Você pensou em como é importante o processo de gestão de compras de uma empresa? Por mais que as vendas sejam o principal foco de qualquer negócio, uma boa administração do caixa destinado à aquisição de produtos pode ajudar – e muito! – na hora de poupar durante o processo de importação.
Além disso, antes de realizar qualquer tipo de aquisição de bens ou serviços, todo gestor precisa compreender que o setor de Compras deve ser inserido no planejamento estratégico da empresa, evitando qualquer tipo de gasto desnecessário para a organização.
Para aproveitar melhor os gastos de cauda longa, traduzido do inglês Tail Spend, neste artigo você entenderá melhor este conceito, qual sua importância e dicas para utilizá-lo na administração da gestão de compras no processo de importação na sua empresa.
Aqui você verá:
1. O que é Gestão de Compras?
A gestão de compras e estoque deve ser a prioridade no processo de organização e estratégia quando o assunto é negócio de importação. Antes, o que era um processo simples de optar pelo produto ou serviço que oferecia melhor custo-benefício, agora, por conta do aumento da demanda e concorrência do mercado, tornou-se fundamental para economizar.
Essencial para o aumento dos lucros, a gestão de compras pode contribuir, também, com a produtividade de uma empresa, indo muito além do objetivo principal: a redução de gastos.
Para simplificar, iniciar o processo de gestão de compras e suprimentos exige que o gestor leve em consideração a qualidade do material ou serviço oferecido, o cumprimento de prazos, produção e tempo estimado de entrega, legitimidade do serviço e certificados assegurados pelo fornecedor, e, é claro, o melhor custo-benefício entre as opções disponíveis no mercado.
E, se todos esses critérios são válidos para compras em território nacional, o cuidado deve ser dobrado quando falamos sobre importar.
2. Como a técnica de Tail Spend pode ajudar no processo de compras
Cortar despesas sem que a produtividade de uma empresa caia deve ser o principal fator na mente de qualquer gestor de compras que deseja manter seus negócios em alta, certo?
Para isso, a técnica Tail Spend de gestão dos “gastos de cauda longa”, deve ser levada em consideração antes de qualquer negociação.
O conceito de Tail Spend é caracterizado por aquele tipo de pedido pontual ou de baixa quantidade que correspondem a 80% de itens adquiridos ou serviços e configuram 20% do gasto total de uma empresa.
É importante lembrar que quando falamos sobre Tail Spend na administração de compras e suprimentos, nos referimos a itens que não necessariamente estão ligados a atividade principal da empresa, ou seja, são os produtos que rotineiros que ajudam o negócio a continuar funcionando bem.
Ter uma boa organização que aproveite os “gastos de cauda longa” faz com que empresas reduzam custos, otimizem o processo de compras e aproveitem melhor o valor pouco inexplorado deste tipo de gasto.
3. Principais utilidades e exemplo de uso do Tail Spend
Por não representar um tipo de despesa estratégica para a empresa, os “gastos de cauda longa” muitas vezes não são a prioridade do time de compras responsável e, com isso, sem perceber, a empresa perde quando poderia estar poupando gastos.
Entretanto, à medida que o mercado de importação vai se aquecendo, dentro de sua necessidade, as empresas enxergam oportunidade. Assim, é necessário realizar uma análise minuciosa de gastos residuais na sua empresa para identificar o que pode ser aperfeiçoado. Neste caso, o ideal é entender como ressignificar e aproveitar o custo fixo.
Por exemplo, se a sua empresa importa produtos de outros países, você deve ter gastos diários com material de escritório, como papel, caneta, itens de higiene pessoal e limpeza, certo?
Corridas em aplicativos de viagem para visitar clientes, almoços e reuniões externas também estão inclusos nesta conta. Todo esse gasto residual faz parte do conceito de Tail Spend.
Isto é, tudo aquilo que não é voltado para o objetivo principal da sua empresa, mas que ainda assim se faz necessário para que o dia a dia corporativo corra bem, é configurado como um “gasto de cauda longa”.
Em números, se anualmente a sua empresa tem um gasto fixo de cerca de R$ 1 milhão, o gasto de cauda longa será de aproximadamente R$ 200 mil.
Com uma boa gestão de compras e administração deste tipo de gasto, é possível economizar até 15% do valor, ou seja, até R$ 30 mil.
Muitas vezes, realizar a gestão de fornecedores de maneira prática e eficiente pode ser um desafio encontrado por alguns administradores.
