Spend Analysis para compras: o que é e como fazer

Gestores em departamento de compras ou financeiro, administradores e empreendedores sabem que é fundamental conhecer estratégias e ferramentas para fazer uma gestão de compras eficiente em empresas varejistas. Por isso, você já pensou em utilizar o Spend Analysis para otimizar, economizar e melhorar as áreas do seu negócio?

Começar a utilizar o Spend Analysis para compras é um bom jeito de começar a analisar os gastos e economizar. Assim como qualquer métrica, quando bem interpretado, o TCO (Custo Total de Propriedade) pode auxiliar na hora de tomar decisões que vão resultar em benefícios para o seu negócio.

Quer saber por que esta análise é tão importante para a economia na sua empresa? Para entender melhor tudo sobre o Spend Analysis e como ele pode ajudar no na economia da sua empresa, confira abaixo.

Aqui você verá:

1. O que é e como fazer Spend Analysis para compras

Spend Analysis, ou análise de gastos, é a prática de analisar os gastos em várias áreas de uma empresa para diminuir custos, aumentar a eficiência ou melhorar o relacionamento com fornecedores. A análise de gastos de aquisições é o processo de coletar, limpar, classificar e analisar dados de gastos.

A análise de gastos também é uma das principais ferramentas que as organizações especializadas em compras usam para identificar oportunidades de economia, gerenciar riscos e otimizar o poder de compra nos negócios. Além disso, o Spend Analysis ainda é considerado a base fundamental do sourcing.

Então, este tipo de análise acaba sendo uma ferramenta que os executivos de sourcing podem utilizar para desenvolver uma estratégia para alcançar um desempenho superior. Os dados da análise de gastos podem melhorar a visibilidade dos gastos corporativos, bem como impulsionar a melhoria do desempenho, conformidade do contrato e, o mais importante, economia de custos.

Lembrando que existem diferenças entre o Spend Analysis e o Strategic Sourcing, embora sejam conceitos relativamente parecidos. O Strategic Sourcing garante que a empresa adquira bens e serviços com uma boa relação custo-benefício, melhorando a criação de valor. 

Além disso, fornece melhorias contínuas sobre esses fatores e capacita a organização a tirar proveito do poder de compra.

O fornecimento estratégico difere das compras tradicionais de maneiras cruciais. Aplica habilidades de estratégia de negócios e gerenciamento de relacionamento às compras para otimizar os resultados de todo o empreendimento. 

A estratégia de sourcing ainda melhora o valor da relação de preços, reduzindo custos e melhorando a qualidade do serviço e emprega uma abordagem rigorosa e colaborativa que vai além do departamento de compras.

1.1 Como funciona o Spend Analysis?

O Spend Analysis de compras fornece dados que podem ser usados como linha de base para medir as melhorias e também aponta dados confiáveis para a decisão de estratégias para realizar economias de curto e longo prazo.

À medida que o setor de compras passa a integrar uma função mais estratégica na empresa, a análise de gastos é fundamental, pois estabelece um processo paralelo que orienta os gestores e os responsáveis pelo orçamento disponível focados na otimização e valorização do capital da empresa.

Basicamente, o processo de análise de gastos envolve reunir dados do histórico de compras para responder e avaliar o que é comprado, quando isso acontece, onde, com qual finalidade, como é feita a aquisição e quais são os gastos totais de uma organização.

1.2 Gastos com aquisições diretas e indiretas

Inicialmente, a diferença entre gastos diretos e indiretos pode causar confusão. Então, entenda as definições e exemplos para os dois tipos essenciais de compras.

Gastos diretos em compras referem-se a bens e serviços diretamente relacionados à fabricação de produtos. Os exemplos podem incluir matérias-primas, componentes, hardware e serviços relacionados aos processos de fabricação.

Já os gastos indiretos em aquisições totalizam a obtenção de bens e serviços não diretamente relacionados à fabricação de produtos. Ou seja, a aquisição indireta permite que as empresas mantenham e desenvolvam suas operações.

