Outsourcing de Compras (BPO) é uma prática que vem sendo adotada por algumas empresas na hora de importar e exportar produtos. Mas você sabe o que é outsourcing? Por que realizar o outsourcing de compras ao invés de ter processos internos destinados à aquisição?
Neste texto, trabalhamos o conceito de BPO em compras, suas vantagens e dificuldades, e a importância de contar com especialistas para executar essa prática. Acompanhe!
Aqui você verá:
1. O que é Outsourcing de Compras (BPO)
O que é outsourcing? É o processo de delegação de atividades para terceiros. Business Process Outsourcing (BPO) é a delegação dos processos de um negócio. O Outsourcing de Compras, então, é a delegação do processo de compras para uma empresa parceira especializada. Na linguagem simplificada, a terceirização de compras.
Em geral, quando se fala de delegação, há um erro de acreditar que as atividades delegadas são burocráticas e secundárias. Atualmente, inclusive no aspecto legal, é possível terceirizar atividades estratégicas, do core business da empresa, como é o caso de produção, marketing, vendas e compras.
Terceirização x BPO
O Business Process Outsourcing (BPO) é um tipo de terceirização, mas esses procedimentos são um pouco diferentes. A principal diferença é que o BPO envolve uma avaliação profunda de processos, procedimentos internos e infraestrutura da organização.
Na prática, a estrutura da empresa é remodelada com tecnologias e com a terceirização de processos internos de um especialista.
Por isso, o BPO garante uma performance empresarial maior, aumentando também a qualidade dos produtos e serviços prestados, algo que nem sempre acontece na terceirização.
Em outras palavras, é um Business Process Outsourcing capaz de acelerar o processo de ganho de conhecimento ou amadurecimento dos processos internos de compras.
2. Como fazer Outsourcing de Compras (BPO)
Quando falamos de outsourcing de compras, estamos falando de uma área extremamente estratégica, que diz respeito ao coração do negócio. Em um eventual outsourcing de compras, o primeiro passo é entender como a área é vista pelo empresário. Essa avaliação será feita pelo prestador do serviço de outsourcing de compras (empresa parceira, como a Guelcos).
O parceiro deverá entender se a área de compras é vista como estratégica e se possui relevância para atingir os objetivos da organização. Se for o caso, deve saber se a empresa está disposta a realizar investimentos internos necessários para se tornarem maiores e permanecerem em um novo patamar.
A partir da resposta, ele poderá decidir, junto ao empresário, se realmente é preciso realizar o outsourcing de compras. Se houver alguma restrição orçamentária para tornar a área um setor de alta performance, pode ser mais vantajoso buscar parceiros que consigam melhorar os resultados por outros meios, sejam com investimentos processuais ou tecnológicos.
É importante considerar este ponto, porque o BPO de compras poderá ser melhor aproveitado por quem deseja subir de patamar ou amadurecer os processos internos de compras. Se o foco é outro, ele não se justifica.
Em segundo lugar, para fazer a terceirização de compras, o empresário deve ter em mente o nível dessa terceirização. No Business Process Outsourcing (BPO), ocorre a terceirização de um processo completo.
Por isso, a empresa deve avaliar se possui capacidade interna processual para assumir atividades operacionais de baixa relevância estratégica que consomem um grande volume de recursos ou se ela também será transferida para a empresa parceira.
A Guelcos, por exemplo, possui métodos e tecnologias especializadas para otimizar os processos de compras na Ásia, resolvendo toda a parte operacional e burocrática de uma importação.
Gestão de fornecedores, de contratos, análise de viabilidade, auditoria de fábrica e outras atividades relacionadas ao processo de compras se tornam bem mais fáceis. Nossa equipe especializada é capaz de trazer todos os benefícios do outsourcing de compras, que serão abordados adiante.
3. Vantagens do BPO na hora de importar
Agora que você sabe o que é outsourcing, deve estar se perguntando qual a vantagem de adotar o Business Process Outsourcing na hora de importar.
