Gestão de compras: competências essenciais para quem atua na área

Varejo

Vinicius Marques
março 8, 2021

Uma gestão de compras estratégica na empresa é fundamental para o aumento da lucratividade e a redução de custos.

No entanto, pela importância do papel das compras em toda a atividade empresarial, já se pode imaginar que essa não é uma tarefa simples. É fundamental que o gestor de compras possua competências em diversas frentes, inclusive gestão de riscos.

Por isso, explicamos no artigo como ser mais eficiente com a gestão de compras e estoque, as metas do setor, a importância da sustentabilidade, bem como as competências para quem atua na área. Confira!

Aqui você verá:

1. Como a empresa pode ser mais eficiente com a Gestão de Compras?

Realizar a gestão de compras é organizar e planejar o processo de compras de uma empresa. A área é responsável pela administração de toda a cadeia de suprimentos e se conecta aos setores de produção, manutenção e logística, o que impacta diretamente na oferta do produto ao consumidor final.

Ou seja, diante do menor erro, quem sofre as consequências finais é o cliente, que poderá não encontrar o produto que deseja. E quando um cliente sofre, a empresa perde duas vezes, porque perde a venda atual e a futura.

Por isso, o departamento de compras assume importantes funções para que tudo saia como o planejado. Ele deve fazer a verificação das credenciais dos fornecedores, realizar a inspeção da qualidade do material a ser comprado, além de garantir a entrega do material no prazo.

Quando o gestor de compras entende que seu setor desempenha um papel estratégico, sabe que é diretamente responsável pelo diferencial competitivo da empresa, sua organização e lucratividade, bem como pelo aumento das margens de lucro.

E como a empresa pode ser mais eficiente com a gestão de compras? Veja abaixo.

Dicas para fazer uma
gestão de compras eficiente:

• Investir no relacionamento transparente com fornecedores, pois eles são grandes aliados no setor de compras, especialmente durante períodos de crise, e podem oferecer condições especiais (preços e prazos melhores, por exemplo) para clientes parceiros;
• Fazer a gestão de compras amparada por dados, pois as informações organizadas são ativos valiosos para uma tomada de decisão mais fundamentada, para o planejamento do negócio e para uma visão mais abrangente da cadeia de suprimentos;
• Realizar benchmarking, que é um trabalho de pesquisa profundo sobre a gestão de compras de seus concorrentes, analisando tecnologias utilizadas, fluxo de trabalho, auxílio de terceiros e melhores práticas;
• Revisar suas estratégias de compras após um olhar mais detalhado para o processo, pois é fundamental fazer reajustes e enxugar o orçamento com medidas que reduzam o impacto causado pela crise econômica;
• Trabalhar com compras programadas para itens de fácil previsibilidade, pois têm custo menor para o fornecedor e para seus clientes;
• Planejar melhor as estratégias de compras, considerando os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo.

Para algumas empresas, o outsourcing de compras é uma ótima medida para otimizar o processo, inclusive.

2. Quais devem ser os objetivos da Gestão de Compras?

As práticas para uma gestão de compras e estoque eficiente dão uma noção das potenciais metas do setor. Confira abaixo as principais dela.

3. Por que ficar de olho na sustentabilidade e na inovação na gestão de compras?

Inovação e sustentabilidade na cadeia de valor é um tema bastante visado nos últimos anos. A responsabilidade social, econômica e ambiental permeia todas as decisões de uma empresa, inclusive as decisões de compra. Mas o que isso quer dizer?

De acordo com a International Organization for Standardization (ISO), a compra sustentável é “o processo de tomada de decisões de compras que atendam às necessidades de uma organização para bens e serviços de uma forma que beneficie não só a organização, mas a sociedade como um todo, minimizando seu impacto no meio ambiente.

Isto é conseguido assegurando que as condições de trabalho dos funcionários e de seus fornecedores sejam decentes, que os produtos ou serviços adquiridos sejam sustentáveis, sempre que possível, e que questões socioeconômicas, como a desigualdade e a pobreza, sejam tratadas”.

Perceba que esse conceito é bastante amplo e vai muito além do “respeito ao meio ambiente”. Não é somente realizar a gestão de compra para que o processo aquisitivo esteja alinhada às necessidades da empresa e evite desperdícios. É entender que todo o processo de produção de um produto deve estar alinhado a valores éticos também quanto aos profissionais envolvidos.

