Se você é dono ou gestor de uma empresa e, por conta disso, tem contato direto com o setor de fornecimento, compras ou financeiro, já sabe que existem procedimentos essenciais para manter um bom relacionamento, tanto com seus fornecedores, quanto com seus clientes.
É fundamental que haja confiança entre todas as partes que se relacionam com o negócio. O cliente precisa sentir-se seguro que a empresa tem o produto certo para oferecer, enquanto a empresa precisa contar com fornecedores de confiança, que comprometem-se a entregar matéria-prima de qualidade com entrega garantida.
Então, como é possível inspirar segurança para ambos os lados? Tanto para o cliente, que espera receber um produto, quanto para o fornecedor, que deve provar ser alguém de confiança que será capaz de atender a demanda da sua empresa, com rapidez e qualidade garantida? Confira agora mais informações sobre o papel da homologação de fornecedores e como este processo pode ajudar no seu negócio.
Aqui você verá:
1. O que é homologação de fornecedores
A homologação de fornecedores é um procedimento em que a empresa que o realiza estabelece com a outra parte, ou seja, seus fornecedores, condições para garantir a plena prestação dos serviços ou fornecimento de materiais. Basicamente, são ações pré-definidas que tem o objetivo de otimizar tempo e recursos para garantir o cumprimento do contrato.
Quando um negócio é fechado com um fornecedor, a função do contratado é fornecer matéria-prima, serviços, produtos e insumos para a empresa que o contratar.
Então, com a homologação, a relação entre a empresa contratante e o fornecedor deverá ser baseada na transparência e qualidade a fim de garantir a produtividade das duas partes.
A homologação de fornecedores, portanto, servirá como uma garantia de que, apesar dos problemas que estão sujeitos a acontecer, a empresa parceira irá cumprir com o combinado.
Tanto que, após este processo, as chances de acontecer qualquer problema de abastecimento são baixíssimas. Além disso, muitas vezes neste tipo de contrato é possível conseguir ofertas mais interessantes com preços mais atrativos. Lembrando sempre que, para conseguir esses benefícios, é preciso definir tudo com antecedência junto ao fornecedor.
Ao incorporar este procedimento a sua empresa, é possível reduzir os gastos relacionados à vistoria, além de aumentar a segurança e confiança, estabelecendo um relacionamento melhor com os fornecedores.
Para que os fornecedores possam atender sua empresa, existem algumas solicitações que devem ser feitas para realizar a homologação. E, por se tratar de um processo que faz toda a diferença no dia a dia do seu negócio, existem alguns pontos importantes a serem considerados
O que levar em consideração na hora de
fazer a homologação de fornecedores?
• Garantia de qualidade de produtos, serviços, matéria-prima e insumos fornecidos;
• Cumprimento dos prazos de entrega e pontualidade;
Regularidade das obrigações tributárias da área em que atua;
• Oferta interessante com preço atraente;
• Disponibilidade para atualizar os pedidos conforme a solicitação do comprador;
• Oferecimento de suporte técnico quando necessário.
Além dos pontos levantados, é imprescindível conferir as experiências anteriores de fornecimento e referências de clientes que já utilizam os serviços daquele fornecedor. Ou seja, para conferir se aquela empresa prestará um bom atendimento.
Durante o processo de escolha para a homologação de fornecedores, quando mais de uma empresa atende a estes fatores, o valor pelo serviço ou produto costuma ser o decisivo.
A busca também permite realizar uma comparação entre os fornecedores em potencial e, por conta disso, documentar as etapas ajuda na decisão sobre quem é o fornecedor ideal.
Na homologação de fornecedores, a contratação e adequação só poderá ser comprovada por meio de certificações técnicas e financeiras, garantindo, assim, a longa duração do relacionamento com os fornecedores escolhidos.
2. Como funciona a homologação de fornecedores
Embora pareça simples, homologar um fornecedor requer atenção durante a checagem dos documentos e comprovantes apresentados pela empresa.
Assim que o processo começar, você irá notar que existem alguns passos a serem seguidos. Para homologar fornecedores, é preciso passar por três etapas: pré-cadastro, homologação e cadastro.