Como pontuamos, a terceirização de compras internacionais para uma empresa confiável e especializada em comércio exterior é garantia de processos otimizados.
Os benefícios podem variar conforme o que foi contratado, claro, mas quando se pensa em BPO, novamente frisamos que a terceirização de compras é completa. Afinal, envolve uma avaliação de todos os processos e procedimentos internos de compras.
De maneira geral, porém, podemos apontar que a melhoria nos processos internos causa diversos benefícios, como redução de custos, economia de tempo, maior produtividade, foco no core business e maior flexibilidade interna.
Redução de custos
Reduzir custos e diminuir as ineficiências de gastos é fundamental em qualquer empresa. Quando tratamos de importar da China ou de outro país asiático, o assunto é ainda mais sério devido aos custos de logística.
Um erro no processo de compras, e toda a parte financeira da transação pode ficar comprometida. Para que as falhas não ocorram, é preciso ter atenção a muitos fatores internos e externos.
Mas e se ele adotar o outsourcing de compras? Quando o empresário terceiriza essas preocupações, coloca suas necessidades nas mãos de especialistas que não só têm as habilidades específicas necessárias, mas também têm a capacidade de lidar com esses tipos de solicitações com facilidade.
A economia de recursos financeiros ocorre em vários âmbitos, como não ter a necessidade de treinar funcionários para realizar importações, não ter gastos extras por erros no processo de compras, não perder tempo com a gestão de fornecedores, dentre outras tarefas.
Além disso, o empresário poderá focar suas ações em outras tarefas estratégicas que podem apoiar outras áreas do negócio. A atualização quanto às inovações tecnológicas, por exemplo, pode ser crucial para otimizar todos os processos internos, aumentando a competitividade e melhorando o posicionamento no mercado.
Vale destacar que a redução de custos se dá também em relação ao pessoal. Para realizar uma compra internacional, é preciso ter profissionais com conhecimento de comércio exterior, especialmente quando se trata da Ásia. Essa especialização pode sair caro para o empresário.
Por isso, ter um terceiro prestando tal serviço é mais interessante, porque não há ociosidade por parte do parceiro (só trabalha para a empresa se há processos de compras), nem vínculo empregatício (o que poderia causar custos maiores em caso de rescisão trabalhista).
Economia de tempo
Uma etapa importante na hora de importar da Ásia é escolher bons fornecedores para seus produtos. Eles são fundamentais para garantir a qualidade da entrega e a idoneidade nas relações comerciais.
E para que essas relações sejam boas, é preciso investir tempo para cultivá-los. Especialmente na China, em que vale a regra do “guanxi”.
Além disso, o empresário que pretende importar deve escolher com cuidado seus produtos, para atender às necessidades de seus consumidores.
Tudo isso demanda cuidado e tempo. Mas o processo de compra não envolve somente esses fatores. É preciso lidar com a burocracia da importação e muito mais.
Quando o empresário resolve adotar o outsourcing de compras e contratar uma empresa especializada, ele economiza bastante tempo.
Não é necessário se preocupar com prazos e outras tarefas operacionais dos processos de compras. Isso dá mais segurança para as transações e deixa o gestor livre para realizar outras atividades estratégicas.
Vale destacar também que uma empresa que trabalha com BPO de compras já possui contatos e redes onde o empresário precisa.
A Guelcos, por exemplo, tem extensa experiência no mercado asiático e conhece os melhores fornecedores. Tudo isso confere mais velocidade e agilidade para os negócios.
Maior produtividade e performance
O outsourcing de compras assume todas as atividades do processo de compras. A empresa responsável possui expertise nesta tarefa, além de contatos e metodologias prontas para realizá-la com eficácia e rapidez.
O empresário, por sua vez, vê seus processos simplificados e reduzidos, o que dá inclusive mais flexibilidade de organizar sua estrutura quando necessário.
Isso ocorre bastante com as incertezas no cenário econômico ou político, devido às novas demandas de mercado.
