O setor de compras é um dos mais importantes dentro das empresas business-to-business (B2B). Responsável pela competitividade e pela margem de lucro, essa equipe de profissionais precisa de processos bem definidos. É neste contexto que aparece o procurement e o e-procurement.
Já definimos em outra oportunidade que procurement é o processo “que engloba as etapas de compra, negociação, logística e gestão de aprovisionamento e aquisição de bens de uma empresa”.
Na importação de produtos ou matéria-prima, esse setor realiza essas mesmas tarefas envolvidas na compra, negociação e logística. A diferença é que lida com estrangeiros.
E o e-procurement, o que é? É, basicamente, a virtualização do procurement. Ao automatizar a gestão de compras no varejo, o empresário consegue aumentar a lucratividade e reduzir gargalos na hora de importar da China ou de outros países.
Mostramos, neste artigo, alguns pontos importantes sobre o e-procurement, o que é, os benefícios e algumas dicas para quem quer implementar o processo.
Aqui você verá:
1. O que é e-procurement?
E-procurement é a digitalização do processo global de compras, desde a pesquisa de fornecedores até a logística. Ao invés de realizá-lo manualmente e offline, utiliza-se plataformas online. Ou seja, é um descritivo de compras no âmbito B2B por meio da internet.
Isso significa mais facilidade nas relações comerciais, especialmente na comunicação e na automatização dos processos. Isso melhora bastante o processo e gestão de compras, e deixa a empresa mais competitiva.
O funcionamento do e-procurement, o que é, é bem simples: uma plataforma conecta compradores e fornecedores b2b (business-to-business).
Imagine que você deseja importar eletrônicos da China. Caso não tenha experiência, pode contratar uma empresa de negócios internacionais para fazer o e-procurement da importação. Enquanto os técnicos administram a plataforma e se preocupam com a análise de mercado, você acompanha as etapas por meio de relatórios atualizados. Tudo pela internet.
Na prática, você consegue os melhores fornecedores da China com o melhor custo-benefício garantido e alto padrão de qualidade. Tudo isso sem precisar viajar até o país asiático.
Para que o e-procurement faça a diferença na gestão de compra, você deve utilizar as ferramentas mais assertivas.
Ferramentas utilizadas no processo e gestão de compras
Para colocar em prática o e-procurement, você precisará de algumas ferramentas tecnológicas. Elas integram diferentes setores e oferecem informações essenciais para todo o processo e gestão de compras. Com elas, você terá mais segurança e produtividade nos procedimentos.
E quais são essas ferramentas? São três principais: e-sourcing, e-informing e ERP. Alguns especialistas dizem que são os tipos de e-procurement. Seja como for, veja a explicação para cada uma das ferramentas:
• E-sourcing: é, de maneira simples, a busca e a captação dos melhores fornecedores para a demanda de uma empresa. Após essa captação, solicita-se aos fornecedores escolhidos que enviem propostas para atender a demanda. Posteriormente, eles serão selecionados pelo profissional responsável pelo e-procurement.
• E-informing: é um sistema que proporciona a conexão entre empresas fornecedoras e compradoras por meio de um banco de dados. Em muitos casos, as negociações são realizadas, de fato, de maneira particular via e-mail ou outros contatos.
• ERP (Enterprise Resource Planning): é um software de integração que é responsável por cruzar as informações gerais da empresa. Ele busca otimizar os bancos de dados e automatizar pedidos de reposição de estoque. Por isso, é importante na gestão de compra.
Entendeu o e-procurement, o que é e quais são suas principais ferramentas? Todas elas contribuem para automatizar o processo e a gestão de compras. A escolha depende das suas necessidades, ou seja, escolha aquela que mais se encaixa com o seu produto.
2. Como o e-procurement ajuda a automatizar a gestão de compras
A equipe de procurement controla todo o fluxo logístico na ligação entre a empresa e seus fornecedores. No e-procurement, todo esse processo e gestão de compra é automatizado, pois as etapas são realizadas no ambiente virtual. Acabamos de apontar as ferramentas, certo? É por meio delas que você fará:
• a análise de desempenho e de feedback dos fornecedores e das entregas;
• a negociação e a regulamentação entre fornecedores e empresas;
• a gestão de documentos, como notas fiscais e contratos;
• o transporte, a logística e o recebimento de pedidos;
• a avaliação, a cotação e a escolha de fornecedores;
• a compra de matéria-prima, serviços e mercadorias.
