Se você investe em importação de produtos sem apostar em uma boa auditoria de fábrica na China, pode se deparar com uma série de problemas.
A depender de quais forem os problemas, você não poderá recuperar o seu tempo e dinheiro e acabará por ir no caminho contrário ao da otimização do seu processo de importação da China.
Então, para fazer tudo da forma correta, é importante fazer uma auditoria de fábrica na China que ajude sua empresa a se certificar da capacidade do fornecedor na China e da confiabilidade dos produtos, juntamente com uma inspeção de produção.
Aqui você verá:
- 1. Como funciona a auditoria de fábrica na China?
- 2. Quais são os tipos de auditoria de fábrica?
- 3. Por que Realizar uma auditoria de fábrica para selecionar um fornecedor confiável?
- 4. É possível fazer auditoria de fábricas na China por conta própria?
- 5. Existe uma lista de verificação do auditor durante uma auditoria de fábrica?
Como funciona a auditoria de fábrica na China?
A auditoria de fábrica na China é essencial para o importador, especialmente em grandes escalas de importação. Em seus diversos tipos de inspeção, o empresário ou a empresa contratada por ele faz uma verificação completa dos fornecedores chineses.
De forma bem direta, checa pontos de controle para concluir se determinada fábrica é adequada aos seus desejos. Dessa maneira, poderá fazer uma importação relevante, capaz de aprimorar seus negócios e proporcionar lucro.
Profissionais que prestam esse serviço já possuem um checklist com base em sua própria experiência, mas o contratante pode personalizá-lo para incluir novos pontos de controle.
Afinal, você pode ter objetivos adicionais de acordo com seu plano de ação específico, o que deve ser compreendido pelos auditores.
A maior dúvida dos empresários acerca da auditoria de fornecedores costuma ser onde executá-la e quem será o responsável pela auditoria de fábrica. Ela deve ser executada nas instalações dos fornecedores chineses.
Se você não puder ir à China presencialmente para realizá-la ou não tiver conhecimento para tal, o ideal é contratar especialistas em importação da China, pois são os profissionais mais capacitados para avaliar fábricas na China.
Uma consultoria de importação local e de renome, como a Guelcos, oferece diversos tipos de inspeção essenciais e necessárias para evitar perdas nos negócios. E quais são esses tipos?
2. Quais são os tipos de auditoria de fábrica?
Existem vários tipos de auditorias de fábrica que você pode escolher de acordo com seu orçamento. Se você quiser informações completas das fábricas na China, todas serão úteis. Aqui estão alguns tipos de inspeção:
Auditoria Técnica
A auditoria de fábrica na China técnica proporciona uma avaliação elaborada da confiabilidade e capacidade do fabricante em várias questões.
Por ser ampla, é importante elaborar um relatório organizado para apresentar ao empresário que a contratou.
Essa é a chamada auditoria padrão, a parte central dentre os tipos de inspeção de fábricas na China. E o que se verifica nesta auditoria técnica? Veja a seguir:
• Registro da empresa, estrutura organizacional e societária, licenças comerciais e de fabricação, clientes e países de exportação atuais e anteriores, volumes de vendas aproximados;
• Testes, controle de qualidade e reconhecimento de padrões de produtos, inclusive com separação visível entre os departamentos de controle de qualidade e de produção;
• Produção, equipamento, manutenção e capacidade de fabricação (o nível de detalhe varia conforme seus objetivos e suas decisões futuras);
• Departamentos e administração do escritório, com nomes e funções dos funcionários administrativos da fábrica, e recursos logísticos;
• Infraestrutura, limpeza, instalações e segurança;
• Controles e impacto ambiental.
Auditoria Social
A auditoria com base no cumprimento social visa a conformidade social em várias questões. É possível avaliar o compromisso social, por exemplo, que verifica o respeito às condições sociais de trabalho e de segurança.
Os requisitos são analisados por meio de uma lista de verificação. Se o fornecedor passa bem por essa auditoria, pode construir uma marca sólida no mercado.
Auditoria de Idoneidade
As auditorias de idoneidade podem abranger diversos aspectos. No que diz respeito à avaliação da situação do fornecedor, podemos chamá-la de Auditoria de Crédito (Credit Report).
Acessando sistemas do governo e empresas privadas de crédito na China (semelhante ao nosso SERASA), é possível avaliar o capital social da empresa, litígios em aberto e até vagas de emprego que ela disponibilizou recentemente.
Você pode coletar informações sobre a composição acionária, a situação financeira, econômica e fiscal.
Outra auditoria de idoneidade é a chamada Idoneidade de Fábrica. Nada mais é do que descobrir se você está lidando com uma fábrica ou empresa comercial (trade). Muitos fornecedores chineses alegam que são fábricas, mas são apenas empresas comerciais (ou algo ruim).
Por isso, existem maneiras de verificar a idoneidade de fábrica:
• Verificar a localização do fornecedor na China: os produtos têm áreas industriais próprias na China. Quem quer importar brinquedos da China, por exemplo, deve procurar fábricas de Chenghai, província de Guangdong.