No pré-cadastro, o fornecedor irá estabelecer contato com a sua empresa. Na homologação é quando, de fato, ocorrerá a verificação e avaliação dos critérios de adequação, para descobrir se o fornecedor está apto para atender a demanda dessa negociação.
Por fim, o cadastro marca o início do fim do processo, quando o fornecedor passa na verificação e todos seus dados ficam concentrados no sistema da sua empresa. Veja abaixo todas as etapas da verificação detalhadas:
2.1 Confira a documentação do fornecedor
Quer saber o que pode impactar diretamente nos resultados da sua empresa com seus clientes? A qualidade do produto ou serviço oferecido pelo fornecedor que você irá contratar.
O primeiro passo antes da contratação de possíveis fornecedores acontecer é atestar a qualidade de entrega oferecida.
Para não se envolver com empresas que agem ilegalmente, ou possuem algum tipo de pendência fiscal ou tributária, confira o CNPJ do fornecedor ou Tax ID para consultas internacionais, e descubra se a empresa está operando de forma regular.
Neste momento, os atestados de capacidade técnica também ajudam muito. Vale conferir os cursos existentes para profissionais que trabalham na empresa e quais são os critérios e qualificação exigidos pelo fornecedor nas contratações da sua equipe.
2.2 Faça uma análise da proposta de valor oferecida na negociação
Como comentamos anteriormente, por mais que este não seja o principal fator a ser avaliado na homologação de fornecedores, pode ser decisivo para a contratação do novo prestador de serviços.
Além disso, o lucro também deve ser levado em consideração, já que deve estar a altura da qualidade oferecida pelos produtos ofertados pelo fornecedor.
Foque no preço mais atrativo, mas avalie se isso condiz com o que está sendo negociado. Combinado não sai caro, e o prejuízo pode vir justo daquilo que se mostra muito barato.
2.3 Avalie a responsabilidade do fornecedor no cumprimento dos requisitos propostos
Um ponto importante é avaliar se o fornecedor em potencial age de maneira ética, respeitando seus valores e inspirando confiabilidade. A responsabilidade social e ambiental, inclusive, fazem parte deste compromisso.
No que diz respeito a reputação, verifique se a empresa está bem colocada e avaliada no mercado e se apresenta bons resultados.
Realizar este tipo de avaliação é importante mesmo após a contratação, assim, o fornecedor será sempre avaliado.
Assim, a empresa parceira saberá que a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos serão avaliados sempre, de acordo com os parâmetros estabelecidos previamente pela sua empresa.
Ou seja, o não cumprimento do acordo entre vocês não será tolerado e a relação comercial poderá ser encerrada.
Uma outra boa dica é estabelecer um canal de comunicação eficiente com seu fornecedor, para que no caso de algum imprevisto acontecer, vocês possam resolver rapidamente. Evitando qualquer tipo de crise que eventualmente poderia acontecer.
3. Benefícios da homologação de fornecedores para o seu negócio
Muitas vezes, gestores de compras que trabalham com importação fazem somente a homologação de fornecedores específicos, isto é, aqueles que representam fornecem um produto ou insumo essencial para sua empresa.
Entretanto, este processo pode ser aplicado a todo o quadro de fornecedores, não somente aos mais relevantes para o seu negócio.
Isso faz com que todos os fornecedores que tenham um relacionamento com a sua empresa fiquem alinhados com os valores e política de compras, oferecendo menos problemas operacionais que poderiam vir a acontecer com um fornecedor não homologado.
E você sabia que existe uma forma de realizar a classificação de fornecedores com ações que, talvez, você já utilize em sua empresa?
Por exemplo, a Matriz de Kraljic pode segmentar os fornecedores por categorias e identificá-los em quadrantes de risco ao utilizar um sistema financeiro e o grau de importância do produto fornecido para a empresa.
Então, para quem trabalha com importação, a homologação de fornecedores pode ser uma medida essencial para garantir redução de custos, qualidade dos produtos, um bom prazo de entrega e, acima de tudo, diminuição de riscos.
Por exemplo, do que adianta receber os pedidos, ter estrutura, equipe e a tecnologia necessária para a produção, mas não possuir um fornecedor de matéria-prima? Então, o risco de ser prejudicado pela falta de insumos com um fornecedor homologado é muito menor.