Exemplos de categorias de gastos indiretos:

Serviços de marketing e propaganda;
Serviços de consultoria especializada;
Viagem e hospedagem;
Manutenções e reparos;
Tecnologia da informação, sistemas e softwares;
Serviços relacionados ao RH (recrutamento e treinamento de novos funcionários);
Transporte e gestão de frotas;
Utilidades rotineiras (gás, eletricidade e água)

1.3 Categorias de gastos em aquisições

Os gastos diretos e indiretos com compras podem ser agrupados em categorias, permitindo a análise e o gerenciamento de bens ou serviços semelhantes.

A categoria de gastos é o agrupamento lógico de itens de gastos ou serviços semelhantes que foram claramente definidos em um nível organizacional. Por exemplo, “tecnologia da informação” pode ser considerada uma categoria de gastos que abrange softwares e hardwares utilizados em uma empresa.

Categorizar os gastos é a forma como uma organização de compras classifica os gastos em hierarquias. Uma boa maneira de visualizar as categorias de gastos, é imaginar uma árvore com muitos galhos para diferentes níveis ou subcategorias de gastos. 

O número de níveis em uma categorização de gastos depende das necessidades da organização de compras, variando de três a seis níveis de categorias e subcategorias.

2. Por que o controle desse KPI é importante para os negócios?

Realizar o Spend Analysis ainda é uma das melhores soluções para êxito de uma empresa, mesmo que existam várias outras estratégias para o crescimento e lucratividade de um negócio. A análise de custos é fundamental por ser uma das mais assertivas atualmente.

A partir da análise, é possível desvendar de uma vez por todas um dos grandes desafios dos gestores e empreendedores: entender como gastar menos e lucrar mais. Isso porque uma empresa que gasta mais do que ganha não tem uma boa rentabilidade, logo isso exige que o responsável encontre a melhor estratégia para alavancar seu negócio.

Pensar de maneira estratégica a melhoria dos custos deve compreender os vários fatores e variáveis dentro de uma organização. A partir daí, estabelecer um bom gerenciamento para a empresa, ajudando no controle de gastos e avaliação de onde investir e aplicando os esforços da equipe de compras com o objetivo de evitar desperdícios fica mais fácil.

Uma melhor compreensão de onde os benefícios podem ser obtidos requer um conhecimento profundo de algumas das semelhanças, diferenças e vínculos entre o setor de compras para a implementação do indicador de Spend Analysis. 

Considere que se o setor de Compras fica responsável pela atividade de compra de bens ou serviços necessários, é preciso que a otimização comece por ele, já que os processos envolvem a colocação e o processamento de pedidos ou requisições de compra.

Esses processos incluem atividades como fornecimento de produtos e serviços, seleção de fornecedores, negociação de preços e termos, gerenciamento de transações e contratos, gerenciamento de desempenho do fornecedor e questões de sustentabilidade do fornecedor.

O controle deste KPI pode determinar também como o mercado vai enxergar a empresa. Uma empresa que entende do que faz e sempre busca os melhores produtos, com fornecedores de confiança e um prazo de entrega vantajoso, não aceitando menos que isso em qualquer negociação, pode fazer com que o gestor seja reconhecido e cada vez mais procurado.

O Spend Analysis em compras é um processo transformador, realizado em um nível organizacional mais alto. O foco está na capacidade do gestor e seu time avaliarem as melhorias que podem ser feitas e, efetivamente, aplicar o conceito ao dia a dia corporativo.

Ao todo, para uma perspectiva de negócios, é importante pensar e elaborar uma análise que será feita de tempos em tempos, como uma atividade essencial aos processos da empresa.

3. Dicas para fazer análise dos gastos

Para fazer uma boa análise dos gastos do seu negócio, existem alguns passos fundamentais que devem ser levados em consideração. Confira abaixo as dicas para começar a aplicar o Spend Analysis ao dia a dia do seu negócio.

Identifique os gastos

Primeiro, faça o levantamento e a identificação dos gastos. Entenda, nos mínimos detalhes, o quanto a sua empresa gasta mensalmente. Depois, divida esses custos em categorias de gastos negociáveis e gastos inegociáveis.

