Estabelecer índices de desempenho dentro de uma empresa de varejo é de extrema importância para manter a qualidade e a eficiência da cadeia produtiva. No caso de um negócio de importação, índices como o OTIF exercem papel fundamental na hora de melhorar o planejamento estratégico, reduzir custos e maximizar a produtividade do empreendimento.
O OTIF é um indicador de desempenho que pode impactar de maneira significativa a relação entre a empresa e seus clientes, além de viabilizar a tomada de decisões precisas e ágeis dentro da empresa. No entanto, vale ressaltar que para que essa técnica realmente funcione, ter uma cadeia de suprimentos bem estruturada é o primeiro passo.
Isso porque para coletar e avaliar os dados que compõem esses relatórios, é essencial que eles estejam sempre atualizados e completos. Para determinar o OTIF, por exemplo, a empresa precisará avaliar os produtos de maneira individual e de acordo com as particularidades de cada venda/entrega.
Quer saber mais sobre o que é o OTIF e como ele pode beneficiar o seu negócio de importação? Então continue a leitura e confira!
Aqui você verá:
1. O que é OTIF e para que ele serve
A sigla OTIF é usada para abreviar o termo em inglês “On-Time In-Full”, que em tradução para a língua portuguesa significa algo como “dentro do prazo e completo”. Essa nomenclatura resume perfeitamente do que o indicador trata: ele analisa dados relacionados às entregas completas de produtos.
Basicamente, o OTIF é usado para descrever e quantificar os produtos que foram entregues dentro do prazo e de acordo com o pedido do cliente, sem falhas, erros ou devoluções. Dentro de uma empresa que trabalha com importação, conhecer esses números é fundamental para avaliar questões importantes dentro do negócio, como desempenho dos fornecedores e satisfação dos clientes.
Por se tratar de um indicador que avalia dois dados diferentes – o prazo e a completude da entrega – é possível ainda dividir as análises em dois grupos. Desse modo, é possível chegar a coeficientes sobre as entregas realizadas no prazo e as entregas realizadas corretamente, com o pedido completo e de acordo com a solicitação do consumidor.
Essa qualificação separada também é importante para empresas que trabalham com importação. Afinal, fornecedores que entregam no prazo mas tem recorrência em erros e falhas nos pedidos entregues podem causar um impacto negativo para a marca.
Diferente das negociações em território nacional, a necessidade de trocas e devoluções em compras importadas costumam envolver prazos maiores e uma logística mais complexa. Essas características afetam a rentabilidade do importador e o relacionamento com os clientes, que podem evitar de fazer novas compras para evitar esse tipo de problema.
Nesse mesmo cenário, fornecedores que sempre acertam nos pedidos e não apresentam grande índice de devoluções ou reclamações, mas que não conseguem cumprir com os prazos, também podem manchar a imagem da empresa e prejudicar a relação com os clientes.
Por isso, para garantir que o desempenho será eficiente e satisfatório, avaliar o OTIF e realizar as reparações necessárias é a melhor estratégia.
2. Quais os benefícios do OTIF para quem importa
Como citamos, monitorar frequentemente os dados que revelam o desempenho do empreendimento pode ser determinante para o sucesso de um negócio de importação. Isso porque índices como o OTIF podem agregar benefícios financeiros e operacionais para a empresa.
Listamos aqui as principais vantagens do OTIF para quem importa.
Análise e manutenção de fornecedores a longo prazo
Encontrar bons fornecedores é o objetivo de qualquer empresa que trabalha com importação. Afinal, os preços negociados terão impacto direto na margem de lucro e na rentabilidade do negócio, determinando se vale a pena ou não comprar produtos estrangeiros para revenda.
No entanto, para que um fornecedor seja realmente qualificado, é necessário que ele apresente características que vão além dos preços competitivos. Por envolver uma logística mais complexa e demandar um investimento maior, envolvendo taxas e impostos, a escolha do fornecedor ideal deve considerar todos os custos envolvidos dentro de uma metodologia de strategic sourcing.