4. Quais são os documentos necessários para a homologação de fornecedores?
Primeiro, é importante lembrar que a homologação de fornecedores para diferentes áreas pode exigir informações diferentes. Então, ter conhecimento sobre as políticas de conformidade (Compliance) e saber como identificar os riscos envolvidos em cada área pode fazer toda a diferença.
O compliance fiscal contempla a apresentação de documentos que comprovem a veracidade de informações sobre os responsáveis pela empresa, referências comerciais e financeiras e toda a documentação como CNPJ, Contrato Social, Inscrição Estadual e Municipal, Alvará e Licença de Funcionamento.
Fique atento, qualquer irregularidade neste tipo de cadastro pode resultar na responsabilização da empresa contratante sobre a empresa que apresentou problemas.
Já o compliance tributário resguarda a empresa que trabalha com linhas de produção. Isso acontece por meio da análise de documentos de regularidade fiscal como a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, certidões negativas estaduais e municipais, entre outros comprovantes de carga fiscal e tributária.
Para evitar qualquer tipo de responsabilização tributária que possa acontecer por conta da fiscalização estadual, essa medida deve fazer parte da homologação de fornecedores da sua empresa.
Compliance trabalhista deve ser realizado para reduzir o risco da sua empresa tornar-se responsável parcial ou totalmente por algum eventual processo trabalhista.
Algumas empresas contam com terceirização de serviços, então, analise o Certificado de Regularidade do FGTS, a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), informações sobre outros processos trabalhistas e documentos específicos sobre os colaboradores envolvidos, como comprovantes de pagamento de salário.
No caso do compliance financeiro, o gestor irá avaliar a documentação do fornecedor para a definição de regras para a concessão de crédito ao contratado.
Isso quer dizer que a empresa poderá controlar melhor o risco de lidar com eventuais inadimplências no fornecimento, além da possibilidade do contratado não cumprir obrigações que podem gerar problemas trabalhistas e até mesmo tributários. Aqui, é possível conferir o balanço patrimonial, demonstrativos financeiros e dados de faturamento e dívidas.
Sobre o compliance operacional e regulatório, leve em consideração o tipo de atividade desempenhada pela empresa fornecedora. No geral, existem uma série de normas que regulamentam a saúde e a segurança.
Por exemplo, se a empresa trabalha com produção de peças para brinquedos, o licenciamento exigido para comercialização neste caso é o INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).
No caso de uma farmacêutica, os insumos para a produção de medicamentos devem ser aprovados pela Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).
Lembrando que se o fornecedor apresentar alguma irregularidade de acordo com as agências reguladoras responsáveis, a empresa contratante pode ser responsabilizada, e sofrer com prejuízo de eventuais infrações durante o cumprimento do contrato.
O envolvimento com fornecedores que possam causar dano à imagem do contratante estão no âmbito do compliance reputacional. Desde problemas trabalhistas, até mesmo ambientais com empresas que não agem de acordo com políticas de proteção ao meio-ambiente, a avaliação de políticas internas e monitoramento de listas e cadastros públicos que dizem respeito a sanções administrativas são fundamentais.
Atente-se ao Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP), Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM) e Acordos de Leniência.
Se for identificado algum problema com as informações ou documentação durante a homologação de fornecedores, uma boa saída é elaborar um acordo de conformidade com as pendências que serão resolvidas, assim a relação com o fornecedor pode ser preservada.
É importante ressaltar que no Brasil, a documentação necessária é esta. Mas no caso de fornecedores internacionais, vale consultar o Tax ID e órgãos governamentais responsáveis no país de origem do fornecedor. Por exemplo, na China, a pesquisa deve ser iniciada com a razão social em mandarim, e as consultas são realizadas por província.
Com o auxílio da sua equipe, desenvolva um plano de ação e trabalhe na conscientização da empresa contratada para que as irregularidades encontradas não passem em branco.
E, caso você precise de uma consultoria para começar a homologar os fornecedores do seu negócio, conte com a Guelcos para avaliar riscos, custos e lucros antes de fechar negócio com qualquer fornecedor.
Por fim, a homologação de fornecedores é essencial não só para trazer mais segurança para sua empresa, mas também para fazer com que sua relação comercial seja mais produtiva e tenha mais longevidade.
