O proforma invoice é o documento que formaliza tudo que está envolvido na negociação entre importador e exportador. Embora no Brasil não tenha valor fiscal, ele tem papel fundamental durante a importação de produtos e insumos.
O uso do proforma invoice vai desde o fechamento de um pedido até o fechamento de câmbio para pagamento antecipado.
Tamanha importância demanda do importador uma análise precisa dos detalhes na fatura invoice. Por isso, nosso intuito é informar ao importador quais cuidados ele deve ter na hora de receber a fatura proforma. Acompanhe!
Neste artigo você verá:
1. Proforma invoice: o que é e como usá-lo
O proforma invoice é um documento onde há registro de uma intenção de compra ou venda. Em outras palavras, é um modo mais formal de informar a intenção de negociação. Tem, assim, um caráter informativo, como um orçamento ou proposta de negócio.
No entanto, ela não é somente uma lista de preços ou o atendimento de uma simples solicitação de cotação. Ela resulta do processo de negociação das partes e, por isso, indicará os detalhes daquela compra específica. O idioma, em geral, é o inglês.
Neste documento, também chamado de fatura proforma, há diversas informações: dados sobre o produto, valor, condição de pagamento, quantidade, local do embarque e outros dados.
Em uma importação, a fatura invoice proforma é emitida pelo exportador, o fornecedor das mercadorias.
Vale pontuar, antes de prosseguirmos falando sobre proforma invoice template, uma observação sobre proforma invoice significado: ela não se confunde com commercial invoice.
Proforma Invoice x Commercial Invoice
A fatura invoice, diferentemente de uma commercial invoice (fatura comercial), não possui caráter fiscal e oficial. Não há compromisso das partes. Ou seja, ela pode ser aprovada ou reprovada pelo importador, sem qualquer obrigatoriedade ou vínculo.
Mas essa não é a única diferença entre uma fatura proforma ou uma commercial invoice. Podemos pensar em proforma invoice significado de uma maneira diferente: ela estará contida na fatura comercial.
Já a commercial invoice se refere ao faturamento e traz todas as informações sobre o embarque e os dados do proforma invoice.
A fatura proforma, neste sentido, poderia ser o documento inicial da negociação. A commercial invoice é um dos documentos finais da operação de importação.
Ela traz as informações do proforma invoice, mas também outros dados específicos da mercadoria a ser embarcada.
Sem dúvidas, são documentos muito semelhantes que se confundem em diversos momentos. Diante disso, o importador deve apenas manter em mente que ambas trazem informações fundamentais para a operação.
2. Modelos de proforma invoice
Agora que você aprendeu o conceito de proforma invoice, o que é e sua diferença para commercial invoice, precisa saber que não há um modelo invoice específico. Não há proforma invoice template padrão.
Como pontuamos, a fatura proforma é emitida pelo próprio exportador antes da confirmação de compra. Em geral, ela virá em inglês ou no idioma do país do importador. Fique atento a este ponto, pois a Receita Federal do Brasil exige o documento em inglês. Há casos em que é preciso vir com a descrição em português.
E será necessário seguir um proforma invoice template? Não. Não existe um modelo invoice padrão.
Em muitos casos, os fornecedores enviam o proforma invoice por Excel, Word ou PDF. Se você tiver um fornecedor chinês, poderá inclusive receber um documento em mandarim.
O que importa é saber o que deve constar na fatura proforma, ok? E caso esteja precisando de um proforma invoice template, não se esqueça de conferir o checklist de documentos de importação da China que preparamos para facilitar ainda mais o processo.
3. Principais usos da fatura proforma
Existe uma intenção de compra e venda na importação ou exportação? A fatura proforma é indicada. Quer fechar o contrato de câmbio para pagar de forma antecipada, solicitar financiamento ou abrir carta de crédito? O documento também é indicado. Não à toa, tem muita relevância na importação.
Veja a seguir os principais usos da fatura invoice:
• Solicitação de financiamento de importação (abertura de carta de crédito): há casos em que o importador contrair financiamentos para realizar a importação. Afinal, o pagamento do fornecedor e os custos da operação são relevantes. Para autorizar a operação de crédito, o banco poderá exigir a fatura proforma para confirmar as condições.
• Fechamento de câmbio antecipado: para realizar o pagamento dos fornecedores, o importador precisa encaminhar o proforma invoice para o banco que opera com câmbio. A instituição financeira formaliza a remessa das divisas por meio do contrato de câmbio. Para tanto, precisará de uma data prevista de embarque.
• Formalização da negociação: quando importador e exportador chegam em um consenso sobre os pontos negociados, o fornecedor pode emitir a fatura invoice. Descrição e valor dos produtos, condições de pagamento, validade da fatura proforma, Incoterms e outras informações estarão no documento.
• Definição de eventuais divergências que podem surgir: as partes também emitem uma fatura invoice para definir as regras aplicáveis em caso de divergência. Um dos pontos comuns é a definição de procedimentos em caso de problema de qualidade no produto recebido.
• Emissão de LI prévia: o proforma invoice reúne todas as informações necessárias para a emissão de licença de importação (LI) prévia.
Perceba que os diferentes usos do documento convergem para um único objetivo: garantir maior segurança e efetividade para seu negócio. Por isso, é fundamental adotar cuidados ao receber o proforma invoice e saber como analisá-la!
4. Cuidados ao receber um proforma invoice e como analisar o documento
Você fez toda a negociação com seu fornecedor chinês. Ele irá formalizar todo o processo por meio de um proforma invoice. Assim que você receber o documento, deverá ter alguns cuidados.
O primeiro e mais importante deles é conferir se a fatura proforma possui todas as informações necessárias.