• Avaliar os relatórios de auditoria de fábrica: o fornecedor deve se mostrar solícito caso o auditor peça documentos ou referências comerciais para comprovar seus negócios.
• Verificar a Certificação ISO 9001: a maioria das empresas que possuem essa certificação são fábricas, já que uma empresa comercial não precisa tê-la.
• Verificar a licença comercial do fornecedor (idoneidade de fábrica): verifica o Business Scope”, que deve incluir palavras como ” fabricar ou produzir”.
3. Por que realizar uma auditoria de fábrica para selecionar um fornecedor confiável?
Ao realizar uma auditoria de fábrica na China, o comprador conhecerá a fábrica em detalhes por olhos profissionais de auditores qualificados. Ele poderá esclarecer suas dúvidas sobre se a fábrica:
• Estabeleceu um sistema de gestão de qualidade apropriado para garantir uma boa qualidade de fabricação e satisfazer as necessidades do comprador;
• Tem número de funcionários e maquinário compatíveis com a capacidade produtiva;
• Tem experiência na produção do produto e capacidade de produção e entrega;
• É de um fornecedor experiente com métodos de produção aceitáveis;
Possui registros e certificados chineses para operar;
• Atende às especificações técnicas;
• É uma farsa ou realmente existe.
A seguir, falamos um pouco mais sobre os motivos para realizar uma auditoria de fábrica dos fornecedores chineses.
Para garantir a realização de negócios somente com fábricas da China idôneas
A auditoria de fábrica na China é muito útil para que o importador não realize negócios com empresas pouco confiáveis. Neste aspecto, é importante verificar a legalidade do fornecedor, sua conformidade com as normas locais e sua reputação no mercado.
Além disso, os tipos de inspeção são diversos e ajudam o auditor a saber também o histórico e eventuais certificações da empresa.
Na auditoria técnica, como demonstramos, poderá avaliar as condições físicas, a capacidade de produção, a padronização dos produtos, os padrões de qualidade, dentre outros aspectos.
Por este motivo, realizar a auditoria de fábrica é tão importante, pois aponta se o empresário realizará o negócio com uma fábrica confiável, capaz e de boa reputação. Ou seja, uma importação bem sucedida.
Para não ser enganado por fornecedores chineses mal intencionados
Empresas golpistas existem em qualquer lugar do mundo. Por isso, o empresário deve se precaver para não ser enganado por fábricas mal intencionadas.
A saída para isso é realizar a auditoria de fornecedores. Com o auxílio de profissionais qualificados, é possível fazer diversos tipos de inspeções para diminuir os riscos.
É importante destacar que auditores menos experientes podem ser enganados pelas fábricas. Você faz ideia de como as fábricas da China (e de qualquer lugar do mundo) podem enganar as auditorias?
Nas auditorias de qualidade, por exemplo, a verificação é feita basicamente por meio de documentos. Existem fabricantes que se certificam de que somente alguns registros fiquem disponíveis no dia da auditoria.
Agora, se eles correspondem à realidade ou não, somente um auditor especialista conseguirá confirmar. Uma das maneiras é ter uma lista de verificação bem feita.
Outra forma é realizar auditorias sem aviso prévio, verificar a veracidade de certificados e outras medidas.
Nas inspeções de produtos, as fábricas tentam enganar os auditores em diversas etapas. Elas fazem ajustes temporários de produtos antes da inspeção, colocam as melhores peças na parte superior da pilha na fase de amostragem, manipulam a precisão de equipamentos especiais durante testes, apresentam certificações ou resultados de testes falsos na revisão, dentre outras práticas.
Para evitar isso, o auditor pode estabelecer inspeções pré-embarque, supervisão de carga de container, verificação de instrumentos de medição, dentre outras medidas.
A ideia é sempre mostrar aos fornecedores chineses a competência e a atenção para a produção. Manter-se em permanente vigilância será importante.
No caso das auditorias sociais, há grande dependência de documentos e entrevistas com o pessoal. Isso servirá para atestar a conformidade às leis trabalhistas e sociais.
Por isso, as fábricas da China e de outros países preparam seus empregados, orientando-os com as respostas corretas sobre diversos aspectos.
Há casos, inclusive, em que os trabalhadores são convencidos até mesmo com promessas de mais benefícios (ou ameaças, infelizmente).
Para conseguir somente informações verídicas, o auditor deve ter experiência neste tipo de trabalho.
4. É possível fazer auditoria de fábricas na China por conta própria?
Antes de fazer negócios com fornecedores chineses, você deve começar uma avaliação minuciosa. Mas será que é possível realizar auditoria de fábricas na China por conta própria?
O ideal é que essa atividade seja realizada por especialistas, até mesmo para que não haja falhas e enganos. Mas o empresário pode, sim, realizar algumas verificações.
O primeiro passo é verificar se a licença de negócios é real, já que esse documento garante que a empresa está cumprindo as normas ou se ela é admitida na China.
E como fazer isso? São três principais maneiras:
1. Verificação junto ao departamento industrial e comercial local;2. Verificação por meio da digitalização do QR Code;
3. Verificação no Sistema Nacional de Publicidade de Crédito Empresarial;
Na verificação junto ao departamento, os funcionários desta agência podem ajudá-lo a verificar os fornecedores chineses nos quais está interessado. Isso pode ser feito de maneira presencial, mas há também métodos de verificação online.
