonstraremos adiante. Por agora, o que é preciso ter em mente é que o S2P agrega as compras às unidades de negócios. Isso traz melhorias de desempenho e possibilita uma melhor análise e gestão de gastos, e geração de valor comercial.
Naturalmente, você deve estar pensando em Procurement, certo? Apenas como lembrança, em um contexto empresarial, Procurement é qualquer processo que envolve as etapas de compra, negociação, logística e gestão de aprovisionamento e aquisição de bens de uma empresa. O S2P seria, assim, um processo de procurement que poderia otimizar um processo de importação.
Vantagens de realizar uma importação
da China com uma plataforma S2P
• Integrar os principais processos de compra a partir de uma única plataforma, com o fim de obter contratos assinados mais rapidamente;
• Observar economias elevadas no processo de sourcing e ter maior visibilidade do procurement;
• Otimizar a confiança, a colaboração e os gastos entre parceiros comerciais;
• Reforçar o compliance (contratual, processual e regulatório);
• Ter previsões mais precisas;
Reduzir erros no processo;
• Negociar melhores preços.
2. Como funciona o processo S2P
O processo S2P transforma completamente o processo de procurement. Ao invés de o empresário lidar com um processo de importação complexo e ineficiente, passará a ter um processo produtivo, econômico, transparente e que gera valor.
Ele é ideal para quando o empresário precisa encontrar novos fornecedores potenciais para atender à demanda por novas matérias-primas, produtos ou serviços que estão fora de sua cadeia de abastecimento existente.
É também interessante caso o empreendedor busca maiores economias, menos riscos e mais produtividade com os novos fornecedores. Por isso, é comum em uma importação da China. E como ele funciona?
O processo S2P tem aspectos gerais
que envolvem as seguintes etapas:
1. Demanda: é identificada a necessidade de novos bens e serviços, ou melhores preços e termos em relação aos existentes.
2. Sourcing: a partir da análise de dados baseada em fatores, como tendências de mercado atuais, gastos históricos e metas organizacionais gerais para o desenvolvimento de produtos, os fornecedores em potencial são identificados e avaliados.
3. Preparação da proposta: toda a documentação relevante, como solicitações de cotação, solicitações de proposta ou solicitação de informações, é preparada, revisada e aprovada.
4. “Licitação”: etapa em que os fornecedores escolhidos são chamados para apresentar suas propostas de acordo com a demanda do empresário.
5. Avaliação e escolha: os fornecedores potenciais são avaliados quanto à adequação e são, finalmente, escolhidos. Momento em que se cria também um pedido de compra, um contrato ou ambos.
6. Negociação e gerenciamento de contratos: os fornecedores são adicionados ao software como um fornecedor preferencial (relacionamento que vai além da oferta atual) e o comprador negocia para estabelecer os melhores termos de contrato e preços.
7. Criação, revisão e aprovação do contrato: assim que as partes chegarem a um acordo, o contrato é criado, revisado por ambas as partes quanto à exatidão e integridade legal e informativa e assinado.
8. P2P: O processo de aquisição para pagamento (Procure-to-pay) é executado, com preços e condições de pagamento ideais para os bens e serviços necessários.
Ainda quanto ao funcionamento do S2P, devemos destacar 2 conceitos aliados ao processo: Strategic Sourcing e Supply Chain.
Strategic Sourcing
Em outra oportunidade, definimos o Strategic Sourcing como “uma metodologia sistêmica para a avaliação completa de todos os aspectos e particularidades envolvidas na compra de um produto”.
Seu objetivo é “mensurar e analisar todos os custos que estarão envolvidos em cada negociação, considerando a complexidade da relação comercial de acordo com os riscos e benefícios financeiros para a empresa”.
Por meio dessa metodologia, o empresário consegue encontrar e escolher os melhores fornecedores e parcerias de negócio conforme os resultados da análise.
No processo S2P, é uma etapa fundamental para descobrir fornecedores qualificados, conseguir acordos mais competitivos, agilizando os ciclos de abastecimento.
