Você sabia que existe uma maneira de avaliar o tempo gasto entre a separação e expedição do produto até a entrega de mercadorias vendidas pela sua empresa?
O OTD (On-Time Delivery) é um importante indicador de desempenho (KPI) para o mercado varejista e para todos aqueles que utilizam e-commerce em suas operações.
Entenda melhor a importância e principais motivos para realizar a implementação do OTD para o mercado, como fazer o cálculo e usá-lo a favor da sua empresa. Confira abaixo.
Neste artigo você verá:
1. O que é o OTD (On-Time Delivery)
On-Time Delivery, também conhecido como OTD, é um indicador chave de desempenho (KPI) que mede o cumprimento de pedidos. O OTD representa parte da disciplina geral de gerenciamento da cadeia de suprimentos, abrangendo confiabilidade e desempenho de entrega.
É comum que as fórmulas que direcionam o OTD sejam incorporadas ao seu software ERP (Sistema integrado de gestão empresarial).
A análise do OTD indica um período ou janela em que a entrega pode ocorrer. Por exemplo, se um cliente espera seu lote de material escolar em suas mãos até 20 de junho, seu OTD consistiria em um período de tempo definido pela sua empresa, que começa em uma data anterior e termina em 20 de junho.
Atender às expectativas do cliente e aos requisitos de entrega deve ser uma prioridade para todos os negócios.
Na verdade, os principais desafios das empresas geralmente estão relacionados às maiores expectativas do cliente e entrega mais rápida, incluindo demandas por custos mais baixos, demandas em tempos de resposta, aumento de expectativas sobre o serviço e demandas de customização pelo cliente.
A boa notícia é que essas expectativas geralmente são bem simples: os pedidos devem ser enviados com precisão e chegar dentro do prazo.
Geralmente, as empresas que lutam para cumprir outros prazos importantes na cadeia de suprimentos (supply chain) e durante a fabricação acham que é mais fácil falar do que fazer.
O baixo desempenho de entrega no prazo pode impactar mais do que somente os clientes – normalmente este é um indicador de baixa eficiência de produção e procedimentos de manuseio de materiais.
Problemas consistentes com entrega no prazo podem causar problemas que afetam muitas outras áreas da cadeia de abastecimento de uma empresa. Alguns exemplos incluem atrasos na produção devido à falta de material, custos de envio acelerado evitáveis e sobrecarga de reclamações de clientes.
Vale lembrar que, muitas vezes, ter um histórico de entregas feitas fora do prazo pode afetar todas as áreas de um negócio, além de poder prejudicar irreparavelmente o relacionamento com os clientes.
É claro que manter os clientes satisfeitos é a principal prioridade. No entanto, o OTD não se trata apenas de cumprir os prazos, construir a reputação da empresa e fazer manutenção de relações comerciais bem-sucedidas.
Vale lembrar que, muitas vezes, ter um histórico de entregas feitas fora do prazo pode afetar todas as áreas de um negócio, além de poder prejudicar irreparavelmente o relacionamento com os clientes, além da estabilidade financeira da empresa como um todo.
É por isso que ter o poder de monitorar e otimizar processos com precisão é tão vital, pois pode levar a melhorias significativas nos custos operacionais. Isso pode ser feito com uma abordagem analítica que auxilia no desenvolvimento de análises mais avançadas.
A introdução de soluções analíticas avançadas para visibilidade OTD também faz com que as empresas deem um salto à frente e enfrentam os desafios que podem estar impedindo-as.
Principais desafios do OTD:
• Dificuldades em identificar tendências ou potenciais benefícios;
• Preparação e processos manuais de dados;
• Ferramentas não-otimizadas;
• Incoerências na visibilidade do abastecimento.
A visibilidade precisa do OTD (On-Time Delivery) ajuda a avaliar os processos externos, como o desempenho dos fornecedores terceirizados. Pode também revelar problemas internos, permitindo reagir a previsões ruins, prazos incorretos, erros de estoque, entre outras complicações.
2. Por que esse tipo de indicador é importante para a cadeia logística
Primeiro, vamos relembrar qual é a essência de uma logística bem feita. Este processo é caracterizado pela aquisição e introdução de bens, serviços e informações de uma empresa.
Logo, a logística cobre tudo, desde a compra até o armazenamento, a entrega, o transporte e a entrega, e como os recursos são gerenciados em cada uma dessas etapas.
Esse tipo de recurso pode incluir pessoas, matérias-primas, produtos e equipamentos com os quais uma empresa conta para manter suas operações funcionando perfeitamente.
Então, sabendo disso, as etapas logísticas dividem as ações de cada uma dessas áreas dentro de negócios em seções e podem ajudá-lo a otimizar as operações.
Por exemplo, é possível medir KPIs vinculados ao gerenciamento de pedidos, suprimentos, estoque, distribuição e transporte para encontrar maneiras de melhorar o desempenho.
Nisso, a gestão logística controla a aquisição, movimentação, armazenamento de mercadorias e controle de saída de produtos.
Então, o processo começa na origem do produto e termina no consumidor. O gerenciamento logístico também inclui o atendimento de pedidos e se integra a outras funções de negócios.
2.1 Qual a importância dos indicadores de performance para o seu negócio
Os KPIs, ou indicadores de performance em logística, são uma forma de as empresas compararem seu próprio desempenho com os benchmarks do setor.
Ao rastrear KPIs, as empresas têm dados importantes que permitem aos que utilizam melhorar as operações. Então, esses dados mostram os erros e como corrigi-los, reduzindo custos.
Um KPI útil no estoque é o envio dentro do prazo, ou seja, o OTD. Esta métrica mostra a porcentagem de remessas que partiram do depósito no prazo.