Realizar o procurement sem o auxílio das ferramentas traz insegurança e custos para a empresa. Afinal, todas essas tarefas teriam que ser realizadas manualmente. Quanto tempo você gastaria com “burocracias” desnecessárias, caso também seja o responsável pela gestão de compra? Muito. E, principalmente no varejo, tempo é dinheiro, porque em poucos minutos se perde um consumidor.
Com o e-procurement, você ou seu time utilizam a plataforma para realizar essas etapas.
Além da segurança na gestão da cadeia de distribuição, consegue criar um planejamento confiável e assertivo, aprimorar a logística e reduzir prejuízos ao negócio, como atrasos na entrega de mercadorias.
Mais uma vez, destacamos que a melhor forma de implementar o e-procurement é utilizar uma plataforma ou software que ofereça essa solução. Com a ferramenta, você terá métodos eficazes para automatizar todo o fluxo de negociação e de gestão de compras da sua empresa.
3. Quais os benefícios do e-procurement e como ele reduz os gargalos na importação de produtos
Ainda está em dúvidas sobre e-procurement, o que é e como pode trazer benefícios na importação de produtos?
Apontamos a seguir os principais benefícios do e-procurement e como ele reduz os gargalos na importação de produtos.
Redução de custos
O benefício do e-procurement considerado mais relevante por muitos empresários é a redução de custos. Afinal, é a chave de uma gestão otimizada, porque possibilita a melhor alocação dos recursos.
Como demonstramos, uma boa solução de e-procurement contribui para economizar tempo na gestão de compras. Isso, por si só, já vai gerar redução de custos com o aumento da produtividade e a organização dos processos.
Mas além disso, é possível gerenciar melhor os gastos se compararmos esse processo e gestão de compra com os métodos tradicionais de cotação. E por que isso acontece? Porque o e-procurement organiza suas compras e, com isso, evita gastos duplicados, aproveita a compra em volume e torna os gastos mais transparentes.
Com a transparência, se torna possível analisar relatórios sobre os sistemas de aquisição. Ou seja, você consegue garantir que seus procedimentos de gestão de compra estão em conformidade com suas políticas.
Otimização de processos e redução dos gargalos
A era da transformação digital nos trouxe muitos benefícios. A possibilidade de utilizar ferramentas empresariais para automatizar processos internos trouxe muitos benefícios. É neste contexto que aparece mais uma vantagem do e-procurement: a otimização dos processos.
Com a automatização do processo global de compras, o profissional não precisa, manualmente, enviar requisições, cotações, pedidos de compras etc. Todas essas tarefas são feitas pela ferramenta e acompanhadas pelo tracking de transações.
Imagine uma cotação de fornecedor estrangeiro enviada por meios tradicionais. A demora é certa. Mas elas também costumam ser pouco eficientes, pois podem conter erros e não serem padronizadas entre si.
Com a cotação eletrônica, você não só economiza tempo no processo de compras como realiza a tarefa de forma padronizada e no tempo certo. Assim, otimiza sua aquisição de produtos e serviços.
Outro exemplo de otimização de processos e redução dos gargalos é a compra padronizada. Na gestão de compra, você já percebeu que existem vários departamentos envolvidos que tomam decisões. As diferenças de cada setor (o que é comprado e como ocorre a compra) são normais quando não se tem automatização.
O e-procurement vem para padronizar as compras por realizá-las por meio eletrônico. Dessa forma, facilita a conformidade de todos os departamentos com os padrões de aquisição da empresa.
A seguir, apontamos outros aspectos da otimização de processos que contribuem para a redução dos gargalos:
• Mais velocidade de transação: a economia de tempo e a eficiência são dois aspectos de fácil percepção do e-procurement. Com a simplificação do processo de compra, a velocidade de transação é aumentada, seja pela comunicação facilitada, seja pela redução de erros.