Essa estratégia permite com que os profissionais envolvidos no supply chain da empresa avaliem recorrentemente se as parcerias internacionais estão sendo lucrativas ou não de acordo com a relação completa de custos e receitas.
Para complementar essa metodologia, o OTIF viabiliza a avaliação não só da relação de custo-benefício, mas também da satisfação dos clientes, que são a base fundamental para o sucesso do empreendimento.
Sendo assim, o OTIF também considera que o fornecedor ideal deve manter bons índices de entrega dentro do prazo e completos, de acordo com cada pedido individual feito pelos clientes.
Encontrar parceiros que ofereçam preço competitivo, prazos bem estabelecidos, qualidade na entrega e condições especiais na relação comercial é a chave para que o seu negócio de importação seja lucrativo, confiável e bem visto no mercado.
Fortalecimento da relação entre os clientes e empresa
As compras online estão cada vez mais populares no Brasil e no mundo. Como vantagem estratégica para quem trabalha com importação, a possibilidade de vender via e-commerce através de cross-border maximiza de maneira exponencial as chances de alcançar um público maior e clientes em potencial em qualquer lugar do mundo.
No entanto, junto com as novas oportunidades surgem também novos concorrentes em um mercado acirrado e competitivo. Para conquistar o mercado e solidificar a sua marca, investir na qualidade e na eficiência da cadeia de suprimentos é essencial.
Desse modo, é possível fortalecer o relacionamento com os clientes, oferecendo condições especiais, prazos reais, acompanhar a tendência de produtos, certificando sua qualidade e garantindo preços atrativos.
Para garantir o sucesso de um negócio de importação é preciso que todas essas características estejam em equilíbrio, para que os clientes tenham confiança em estabelecer uma relação comercial a curto, médio e longo prazo.
Implantar o OTIF para monitorar o desempenho permitirá com que a equipe responsável avalie se os clientes estão recebendo seus pedidos dentro do prazo indicado e em condições adequadas. Além dessa identificação, esse indicador também viabiliza soluções mais ágeis e simplificadas.
Ou seja, ao identificar que certo produto ou fornecedor está com baixos índices de desempenho, a troca ou revisão dessa relação comercial poderá ser feita em tempo hábil para evitar grandes prejuízos e reclamações.
Ao mesmo tempo, a equipe de atendimento poderá oferecer suporte imediato e completo para os clientes que relatarem problemas, se prontificando a solucioná-los o mais rápido possível e melhorando assim a satisfação e a experiência do cliente, o que agrega confiabilidade e autoridade à marca.
Redução de custos e otimização da logística
Calcular o OTIF ajuda a empresa a identificar falhas e gargalos de produção de maneira mais rápida e assertiva. Além de agilizar as soluções, esse benefício também causa impacto positivo na redução dos custos e na otimização da logística.
Isso porque a correção de pequenos erros ou até mesmo a substituição de fornecedores e parceiros com base em avaliação de índices como OTIF e strategic sourcing permitem que a empresa esteja sempre se beneficiando das melhores relações de custo-benefício do mercado.
Afinal, as variações cambiais e nas diretrizes de importação pode fazer com que um fornecedor que era vantajoso antes possa começar a dar prejuízos, principalmente em casos onde há grande número de devoluções e cancelamentos por falha nos prazos.
A riqueza de informações sobre os índices de desempenho da cadeia de suprimentos promove um equilíbrio constante nas relações comerciais, facilitando o planejamento da empresa em relação a rentabilidade e manutenção de produção, logística, estoque e atendimento ao cliente.
3. Como calcular o OTIF e implementá-lo em sua operação
Para iniciar o processo de implementação do OTIF em sua empresa de importação é importante seguir alguns passos fundamentais, como listados abaixo.