No caso da digitalização do QR Code, tenha em mente que essa verificação só servirá para as novas versões de licenças comerciais. Se for o caso, existe um QR Code que você pode ler. Na sequência, você será levado a uma página com o código de crédito social unificado da empresa.
Na caixa de pesquisa, você clica no nome da empresa que deseja procurar. As informações básicas de registro de negócios serão mostradas na próxima página. Basta copiá-las e jogar no Google Translate para ler as informações. Mas quais informações são relevantes?
Você deve verificar os seguintes itens:
• Nome da empresa: o nome da empresa e a natureza empresarial devem ser consistentes.
• Número de inscrição: o número de registro em uma versão mais antiga de uma licença comercial chinesa é um número de 15 dígitos. O número de registro (ou Código de Crédito Social Unificado) em uma nova versão de uma licença comercial chinesa é um número de 18 dígitos.
• Endereço corporativo: o endereço de uma empresa é uma informação fundamental. Se você descobrir que o endereço não é consistente, você precisa confirmar com a empresa para descobrir se a empresa se esqueceu de informá-lo às autoridades. Parte relevante das empresas cadastradas não tem endereço fixo oficial no cadastro, o que pode indicar uma potencial empresa fantasma.
A verificação no Sistema Nacional de Publicidade de Crédito Empresarial é simples. Em caso de licença na versão antiga, acesse o site do sistema para verificar.
Procure o registro da empresa usando o nome registrado no Código de Crédito Social Chinês ou Unificado. O Código de Crédito Social Unificado está no canto superior direito da licença comercial.
Na sequência, clique no nome da empresa que deseja procurar e, depois, cruze as informações básicas de registro de negócios. Exatamente como fez após escanear o QR Code.
Essas são as três formas de você, sozinho, verificar fábricas na China. Não deixe de realizar essa auditoria de fornecedores chineses antes de fechar negócio, ok?
5. Existe uma lista de verificação do auditor durante uma auditoria de fábrica?
Como demonstrado, existem diferentes tipos de inspeção que podem ser realizadas em fábricas na China.
Caso você contrate uma empresa especializada, não precisa se preocupar tanto com a lista de verificação do auditor. Afinal, os especialistas já possuem um checklist de costume. Mas você pode acrescentar questões personalizadas, ok?
Vale pontuar que algumas auditorias são simplificadas, feitas somente para cumprir o essencial, e também mais econômicas. Mas há também inspeções muito detalhadas e mais caras. Para cada tipo, será preciso uma lista de verificação específica para a auditoria de fábrica.
O mais importante ao escolher a empresa de auditoria para executar este serviço é certificar-se de que a auditoria de fornecedores seja projetada seguindo padrões internacionais, como a norma ISO 9001, que é a referência em termos de sistema de gerenciamento de qualidade.
Acabamos de pontuar que auditar uma fábrica por conta própria é arriscado. Por isso, o comprador deve contar com uma empresa profissional e local, que será capaz de identificar quaisquer pontos fracos, documentos pouco claros ou atitudes estranhas dos representantes da fábrica. Tudo isso constará na lista de verificação.
Os auditores profissionais conhecem muito bem o mundo da manufatura, principalmente na China, além da norma ISO 9001 e a cultura local.
Apenas a título exemplificativo, veja quais informações são verificadas na fábrica pelo auditor:
• Sistema de Gestão: controle de projeto, controle de compras, gerenciamento de armazenamento, inspeção de recebimento, controle de produção, inspeção e teste interno final do produto.
• Verificação de instalações: escritório, equipamentos, linhas de produção, etc.
• Clientes e Experiência: histórico comercial, verificação de amostras, etc.
• Perfil de fábrica: nome, detalhes de contato, verificação de licenças, etc.
• Empregados e força de trabalho: gestão, trabalhadores, etc.
• Verificação de documentos: licenças, certificados, etc.
Além disso, ele faz o controle de equipamentos de medição e teste, gerenciamento de recursos, melhoria contínua e responsabilidade ambiental.
Informações para conferir ao receber o laudo da auditoria da fábrica
Após realizar a auditoria de fábricas na China, o auditor deverá elaborar um ou mais relatórios, dependendo do serviço contratado. Eles devem responder às questões suscitadas na lista de verificação conforme os tipos de inspeções.
O empresário que contrata a auditoria deve conseguir ver quais procedimentos, processos e tarefas foram auditados. No mesmo sentido, tem interesse em saber quais problemas foram encontrados. É o caso de procurar outro fornecedor ou basta solicitar a adequação à empresa auditada?
É importante ressaltar que o profissional responsável pela auditoria de fábrica não pode omitir informações relevantes. O empresário que o contratou precisa de segurança para realizar a importação, e este profissional conseguirá dados fundamentais para a tomada de decisões.
Por isso, mais uma vez, é preciso contratar a empresa correta. Conte com a Guelcos para realizar sua auditoria de fábrica na China e aposte em uma empresa que possui amplo conhecimento técnico para importação da Ásia!