Você conhece todas as práticas produtivas de seus fornecedores? Os trabalhadores estão contratados de maneira legal e recebem todos os direitos trabalhistas e previdenciários? O processo produtivo respeita o meio ambiente?

Estar de olho da sustentabilidade não é apenas levantar uma bandeira ou fazer marketing positivo. É uma maneira de realmente ter ganhos reais para sua empresa com as escolhas mais inteligentes do ponto de vista financeiro e em relação aos impactos ambientais e sociais. Uma gestão de compras sustentável garante vantagem competitiva, melhor reputação, otimização de custos e estímulo à inovação do mercado.

De acordo com o Centro de Estudos em Sustentabilidade da FGV, “o objetivo final de um processo de compras que integre sustentabilidade vem a ser a utilização das aquisições de produtos e serviços para fomentar benefícios sociais, econômicos e ambientais de longo prazo, não apenas para a organização que compra, mas para toda a sua cadeia, fugindo do tradicional ‘menor preço’ para alcançar o ‘melhor preço’”.

E como a inovação se conecta com a sustentabilidade? De maneira bastante simples. A inovação é uma das maneiras de uma empresa ser sustentável, pois possibilita encontrar novas soluções para a atividade econômica.

A inovação permite repensar seus meios e métodos de produção e o direciona à busca de novos materiais para trabalhar, tecnologias para exploração de recursos com menor desperdício e poluição.

Em outras palavras, transforma processos e práticas para que sejam mais sustentáveis em grande escala e implementem uma mentalidade inovadora para sua cadeia de suprimentos.

4. Quais os principais aspectos de liderança para quem atua como gestor de compras?

Dado o panorama geral da gestão de compras e das suas inúmeras atribuições, é notável a necessidade de se ter um gestor responsável por tais processos com algumas habilidades indispensáveis.

O gestor de compras tem enorme participação no sucesso da empresa, e o mínimo que se demanda dele é a organização, que se traduz em planejamento para uma rotina de trabalho produtiva.

Como em todo planejamento, deve utilizar corretamente as métricas (KPIs) para apresentar resultados melhores em seu trabalho. No entanto, isso é comum a qualquer bom gestor. Então, quais são os aspectos de liderança para quem atua com gestão de compras?

Boa capacidade de relacionamento

Saber trabalhar em equipe e fazer com que o time de compras apresente um bom desempenho é uma habilidade comum dos bons gestores de compra.

É importante lembrar que seu departamento se relaciona com muitas outras áreas da empresa, e a boa capacidade de relacionamento se desdobra em integração, comunicação e colaboração.

Conhecimento sobre as estratégias da empresa

A boa gestão de compras se liga diretamente às metas e às estratégias de uma empresa. O gestor deve ter completa consciência de como seu setor se comporta para que sua atuação seja em direção aos mesmo objetivos organizacionais.

E, para tanto, deve conhecer as estratégias para guiar seu time. Seus métodos de negociação, por exemplo, devem estar alinhados com os valores da organização.

Avaliação eficiente de custo-benefício

Um dos objetivos da gestão de compras é reduzir custos, certo? O gestor de compras é contratado também com esta finalidade, portanto deve ter a habilidade de tomar decisões focadas na economia de recursos.

Porém, de nada adianta comprar insumos de má qualidade, motivo pelo qual deve saber avaliar bem o custo-benefício de suas compras. A ideia é justamente encontrar o melhor preço, e não o menor preço.

Capacidade de negociação

A capacidade de negociação é uma das habilidades mais importantes na gestão de compras.

Seguindo os princípios de sustentabilidade que mencionamos, o gestor de compras deve conseguir atingir as condições desejadas para sua empresa, sem perder a qualidade da compra.

Com firmeza, empatia, pensamento estratégico e facilidade de relacionamento, é possível aumentar a eficiência das transações realizadas.

Seguindo os princípios de sustentabilidade que mencionamos, o gestor de compras deve conseguir atingir as condições desejadas para sua empresa, sem perder a qualidade da compra.

Com firmeza, empatia, pensamento estratégico e facilidade de relacionamento, é possível aumentar a eficiência das transações realizadas.