Processo de implementação do OTIF
1. Documentar todos os processos logísticos e atividades envolvidas da compra até a entrega do produto ao consumidor final;
2. Definir a metodologia para os registros, cálculos e avaliações, quem será a equipe responsável por essa etapa dentro do supply chain, se o serviço será terceirizado e quais tecnologias poderão otimizar esses processos;
3. Treinar e capacitar a equipe responsável, integrando todos os setores e fortalecendo a comunicação entre todos os elos envolvidos na cadeia de suprimentos;
4. Manter registros sobre atualizações de status, reclamações, pedidos de trocas ou devoluções, cancelamentos, motivos de solicitação de suporte, agendamentos e reagendamentos e fotos e documentos relevantes para as solicitações;
5. Analisar e calcular todos os dados e informações coletadas pelo setor, para quantificar e avaliar os índices de desempenho de acordo com o produto e/ou fornecedor.
É importante ressaltar que existem ainda duas maneiras de implementar o OTIF dentro de um negócio de importação: criando e estruturando um setor exclusivo para essa responsabilidade dentro da própria empresa, ou então terceirizando esse serviço para especialistas em relações comerciais que possam fazer essa conexão entre a empresa importadora e o mercado externo.
Ao contratar uma consultoria em comércio internacional, como a Guelcos, é possível contar com uma plataforma tecnológica e inovadora que conecta todos os setores envolvidos na relação comercial em um só lugar. Dentro dessa plataforma é possível analisar e conferir prazos, status de entrega e outras informações relevantes que vão da compra até a entrega.
Além disso, a Guelcos é composta por uma equipe de profissionais especialistas em realizar atividades como sourcing e procurement, realizando a qualificação de fornecedores de acordo com o melhor custo-benefício para a empresa.
Se você trabalha ou deseja trabalhar com importação da China, por exemplo, vale a pena contar com a expertise da equipe Guelcos que mora no país asiático e conhece as melhores feiras e eventos para fortalecer e ampliar a rentabilidade do seu negócio de importação.
4. Como calcular o OTIF durante o processo de importação
De modo geral, o OTIF pode ser calculado dentro de várias áreas na cadeia de suprimentos, de acordo com a função e o objetivo de cada uma delas. Veja abaixo algumas possibilidades de desdobramento desse índice.
Como calcular o OTIF durante
o processo de importação
• OTIF Fornecedor: avaliação do desempenho da entrega dos produtos pelos fornecedores;
• OTIF Produção: avaliação do desempenho nas entregas dentro do processo produtivo, como uso de matéria-prima importada ou personalização de produtos para envio ao consumidor final;
• OTIF Vendas: avaliação do desempenho do departamento comercial para comunicar pedidos para a área de produção e separação;
• OTIF Logística: avaliação do desempenho em relação a logística interna da empresa, ou seja, saída do pedido do setor de produção para o setor de distribuição e armazenagem;
• OTIF Entregas: avaliação do desempenho nas entregas diretas para o consumidor final, analisando prazos e qualidade da entrega de acordo com o pedido, feedbacks e análise do relatório de satisfação dos clientes.
Na prática, o cálculo do índice deve ser feito considerando o desempenho dos produtos e das etapas correspondentes de maneira individual. Feito isso, basta analisar as porcentagens registradas para cada elemento “on-time” e “in-full”.
Exemplo: considerando que sua empresa tenha registrado índices de:
• 0,95% On-Time;
• 0,87% In-Full.
O indicador de desempenho ideal será de:
• 0,95 x 0,87 = 0,8265, ou seja, 82,65% de OTIF.
Isto quer dizer que sua empresa realiza cerca de 82,65% de entregas perfeitas, isto é, dentro dos prazos e em condições completas, sem falhas, avarias, cancelamentos ou devoluções. Com base nesse valor será possível estudar estratégias para melhorar tanto o On-Time quanto o In-Full, ou ambos caso seja necessário.
Gostou de conhecer melhor sobre o que é o OTIF e como ele pode agregar positivamente em sua empresa de importação? Então confira também nossas dicas de como importar produtos da China e vender em sua loja online!