Porém, para uma gestão bem sucedida, este não deve ser um empecilho na hora de simplificar processos internos que podem muito bem serem reavaliados e transformados.
Antes, o que poderia ser um assunto espinhoso, hoje pode ser visto como uma chance de reduzir os gastos ao aproveitar melhor esse tipo de compra essencial dentro de uma organização.
Para empresários que trabalham com importações da China, por exemplo, esse tipo de prática é essencial para que os gastos sejam aproveitados de maneira inteligente e que influencie positivamente o caixa da empresa.
4. Dicas para utilizar Tail Spend na sua empresa
Agora que você já entendeu como a técnica Tail Spend pode ajudar na gestão de gastos da sua empresa, confira as dicas abaixo para aplicá-la no dia a dia do seu negócio.
4.1 Identifique os gastos da sua empresa
Antes de tudo, faça uma análise minuciosa com a equipe de gestão de compras e identifique as despesas que podem se enquadrar naqueles 20% de “gasto de cauda longa”. Depois disso, divida-os por categoria.
Ter todas essas despesas mapeadas pode ajudar muito na hora de lidar com possíveis imprevistos.
Neste momento, fica mais fácil encarar os gastos não planejados para a empresa, no caso de uma manutenção, ou até mesmo reposição de material esgotado por alta demanda, por exemplo.
4.2 Concentre a gestão de gastos em um só lugar
Depois de ter seus gastos mapeados, faça com que os processos internos sejam mais práticos. Reúna todas as informações necessárias em uma ferramenta de gestão para ter mais visibilidade da operação por inteiro.
Nesta mesma plataforma, insira tudo sobre seus fornecedores para ter um banco de dados completo.
4.3 Incorpore tecnologia na administração dos gastos de cauda longa
Aproveite os dados proporcionados pela ferramenta de gestão, examine os insights e avalie os números que a tecnologia pode oferecer para encontrar formas de otimizar ainda mais o seu trabalho.
Uma ferramenta de gestão que utilize a tecnologia de inteligência artificial (IA) é ideal para compilar os dados relevantes, transformando o departamento de compras em um espaço estratégico e integrado.
4.4 Faça um mapeamento dos fornecedores
Assim que seu novo sistema de compras estiver rodando 100%, encontre outras opções de fornecedores para inserir no banco de dados. Peça orçamentos e, na hora de avaliar as propostas, compare o melhor custo-benefício.
Inclusive, considere a troca de fornecedor pensando na qualidade de serviço ofertado. Lembre-se de que uma empresa de varejo com os fornecedores certos pode diminuir gastos como valor de aquisição, armazenamento, logística e frete, aumentando a rentabilidade do negócio.
Dê preferência aos fornecedores que oferecem processos automatizados para as compras e que, além disso, apresentam formas de pagamento mais interessantes e visibilidade do tempo de entrega dos seus itens.
Quem está inserido no mercado de importação, na área de venda e revenda de produtos, sabe que a qualidade e o tempo de chegada dos itens é crucial para que o negócio continue prosperando.
Outra dica bacana é entender como concentrar suas necessidades no menor número de fornecedores possível. Não tenha dois fornecedores para duas coisas diferentes, se um já pode dar conta do recado e suprir as suas necessidades.
4.5 Mantenha o fluxo de informações sempre atualizado
Livre-se da papelada de uma vez por todas. Além de ser um processo pouco eficaz, passível de erros de cadastro e baixas de pagamento indevidas, também pode haver problemas na identificação e localização de documentação.
Opte por um sistema que integre todos as informações, faça verificações diárias e permita atualizações que não prejudicam o andamento das atividades cotidianas.
O acompanhamento em tempo real também é essencial e pode fazer toda a diferença, inclusive, no seu relacionamento com o cliente.
Agregar o valor destas informações ao trabalho, tanto internamente quanto externamente pode ser o que falta para sua empresa se destacar em um mercado em constante mudança.
Administrar todas as etapas do processo pode ser um desafio para quem ainda não tem experiência ou então precisa gerir outras áreas dentro de seu negócio.
Por isso, contar com uma consultoria de comércio exterior é a melhor solução para quem quer importar da China de forma eficiente e sem obstáculos e, nisso, a Guelcos pode te ajudar. A empresa conta com vários tipos de serviço capazes de reduzir custos de tempo, risco e pessoal.
Ao seguir essas dicas de importação, você irá perceber uma melhora na economia da sua empresa, pois seu trabalho na gestão de gastos será otimizado, além de oferecer um trabalho com muito mais valor, dados e qualidade que farão a diferença no dia a dia.