4.1 Confira se a fatura proforma possui todas as informações necessárias
Quando o fornecedor entregar a proforma invoice preenchida, você deve conferir se todas as informações obrigatórias estão no documento.
Em geral, as autoridades alfandegárias do mundo todo exigem dados semelhantes para liberar o transporte e a liberação de remessas e embarques.
No entanto, fique atento a eventuais especificidades que as autoridades solicitarem, ok?
O proforma invoice deve conter:
1. Nome e endereço completo fornecedor e do comprador, com qualificação que inclua razão social, contato, CNPJ e telefone;
2. Forma de pagamento (à vista, crédito, parcelado);
3. Dados bancários do fornecedor;
4. Número de controle;
5. Data de emissão da fatura invoice;
6. Modal de transporte que será utilizado no envio (aéreo, marítimo, rodoviário, ferroviário ou aquaviário);
7. Ponto de embarque e ponto de destino;
8. Condições de venda e Incoterms;
9. Características da compra (valor unitário, quantidade, quantidade em volume, valor total da compra e moeda);
10. Peso de cada produto e do pacote inteiro (bruto e líquido);
11. Cubagem total da carga;
12. País de origem da mercadoria;
13. Data do Início da Produção;
14. Previsão de embarque e desembarque;
15. Local de embarque e desembarque;
16. Data de Validade da compra
17. Validade da proposta;
18. Assinatura (3 vias originais impressas em papel timbrado, assinadas pelo exportador e carimbadas).
4.2 Analise todos os campos da invoice
Além de conferir se todos os dados obrigatórios estão no proforma invoice, dedique um tempo para analisá-los. Afinal, você precisa garantir que tudo que foi negociado está refletido nesse documento.
Comece verificando se os dados do exportador batem com aqueles com quem você negociou e que deseja.
Imagine, por exemplo, que você passou dias acreditando que estava negociando diretamente com a fábrica.
Na fatura, percebe que está para fechar um contrato com uma intermediária. Como não há obrigatoriedade, você pode cancelar a operação e corrigir seu erro. Verifique também se os demais dados pessoais (do exportador e seu) estão corretos.
Outro ponto que merece especial atenção é a descrição das mercadorias. Há empresários que trabalham com produtos muito parecidos, mas que têm diferenças importantes para o consumidor.
Se o fornecedor trabalhar com todos eles, é possível que ocorra algum erro ou troca. Por isso, veja detalhadamente se a descrição dos produtos batem com o que você realmente deseja.
Por fim, analise os incoterms (termos de negociação), pois eles definem as responsabilidades de cada parte.
4.3 Confira o prazo de validade
A fatura proforma contém diversas informações que são de interesse das partes. Em especial, destacamos as condições de pagamento e o preço. Mas será que o documento possui validade indeterminada?
Certamente não. O fornecedor das mercadorias analisou seu contexto atual e propôs os termos constantes no documento. Em algum tempo, se houver eventos que mudem sua realidade, poderá não cumprir o que foi proposto. Por isso, o proforma invoice tem prazo de validade.
Fique bastante atento para que ela não passe do prazo. Você pode pedir ao exportador uma validade que atenda às suas necessidades, mas é interessante pedir, pelo menos, 90 dias.
5. Os erros mais comuns na emissão de uma fatura proforma
Qualquer erro na emissão de uma fatura invoice pode atrasar as negociações e, consequentemente, a importação. Por isso, você precisa ter cuidado na hora de analisá-la. Caso o fornecedor cometa algum erro, você pode apontá-lo para que seja corrigido a tempo.
Veja abaixo os erros mais comuns ao receber um proforma invoice:
Além desses erros na hora de emitir o proforma invoice, não cometa a falha de acreditar que o documento substitui a nota fiscal. Em âmbito nacional, você deverá emitir a nota fiscal normalmente.
Consultoria em comércio exterior: forma segura de garantir um proforma invoice impecável
Os erros podem acontecer em qualquer transação comercial. No entanto, quando as falhas acontecem em uma importação, os prejuízos podem ser bem maiores.
Já imaginou um erro no preenchimento da descrição da mercadoria que faz com que sua carga não seja liberada? Quantos dias seriam precisos para corrigir a documentação e ter os produtos em estoque? E se o fornecedor enviou a mercadoria errada em função da descrição errada?
Os cenários são desastrosos, mas podem ser evitados com uma boa conferência do proforma invoice. O importador deve adotar todos os cuidados que mencionamos ao receber o documento, sem dúvidas. Afinal, é possível que o fornecedor cometa erros, isso faz parte da essência humana.
No entanto, mesmo dando atenção à fatura proforma, o empresário não possui tanto conhecimento e tempo para se dedicar às burocracias. É neste contexto que uma consultoria em comércio exterior pode ajudar. Já pensou em deixar as formalidades burocráticas de sua importação e ficar apenas por conta da estratégica de seu negócio?
Uma boa consultoria pode ajudá-lo de ponta a ponta em todas as etapas de importação, inclusive no tocante à documentação.
São inúmeros documentos que mudam conforme a mercadoria que você pretende importar. Não é apenas o proforma invoice, e todos devem estar coerentes entre si.
Com a consultoria, que já possui expertise em preenchimento e análise da documentação, você evita erros na liberação alfandegária.
O proforma invoice é um documento fundamental na importação, pois dá origem à fatura comercial. Qualquer erro pode causar um grande transtorno em sua operação. Por isso, é importante dar atenção ao preenchimento do documento. Uma boa consultoria de comércio exterior pode auxiliá-lo nessa questão!
Quer focar em seu negócio e deixar a burocracia conosco? Veja como a Guelcos pode ajudar na importação da China!