Supply Chain
Supply chain ou gerenciamento da cadeia de suprimentos é a forma de gerir, de forma estratégica, de toda a cadeia produtiva de negociação e comercialização do produto.
O processo S2P também entra neste ponto da importação da China, porque o supply chain integra etapas fundamentais da compra de importados.
Além disso, o gerenciamento da cadeia também envolve questões, como garantias, logística, prazos, estoque, armazenamento, venda e suporte ao cliente.
Em outras palavras, o objetivo do supply chain é integrar, de forma inteligente, todos os elos de uma negociação. O resultado é um maior controle das variáveis e uma venda mais rápida e eficiente.
3. Source-to-pay X Procure-to-pay
Agora que você entendeu o processo S2P e seu funcionamento, pode estar se perguntando sobre o Procure-to-pay (P2P). Esses conceitos são bem próximos, inclusive quanto às etapas dos processos.
O Procure-to-Pay (compra para pagar) é um processo de integração de sistemas de compras e contas a pagar. Soluções de compras, ERP (software de planejamento de recursos empresariais) e análise de gastos são integrados para conseguir melhorias, eficiência e precisão de processos em toda a função de compras.
Seleção de bens
Aplicação de compliance e pedido
Recebimento e reconciliação
Faturamento e pagamento
O S2P faz parte do processo de Procurement
e envolve quatro etapas principais:
• Seleção de bens
• Aplicação de compliance e pedido
• Recebimento e reconciliação
• Faturamento e pagamento
O processo P2P prioriza a economia de custos e a criação de valor geradas a partir de insights em tempo real fornecidos pelo gerenciamento de dados mestre em um único local de gestão (geralmente um ERP). No mesmo sentido, consegue reduzir o tempo de ciclo dos pedidos de compra e melhorar a eficiência do processamento de faturas.
Além disso, é capaz de gerenciar de forma otimizada e focar no valor com a automação de processos e a transparência total de dados transacionais e análise de gastos sob demanda.
Em outras palavras, é mais um solução interessante para ser integrada no processo de Procurement, tão fundamental em um processo de importação.
4. Transforme o source-to-pay em uma vantagem competitiva
O processo de importação da China, quando bem feito, pode se tornar uma grande vantagem competitiva para o empresário. Uma das soluções utilizadas para otimizar essa importação é exatamente o Source-to-pay, como demonstramos até o momento.
É possível transformar todo o processo de compra por meio dessa solução. As equipes de procurement e finanças poderão concentrar todas as ações em uma única plataforma, desde a pesquisa de fornecedores e contratação até a compra e o pagamento.
Com isso, é possível vetar e escolher fornecedores com mais rapidez e precisão, eliminando processos manuais demorados que estão mais propensos a erros. Avançando mais na etapa de compra, o S2P também possibilita às equipes colocar e receber pedidos mais rapidamente, verificar orçamentos e aprovações, gerenciar fornecedores, processos e orçamentos.
A vantagem competitiva do S2P vem, no primeiro momento, da otimização de toda a atividade.
Se as etapas são feitas com menos erros e mais rapidez, as equipes se tornam mais produtivas. Ou seja, realizam um procurement mais eficaz e excelente, aliando uma série de capacidades, insights e atividades.
Em decorrência dessa eficiência, a segunda vantagem evidente é que os profissionais da empresa poderão se concentrar em atividades mais estratégicas. O S2P elimina etapas manuais que demandam muitas pessoas.
Ao invés de se destinarem à parte burocrática, poderão se voltar para ações realmente valiosas para o negócio, que envolvem tomada de decisões e análise.
No entanto, para maximizar o impacto e o potencial do S2P, o empresário precisa desenvolver e coordenar um conjunto abrangente de capacidades. É preciso ter domínio de tecnologia, ter ciência sobre o analytics e boas práticas de gestão.
Por isso, na maior parte dos casos, o ideal é contratar uma consultoria especialista em comércio exterior, como a Guelcos, para lidar com todo o processo de S2P.