Os gastos negociáveis, são aqueles que podem ser alterados, contemplando, por exemplo, a aquisição de suprimentos para a empresa. Que podem ter fornecedores e quantidades reavaliados para encontrar o melhor custo-benefício.

Por outro lado, entre os gastos inegociáveis estão aqueles que não podem ser alterados. Nesta categoria estão despesas como os impostos, por exemplo.

Então, quando a análise de gastos for feita, comece com os custos negociáveis sendo colocados em pauta, visto que a diminuição de gastos sempre começará por eles. Outros tipos de gasto como o salário dos funcionários, impostos e taxas e mão de obra terceirizada não devem ser incluídos nesse momento.

Faça a validação dos dados da pesquisa

Depois de reunir todas as informações sobre os gastos que integram a análise, valide-as. Consolide os dados encontrados e fique atento para não deixar passar nenhum custo. Depois, faça os ajustes necessários e, caso haja algum custo contabilizado com moedas estrangeiras, realize a conversão do valor, mantendo o valor o mais aproximado do real possível.

Separe os gastos em grupos

Conforme falamos anteriormente, a criação de grupos pode facilitar a visualização e interpretação de seus dados. Então, reúna nos mesmos grupos, possíveis gastos diferentes que podem vir de um mesmo fornecedor, para áreas diferentes da sua empresa.

Categorize os gastos

Depois de separar os gastos por grupos, chegou a hora de efetivamente categorizar os gastos da sua empresa. Assim, você terá uma visão clara para entender onde o capital do seu negócio está sendo concentrado e aplicado.

 Por exemplo, entenda o que são custos com suprimentos, como material de escritório, possíveis viagens de negócios dos colaboradores e etc.

Neste ponto do processo, o principal é categorizar os gastos de forma que a análise final fique mais completa e assertiva.

Analise os gastos

Agora que sua análise pode começar, leve em consideração o que pode ser reduzido, cortado e otimizado. E, quando terminar, o status do capital e suas destinações poderão ser reconsiderados.

Além disso, poderá avaliar se os preços dos materiais dos fornecedores são competitivos com insights e avaliação de tendências apresentadas nos gastos. Ficará a cargo da sua análise fornecer material o suficiente para a identificação de oportunidade de redução de gastos e otimização em processos diários.

Depois, ficará mais fácil auxiliar os demais departamentos da empresa a controlar gastos, praticando o Spend Analysis e o Strategic Sourcing, juntos, e definindo estratégias assertivas de fornecimento.

Vale lembrar que, neste momento, é possível combinar outras estratégias para melhorar ainda mais a sua análise. A Matriz de Kraljic é uma delas e, no caso da gestão de um negócio de importação, o Supply Chain também pode ser um aliado.

Parta para a ação e crie um plano estratégico de melhorias

Ao fim da análise, junto ao time de compras e estratégia, defina um plano estratégico para os próximos passos e ações. Assim, você saberá exatamente quais áreas mais precisam de atenção e quais gastos deverão ser reconsiderados para melhorar a performance e o desempenho da empresa como um todo.

Lembre-se de que este tipo de análise não é atemporal e deve ser realizada periodicamente, com atualizações e alterações de acordo com as eventuais mudanças relacionadas aos gastos do seu negócio.

Por fim, todas as organizações precisam de Spend Analysis para uma gestão eficiente de compras que pode melhorar substancialmente a competitividade de uma organização e oferecer benefícios significativos para a empresa, incluindo economia de custos.

E, caso você esteja pensando em começar a importar, ou se já faz isso, mas precisa de uma ajuda extra para encontrar os fornecedores ideais e organizar seu processo, conte com a Guelcos. A consultoria de comércio exterior é capaz de auxiliar no processo de importação da China, reduzindo custos de risco, pessoal e de tempo.

Gostou das nossas dicas para a utilização do método de análise Spend Analysis na sua empresa? Então, inscreva-se e receba a newsletter semanal da Guelcos! Você receberá os índices de fretes da China semanalmente, sempre às segundas-feiras.

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Vinícius Alves MARQUES

ESPECIALISTA EM IMPORTAÇÃO DA CHINA E CIO NA GUELCOS

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