Cost Avoidance e Cost Saving aplicados na negociação com fornecedores

Para qualquer gestor ou integrante do time de compras e suprimentos de uma empresa, conhecer métodos para economizar e poupar recursos é essencial, certo? Por isso, começar a aplicar os conceitos de Cost Avoidance e Cost Saving em negociações com fornecedores é um bom jeito de começar a analisar os gastos e economizar.

Quer saber por que esses conceitos são tão importantes para a economia na sua empresa? Para entender melhor tudo sobre Cost Avoidance e Cost Saving e como eles podem ajudar nas negociações de aquisições para o seu negócio, confira abaixo.

Aqui você verá:

Basicamente, os conceitos de Cost Avoidance e Cost Saving são indicadores de compras. Ou seja, métodos que indicam, no caso do Cost Avoidance, gastos que foram evitados, e a economia feita na negociação, no caso do Cost Saving.

Em uma negociação com fornecedores chineses, por exemplo, o saving pode ser feito quando sua empresa vai comprar um tipo de mercadoria pela segunda vez, com um preço mais baixo. Já o Cost Avoidance é um gasto que o comprador evitou naquela transação.

Imagine que a sua empresa trabalha com a importação de produtos da China e costuma fazer pedidos mensais que custam, pelo menos, R$200 mil por remessa. Entretanto, certa vez, após conversar com os fornecedores para o pedido do mês seguinte, o valor do pedido caiu para R$198 mil. Neste caso o saving foi posto em prática.

O Cost Avoidance acontece quando sua empresa precisa fazer um pedido pela primeira vez e, para isso, realizou três cotações com fornecedores diferentes. E escolhe a cotação com o menor valor, derrubando ainda mais o preço e tendo um gasto evitado.

Portanto, os conceitos de Cost Avoidance e Cost Saving são usados por profissionais da área de compras e suprimentos durante a negociação com os fornecedores. Sendo que, a principal função dos indicadores de compras é poupar recursos e evitar gastos desnecessários.

É comum encontrar empresas que exigem que seus colaboradores da área de suprimentos façam um balanço classificando os benefícios financeiros de investimentos ou tenham em mente iniciativas como cost savings ou cost avoidance.

No entanto, dependerá do gestor implementar este tipo de estratégia para impactar positivamente o caixa da empresa, fazendo com que os conceitos aplicados mostrem um resultado considerável e assertivo.

1.1 Quais são as principais diferenças entre os conceitos

Assim como o Strategic Sourcing, que é um processo de compras institucionais que aprimora e reavalia continuamente as atividades de compras de uma empresa, incluindo as negociações e importações da China, os conceitos de Cost Avoidance e Saving são métodos interessantes para serem integrados a operação de uma empresa.

Então, se você atua na área de gerenciamento de projetos ou é responsável pela aprovação de grandes investimentos CAPEX (Despesas de Capitais ou Investimentos em Bens de Capitais), é fundamental que entenda a diferença entre estes conceitos e como estes resultados aparecem nos balanços financeiros, podendo influenciar nas métricas dos KPIs de compras.

Portanto, para aplicar aos seus negócios, é preciso ter as diferenças entre os dois conceitos bem claras para evitar equívocos ou erros na hora de analisar os resultados. Confira abaixo.

Vale lembrar que as ações de cost saving reais são mais facilmente identificadas nos balanços financeiros quando comparadas com períodos anteriores. 

Entre os exemplos de medidas de cost saving, estão: a redução de horas extras, negociações de diminuição de preços para prestação de serviços ou importação de materiais, a eliminação de mão de obra temporária e a revisão de valores de aluguel para equipamentos e imóveis, se houver.

Por outro lado, como o objetivo do Cost Avoidance é justamente evitar gastos desnecessários ou supérfluos, existem alguns exemplos de ações para ficar atento ao negociar com fornecedores. 

São elas: a redução de um preço que teve seu reajuste anunciado pelo fornecedor de forma antecipada, a não necessidade de mão de obra extra devido a melhoria nos processos, ou até mesmo uma mudança no cronograma de manutenção de equipamentos a fim de evitar paradas de produção.

Então, quando bem trabalhados os conceitos apresentados, eles mostram-se como importantes ferramentas para otimizar os custos. Lembrando também que quanto mais ineficientes e inexpressivos forem o Cost Saving e o Cost Avoidance, maiores serão os gastos na empresa.

1.2 Hard Savings e Soft Savings

Hoje, a área de compras e suprimentos de uma empresa deixou de ser somente um departamento de execução, tornando-se uma área que pode incentivar e contribuir positivamente com os resultados. 

É importante ressaltar alguns tipos de gastos específicos, neste caso, Hard Savings e Soft Savings, respectivamente, economias pesadas e economias leves.

As economias pesadas são vistas pela maioria das empresas como aquelas economias às quais você pode atribuir um valor em dólares. Não há noção abstrata da negociação, se você negociar um desconto de 15% com um fornecedor, sua empresa irá economizar essa quantia de dinheiro como uma economia pesada.

Economias leves são coisas como custos potenciais que foram evitados. Difícil de medir, mas representam economia potencial, isto é, um processo evitado pela implementação de melhores condições de saúde e segurança na empresa.

A melhora no controle de finanças do time de compras e da empresa é o primeiro sinal de que a aplicação dos conceitos começou a dar resultados. Isso ocorre porque os gastos diretos e indiretos são analisados e tratados de forma verdadeira, tornando o trabalho dos gestores mais fácil de ser feito.

É preciso pontuar que o Compras é a função transacional ou atividade de compra de bens ou serviços necessários. Isso envolve a colocação e o processamento de pedidos ou requisições de compra. Antes dessas atividades transacionais, estão a decisão formal de fornecimento e a seleção final do fornecedor de origem desejado.