Todas as remessas seguem prazos e caso existam casos de entregas atrasadas, isso pode prejudicar a experiência do cliente e custar despesas à empresa, além do abalo na reputação da mesma.
Inclusive, se o envio dentro do prazo estiver abaixo do benchmark, isso indica problemas no armazenamento e na gestão de estoque, já que entender e medir o frete dentro do prazo é uma etapa para alcançar a satisfação do cliente.
Para configurar os objetivos para uma logística bem sucedida, primeiro defina os objetivos de sua empresa. Garanta que eles façam parte do conceito SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos. Depois disso, determine metas para indicadores de avanço e atraso.
Use as metas para identificar as informações de que você precisa dos KPIs. Essas respostas ajudam a ajustar os processos de negócios e identificar oportunidades de melhoria. Para logística, comece com KPIs que respondam as perguntas abaixo.
Defina seus KPIs respondendo perguntas como:
• Qual é a porcentagem de cumprimento dos prazos prometidos?
• Quantas encomendas chegaram danificadas por mês?
• Com que frequência os clientes receberam o pedido errado?
• Como os itens fora de estoque afetam os tempos de espera do cliente?
• O departamento de remessa está atingindo o ápice de sua capacidade?
Decida algumas métricas principais que abordam esses problemas e façam sentido para o seu modelo de negócios. Novos negócios devem se concentrar em facilitar uma experiência única para o cliente e obter feedback dos compradores.
As empresas no estágio intermediário devem prestar atenção à satisfação do cliente, ao reconhecimento do negócio e à receita mensal. As organizações estabelecidas devem se concentrar na taxa de rotatividade e no custo por aquisição.
2.2 Quais são os indicadores mais utilizados em logística
As empresas usam KPIs de logística para identificar estágios no fluxo de mercadorias que precisam de melhorias. A importância relativa dos KPIs de logística varia de acordo com o setor.
Defina a posição de sua empresa no mercado ou setor de atuação e escolha KPIs que sejam representativos dela.
Divida os KPIs por estágio na cadeia de suprimentos. Escolha alguns KPIs em cada estágio que visam a posição da sua empresa no setor e o potencial de melhoria.
Confira abaixo quais métricas são melhores práticas para serem analisadas em cada estágio da cadeia logística.
Você viu que o OTD faz parte dos principais indicadores de desempenho entre os que foram citados, certo? Isso porque o On-Time Delivery é o indicador que tem o objetivo de mensurar o percentual de pedidos entregues no prazo prometido para o cliente.
Ou seja, com ele é possível analisar desde o tempo da separação e expedição do pedido até o envio feito pela transportadora responsável.
Entre os indicadores logísticos, o OTD é um KPI muito importante para as empresas, muito por conta de negócios do setor de e-commerce, já que o prazo de entrega tem sido cada vez mais levado em consideração pelo consumidor na sua decisão antes de finalizar a compra.
Então, por essas e outras, é possível dizer que o prazo de entrega é um dos principais indicadores, pois permite mostrar com clareza às empresas a base que sustenta os seus negócios e conquista a confiança dos clientes.
Por fim, significa um impacto positivo nos lucros do negócio. A necessidade de avaliar com frequência a sua operação a partir do OTD faz-se necessária por essa razão.
3. Como calcular o OTD
Para calcular o OTD, basta fazer uma fórmula simples. Primeiro, divida o número de entregas no prazo pelo total de entregas realizadas no período. Em seguida, multiplique o resultado por 100.
Isto é:
Número de entregas feitas no prazo ÷ Número total de entregas realizadas no período x 100 = OTD
Como calcular OTD:
Número de entregas feitas no prazo ÷ Número total de entregas realizadas no período x 100 = OTD
Então, se a empresa realizou 100 entregas em um dia e só 74 delas chegaram no prazo, o cálculo seria deve ser feito da seguinte forma: 74 ÷ 100 = 0,74 × 100 = 74%.
Neste caso o OTD da sua empresa é de 74%. Mas vale lembrar que o resultado ideal é ficar acima dos 90%.
A premissa básica é que todo cliente espera que sua mercadoria seja entregue dentro do prazo. Por isso, é preciso alinhar as expectativas e tentar ao máximo cumpri-las.
E caso a empresa não consiga realizar as entregas em um tempo aceitável, logo os clientes irão atrás de outra que poderá atendê-los melhor nesse quesito.
Como dito anteriormente, os problemas com a entrega no prazo não afetam somente os seus negócios ou significam o abalo na reputação da empresa, mas também poderá impactar outras áreas da operação.
Desse modo, fazer o cálculo do OTD com regularidade acaba entrando na máxima de que é melhor prevenir do que remediar. E consequentemente, identificar os problemas antes que o número de clientes sofra qualquer tipo de mudança negativa é fundamental.
4. 6 motivos para acompanhar esse KPI
Quando falamos sobre a execução do OTD no seu negócio, trouxemos vários benefícios deste indicador para a sua operação.
Para quem trabalha com importação, seja fornecedor ou importador, ter noção do OTD é essencial ao lidar com fornecedores de outros países, onde o processo costuma demorar mais tempo para ser finalizado e a mercadoria ou matéria-prima ser entregue.
Confira abaixo seis razões para adotar o cálculo de OTD ao seu negócio e otimizar sua operação de importação:
Lembrando que se você precisa de auxílio de uma consultoria de importação, fale com a Guelcos!
Além de trazer boas vantagens para seu negócio, como redução de custo e assistência de especialistas, a empresa é focada no mercado chinês e trabalha de forma próxima ao empresário, com serviços de alta qualidade.
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