O fato de adotar a terceirização de compras na empresa traz também maior produtividade aos profissionais. Não há mais o trabalho tão diversificado, em que vários colaboradores executam diversos processos ao mesmo tempo.
Eles se limitam a focar no que é essencial ao negócio, o que aumenta seu desempenho na execução das tarefas. Como consequência, há também maior faturamento.
Foco no core business
A adoção do BPO de compras libera os profissionais e o empresário a trabalharem em cima do core business. Com mais tempo para ações estratégicas, é possível notar um crescimento seguro da organização e um melhor aproveitamento dos recursos.
Por isso, podemos também dizer que adotar o outsourcing de compras pode trazer um bom retorno sobre o investimento.
Quanto aos recursos, sabemos que essa é uma das maiores preocupações dos empresários. Infelizmente, a realidade da maioria das empresas é não ter recursos suficientes para investir em todos os setores que demandam. Então, é sempre preciso priorizar algumas áreas em detrimento de outras.
No entanto, como o BPO de compras deixa o profissional livre para as ações estratégicas, há melhor aproveitamento dos recursos humanos.
A terceirização das compras alivia uma área importante do negócio, e os profissionais se dedicam a outras, compensando eventual falta de investimento e aumentando o valor de sua organização.
4. Processos internos vs. Outsourcing de Compras (BPO)
O outsourcing de compras traz muitos benefícios para quem o adota, como acabamos de demonstrar. Ela é uma valiosa estratégia para empresas que querem maior performance nesta área, ao mesmo tempo em que reduz os custos, economiza tempo e atinge maior produtividade.
É ideal, de igual maneira, para quem quer reduzir as falhas nos processos de compras na China ou em outro país da Ásia. O Business Process Outsourcing é muito indicado quando a empresa deseja melhorar uma função específica do negócio, como o processo de compras.
Mas e quem prefere continuar com seus processos internos de compras? É possível ter bom desempenho com seu próprio setor? Sem dúvidas, é possível manter a competitividade e ter bons impactos no faturamento.
Mas o investimento na organização do setor deve ser alto, de modo a otimizar todos os processos e garantir a eficiência e produtividade da equipe. Tecnologia, profissionais especialistas em compras no exterior (o que pode ser bastante custoso), e outros recursos serão necessários.
Considerando as duas formas de cuidar da área de compras para realizar importações, o outsourcing de compras se mostra mais vantajoso ao empresário.
O primeiro motivo é contar com um parceiro especialista em comércio exterior, o que garante a qualidade das transações e de todas as etapas do processo de compras.
Em segundo lugar, o BPO de compras proporciona todas as vantagens que mencionamos, como redução de custos, economia de tempo, maior produtividade e performance, e foco no core business.
Vale destacar ainda que é possível que o empresário tenha ganhos de escala, pois a empresa contratada para o outsourcing de compras realiza operações para várias empresas e, pelo maior volume das compras, pode obter um preço menor dos fornecedores.
O ponto chave para ter sucesso no outsourcing de compras é, sem dúvidas, encontrar um parceiro com reputação, capacidade técnica e experiência para realizar as importações.
Uma ótima opção é a Guelcos, consultoria de comércio exterior especializada em diversos mercados e que adota as melhores práticas para que o empresário obtenha todas as vantagens da terceirização de compras.
Nós somos responsáveis por toda a gestão de fornecedores, temos profissionais alocados na Ásia para que esse relacionamento seja vantajoso e estamos acostumados a trabalhar com excelentes produtos.
Nossa gestão de compras internacionais, sem dúvidas, pode trazer os benefícios esperados pelo BPO de compras.
O outsourcing de compras ocorre quando há delegação dos processos de compras de um negócio para terceiros. Ela envolve uma análise profunda dos procedimentos internos e da infraestrutura da organização para que as transações sejam eficientes e tragam os benefícios esperados, como redução de custos, maior produtividade e performance, economia de tempo e foco no core business.
A Guelcos é uma empresa de consultoria de comércio exterior com expertise no mercado asiático. Se você deseja facilitar os processos de compra de sua empresa, entre em contato conosco!