• Redução no uso de papel: você não precisa mais ter espaço para armazenar a papelada da gestão de compras. O e-procurement permite salvar e armazenar tudo de forma eletrônica, o que facilita na hora de encontrar propostas mais antigas.
• Redução de erros: com a padronização dos processos e o fim dos documentos duplicados, é mais fácil verificar eventuais erros no processo e gestão de compra.
Comunicação otimizada
O relacionamento com fornecedores, especialmente em uma importação, pode ser problemático para o empresário. A comunicação em outro idioma, bem como o fuso horário, podem se tornar gargalos no processo de procurement.
No entanto, com as soluções de e-procurement, os responsáveis podem utilizá-las para trocar informações de compras com os fornecedores. Isso traz mais segurança para a transação, mais transparência e, claro, facilita a comunicação.
Com um fluxo de informações bem controlado, você poderá fazer operações de melhor custo-benefício. Afinal, todos os termos ficam mais claros para todas as partes envolvidas, evitando problemas.
Segurança e decisões estratégicas
A segurança nas operações é algo perseguido pela gestão de compras. Há enorme preocupação com a governança, e realizar um compliance em alto nível envolve todos os departamentos. Os setores que trabalham diretamente com as finanças devem ter especial atenção, pois já vimos como os crimes financeiros prejudicam a reputação de uma empresa.
Felizmente, com o e-procurement e o sistema automatizado, os profissionais têm mais facilidade em coibir a prática de atos indevidos durante o processo de compras corporativas.
Isso porque os gestores têm acesso a dados fornecidos em formato de relatórios e podem fazer uma auditoria interna. É uma forma de garantir que as ações são coerentes com os números.
Neste mesmo sentido, a automatização que permite a elaboração de relatórios também contribui para a tomada de decisões estratégicas.
Ao utilizar tais plataformas, é possível avaliar métricas do e-procurement que ajudam na avaliação de desempenho dos fornecedores, por exemplo. O profissional também consegue aperfeiçoar a logística do produto, melhorar o planejamento estratégico, dentre outras tarefas.
4. Por que o processo é tão importante para quem importa
O processo de compras em seu aspecto global (procurement) envolve buscar parceiros qualificados, padronizar processos e gerar ciclos de compra mais eficientes. Isso é uma gestão de compra eficaz que pode trazer bons retornos à empresa. O e-procurement é uma maneira de potencializar os benefícios do procurement por meio da automatização do processo.
A importação da China ou de outros países é uma operação complexa que envolve muitas variáveis. É bem diferente da compra interna, pois envolve o desembaraço aduaneiro, os custos da importação, documentação adicional e muito mais.
Em outras palavras, há várias etapas para importar produtos que devem ser seguidas desde o desejo até a entrega deles em sua loja. Como lidar com todo esse percurso de forma manual e sem conhecimento?
O e-procurement simplifica bastante os processos, tornando-os mais ágeis e confiáveis. Como apontamos, é responsável por reduzir custos, otimizar as etapas e a comunicação, e trazer mais segurança.
Para finalizar, vale o alerta. Quando falamos de China, é importante estabelecer uma boa relação desde o início, seja marcando presença nas feiras de negócios ou tendo um representante local para otimizar seu e-procurement.
Por isso, busque por consultorias de comércio exterior que são capazes de localizar e qualificar fornecedores. Elas podem atuar de diversas maneiras, inclusive fazendo negociações e auditorias.
Com isso, o e-procurement terá realmente um efeito positivo em suas estratégias de compra.
O e-procurement pode resolver os gargalos na importação de produtos. Seus benefícios são inúmeros, desde que ele seja bem realizado. No entanto, ao importar, é preciso ter atenção com detalhes que não são relevantes nas compras nacionais. Caso o gestor não tenha segurança em mudar para um processo de e-procurement na importação, é fundamental contar com apoio especializado.
Com a Guelcos, você pode dedicar seu tempo para tomar decisões estratégicas e deixar a burocracia do processo de compras conosco. Converse com a gente e veja como podemos ajudá-lo nesta operação!