Ética profissional

A ética profissional deve ser parte integrante dos valores de uma organização séria. Quando falamos em gestão de compras, ela é fundamental, exatamente por causa da gestão de riscos e compliance, que explicaremos adiante. Em suma, tem a ver com estar sempre em conformidade com as normas legais, com as políticas internas e, claro, com os valores éticos de uma relação comercial.

Proatividade

Proatividade é criar oportunidades ou estar pronto para quando elas aparecerem. É não se acomodar diante da situação, que pode parecer confortável, mas que pode também ser melhor.

O gestor de compras, mesmo com um processo já definido, deve buscar melhorias para sua atuação, seja em relação a fornecedores, quantidades, insumos.

Inovar não diz respeito somente a adotar ferramentas tecnológicas, mas também à mentalidade. E gestores proativos tendem a ser inovadores, pois descobrem ótimas alternativas para suas atividades.

Adaptabilidade

Como sua empresa se comportou com o advento da transformação digital? As mudanças foram enormes e exigiram dos gestores uma grande adaptabilidade. Com a crise econômica e sanitária, o aumento do e-commerce modificou bastante as relações no varejo.

Um bom gestor de compras possui grande adaptabilidade diante de diversos cenários. Essa habilidade é excelente, não só devido ao advento da tecnologia, mas também pelos diversos imprevistos com os quais uma empresa precisa lidar.

5. O que é gestão de risco em compras com a utilização do compliance?

A ideia de sustentabilidade se integra bastante com a gestão de risco em compras. Como pontuamos, uma das competências do gestor de compras é avaliar suas relações para verificar se elas obedecem aos valores da sustentabilidade ambiental, econômica e social.

Um dos principais atributos da gestão de risco é o compliance, a busca pela conformidade dos processos internos em relação às normas do setor. Ter diretrizes claras contra a corrupção e contra o trabalho escravo, por exemplo, impediria uma empresa de manter relações com fornecedores condenados em processos criminais por tais crimes.

Em outras palavras, a gestão de compras e estoque realiza diversas relações comerciais que devem ser criteriosamente selecionadas para que estejam em conformidade com a legislação e com as políticas internas.

Por isso, é fundamental ter um programa de compliance na cadeia de suprimentos para ter procedimentos bem definidos que assegurem a ética e a sustentabilidade por parte dos envolvidos, garantindo assim relações transparentes, legais e idôneas com fornecedores.

É importante ter em mente essa gestão de risco em compras, porque o impacto de uma relação suspeita é muito grande para uma empresa. Já pensou ser considerada conivente com uma situação de trabalho escravo?

Os consumidores estão cada dia mais conscientes sobre o conceito de responsabilidade social. Suas escolhas não se baseiam somente na qualidade do produto, mas também na qualidade e na conformidade de toda a cadeia de valor.

Boas práticas para gestão
de risco na gestão de compras:

• Realizar um bom controle de fornecedores, com um sistema rigoroso de seleção e contratação, incluindo normas e políticas internas para as contratações, alinhamento de processos e objetivos com os parceiros selecionados e definição de um código de conduta para tal relacionamento;
• Investir na tecnologia na área de compras, com softwares e plataformas de gestão que podem reduzir bastante os riscos e as falhas, como adulterações de dados, e aumentar o monitoramento e o controle dos processos;
• Estabelecer ações para evitar fraudes (programa de compliance) para monitorar as transações e negociações, de modo que todos os envolvidos na relação comercial atendam às normas legais;
• Realizar auditorias internas nos processos de compras para identificar erros, gargalos e inconsistências nos procedimentos, evitando prejuízos;
• Estar em conformidade com a legislação, acompanhando de perto as alterações das leis nos campos financeiro, contábil e tributário.

A gestão de compras é um processo de fundamental importância para a empresa, pois se relaciona diretamente com sua margem de lucro. No entanto, sua complexidade demanda bastante atenção em diversos aspectos, como sustentabilidade e compliance.

Para os negócios que trabalham com importação, os processos de compra podem ser ainda mais complexos, pois envolvem outras questões, como tributos e relacionamento com fornecedores estrangeiros.

Neste caso, uma consultoria de importação, como a Guelcos, pode reduzir o peso do gestor de compras, auxiliando-o nos processos para que seu setor tenha maior desempenho. Veja como a Guelcos pode ajudá-lo no processo de importação!