5. Por que contratar a Guelcos para ajudar sua empresa nesse processo
O processo S2P não é simples. Demanda bastante conhecimento de mercado, habilidades de negociação e credibilidade. Em um processo de importação, qualquer erro com o Source-to-Pay pode inviabilizar financeiramente a operação.
Para evitá-los, o auxílio de uma consultoria especializada em comércio exterior é essencial. Ela será responsável por realizar o S2P, desde a descoberta até a negociação e a contratação do fornecedor. Vamos retomar um ponto importante do S2P para exemplificar como esse auxílio é importante.
O setor de compras de uma empresa deve coletar dados e analisá-los para ter os melhores insights durante o processo de aquisição. A partir daí, poderá realizar o strategic sourcing, a avaliação de fornecedores, a integração do sistema e a gestão de contratos.
No entanto, a análise de dados é uma tarefa complexa. Se ela não for feita da maneira correta, é provável que o empresário não escolha os melhores fornecedores para sua importação da China. E isso pode prejudicar tudo.
Uma consultoria, porém, não só sabe como analisar os dados, mas conhece os melhores fornecedores. Apenas fornecedores confiáveis farão parte do sistema otimizado S2P.
A partir do momento em que se tornarem parte da cadeia de abastecimento, será mais fácil avaliar o desempenho do fornecedor em relação aos principais indicadores de desempenho (KPIs).
Aliás, uma consultoria já faz a avaliação dos KPIs interessantes no processo de importação da China, como entregas no prazo, preço, condições de pagamento e outros.
Um ponto importante para escolher uma consultoria é ver se ela tem atuação no mercado que interessa ao empresário.
No caso da China, por exemplo, a Guelcos possui escritório no país e grande conhecimento sobre aquele mercado. Assim, conseguirá ajudar o empresário em diversos pontos.
KPIs interessantes para avaliar no
processo de importação da China:
• Monitorar e mensurar o valor de forma precisa, considerando os dados coletados, o risco e o desempenho;
• Identificar o valor compreendendo todas as despesas envolvidas e o processo de source-to-pay;
• Capturar valor com a conformidade de contratos, compras e faturamento;
• Criar valor com a execução de ações eficazes de strategic sourcing.
Vamos a outro exemplo para entender os benefícios que a Guelcos pode trazer para sua empresa. Imagine que você trabalha com produtos importados da China.
Encontrar bons fornecedores pode ser até fácil, se você tiver parceiros estratégicos que já realizam o processo de importação.
Com boas indicações se consegue um bom fornecedor. Mas e se não tiver indicações? Confiar somente nas avaliações de sites pode ser perigoso.
Neste ponto, seria interessante ter uma busca mais pessoal, visitar eventos e feiras do setor, ou fazer uma boa busca online com o sistema de captação do e-procurement. Profissionais especializados conseguirão encontrar melhores oportunidades de negócio.
E na hora de negociar? A melhor saída é confiar em técnicos com familiaridade e autoridade nas negociações do território asiático. Nossos profissionais também serão responsáveis por alinhar a produção, a entrega, os contratos e a negociação de condições comerciais.
O Source-to-pay (S2P) é um processo complexo, que vai desde a descoberta de fornecedores até o pagamento final dos bens. No entanto, quando realizado por profissionais capacitados, ele será integrado com outros processos do Procurement, que também envolve a análise de fornecedores em longo prazo.
Se for necessário fazer a substituição ou adquirir novos contratos, seja devido à expansão do negócio ou por desinteresse na relação comercial, os profissionais estarão à disposição do empresário.
E assim funciona a Guelcos. Com comprometimento e credibilidade, atuamos também no mercado asiático, cuidando de todo o processo de importação da China. O S2P é apenas um serviço que oferecemos ao setor de procurement.
Nossa equipe é especialista em negócios internacionais e cuidará de cada detalhe da sua compra. Dessa forma, você poderá usufruir das vantagens competitivas que o S2P proporciona às empresa. Entre em contato conosco!