Ou seja, é o gerenciamento de uma série de processos associados ao desejo de uma organização de obter os bens e serviços necessários para fabricar um produto, transformar insumos em produtos ou operar indiretamente a organização.

Para calcular os indicadores de Cost Avoidance e Cost Saving, gerando uma economia de custo real, é preciso ficar atento na hora de negociar valores mais baixos e selecionar os gastos que podem ser evitados.

Por exemplo, durante uma compra, o custo da matéria prima “A” sai por R$10/kg, mas com a negociação, é possível baixar o valor para R$8/kg, então haverá uma economia de R$2/kg. Esse é o valor final já com o ICMS de 18%, com COFINS e PIS, sem IPI.

Se o consumo médio mensal é de 20 mil kg de matéria prima, o benefício financeiro anual é de cerca de R$40 mil.

Ainda, se a redução do preço é uma situação decorrente única e exclusivamente por força do mercado, não pode ser considerada como economia, por conta de méritos de uma negociação, e sim de uma rotina de oscilações que precisa ser considerada mensalmente pelo departamento de compras e suprimentos.

No entanto, se for constatado que o mesmo produto teve uma redução de valor que foi resultado de uma negociação efetiva de compras, onde o preço base no mercado não caiu e sim manteve-se estável, esse custo pode ser considerado como um impacto positivo no resultado da empresa por mérito e atuação de compras.

No fim, é preciso encarar os conceitos analisados como um tipo de ferramenta de ajuste de custo para garantir melhores oportunidades comerciais e manter o mercado em movimento. 

É importante enxergá-los além do benefício promovido para a área de compras, e considerar uma melhora geral para todas as outras áreas da empresa que podem ser impactadas pela economia gerada.

3. Como aplicar esses conceitos na hora de negociar com fornecedores

Um bom exemplo sobre o Cost Avoidance em uma transação é se o fornecedor procura o responsável pelo setor de compras para informar um reajuste nos valores da matéria prima. 

Após explicar as razões para o reajuste de 10% no valor, vocês negociam e chegam em um acordo para que o reajuste seja de 7%, não de 10%.

Então, se a sua empresa tem um gasto mensal de R$100 mil, com o reajuste aplicado, o gasto sobe para R$107 mil, em vez de R$110 mil, como o reajuste inicial previa, garantindo um desconto de R$3 mil ao mês.

Dentro da estratégia de negócios da empresa, esses indicadores são essenciais para gerar economia e tornar a empresa competitiva no mercado. Então, garantindo rentabilidade e lucratividade ao aplicar o Cost Avoidance e Cost Saving na negociação de artigos de importação. 

Sendo que cerca da metade da carteira de um comprador é destinada à aquisição de materiais produtivos e, o restante, fica por conta dos insumos e gastos básicos de qualquer organização.

Fazer a gestão de compras, utilizando os conceitos de Cost Avoidance e Cost Saving aliados ao strategic sourcing pode fazer toda a diferença nos lucros da empresa quando colocados os resultados na ponta do lápis.

Isso porque a negociação pode despertar nos fornecedores a vontade de melhorar a produtividade e otimizar processos internos para manter o cliente.

No caso de fornecedores chineses, por exemplo, quando há melhora no processo de fornecimento, há ganhos consideráveis e maior chance de prospectar outros parceiros que chegam por indicação de clientes satisfeitos.

Vale lembrar também que este tipo de economia não fica restrito apenas às compras e podem ser feitas em outros processos. Por exemplo: sua empresa trabalha com produtos sazonais. 

Ou seja, artigos que vendem mais em determinados momentos do ano e, durante uma compra, para aproveitar uma queda no valor de artigos que seriam comercializados em outro momento, você faz o pedido para manter os artigos reservados, e os recebe somente na época correta para a venda. Aqui dois tipos de saving são feitos: de tempo e financeiro.

De toda forma, é preciso que a área de compras e suprimentos esteja alinhada às estratégias da organização, que realizem os processos paralelamente, lado a lado.

A maioria das empresas conhece os indicadores de compras, mas nem todas as utilizam de maneira estratégica e assertiva. Sendo assim, conceitos que precisam ser mais disseminados no mercado.

Dado o panorama geral da gestão de compras e das suas várias atribuições, é possível destacar a necessidade de se ter um gestor responsável por tais processos com algumas habilidades indispensáveis. 

Logo, o gestor de compras tem enorme participação no sucesso da empresa, e o mínimo que se demanda dele é a organização, que se traduz em planejamento para uma rotina de trabalho produtiva.

Seguindo os princípios da empresa, o gestor de compras deve conseguir atingir as condições desejadas para sua empresa, sem perder a qualidade da compra. Com firmeza, empatia, pensamento estratégico e facilidade de relacionamento, é possível aumentar a eficiência das transações realizadas, economizando e aumentando o lucro final do negócio.

Promover atitudes que impactam diretamente no não desperdício de recursos, bom relacionamento com fornecedores e a manutenção de processos, sua otimização e melhorias para o time também influenciam neste objetivo. 

Além disso, focar em negociações estratégicas para importação empresarial também fazem toda a diferença. Vale ressaltar que, no caso da importação, o uso desses conceitos tem o objetivo de aperfeiçoar os laços e as vantagens mútuas entre importadores e fornecedores estrangeiros.

Se você deseja começar a importar da China, ou se já faz isso, mas precisa de uma força para encontrar os fornecedores ideais e organizar seu processo, conte com a Guelcos. A consultoria de comércio exterior é capaz de auxiliar no processo de importação da China, reduzindo custos de risco, pessoal e de tempo.

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vinicius alves marques guelcos international CIO

VinIcius Alves MARQUES

ESPECIALISTA EM IMPORTAÇÃO DA CHINA E CIO NA GUELCOS

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