Conhecida no universo corporativo, o Custo Total de Propriedade (Total Cost of Ownership – TCO) é uma métrica de análise muito importante para qualquer empresa ou indústria. Afinal, é uma forma global de avaliar todos os custos envolvidos na aquisição de um bem.
O conceito foi desenvolvido pelo Gartner Group, uma das maiores empresas de consultoria e pesquisa do mercado mundial de TI. Havia uma crescente necessidade, a partir dos anos 80, de determinar o custo de aquisição das máquinas, bem como os demais custos atrelados à compra e ao uso desses equipamentos nos ambientes de trabalho.
Por isso, muito se atrela o TCO a compras, mas a métrica é importante para muitos departamentos. Vem com a gente entender melhor esse conceito!
Aqui você verá:
1. O que é o TCO (Total Cost of Ownership)
O Total Cost of Ownership (TCO) ou Custo Total de Propriedade é uma métrica cujo objetivo é calcular os custos de vida e de compra de um sistema, produto ou ativo. É, assim, uma estimativa financeira projetada para avaliação de custos diretos e indiretos de um bem.
Nas empresas, o indicador é utilizado para avaliar diversos custos relacionados à manutenção de um dispositivo ou serviço dentro do ambiente operacional.
Os exemplos mais comuns, até mesmo considerando sua origem no segmento de tecnologia da informação, são os softwares, os hardwares e o gasto para mantê-los em funcionamento, tais como gerenciamento, suporte, comunicação, despesas do usuário final, treinamentos, dentre outros.
Ou seja, é a soma de todos os custos de compra e posse de um produto. Porém, é fundamental destacar que esse custo total não deve ser o único fator a influenciar em uma aquisição.
É de suma importância entender o retorno que ela gera para a empresa de maneira geral. Portanto, não utilize o custo total de propriedade de forma isolada.
Custos de aquisição, implementação e suporte/manutenção
O Custo Total de Propriedade pode ser dividido em três categorias distintas, que serão importantes na hora de aprendermos como calcular TCO. A seguir, apresentamos exemplos da área de TI principalmente, seguindo a ideia do conceito original:
• Custos de aquisição: compreende a compra de hardware/software ou de equipamentos para composição ou atualização da estrutura de software, a depreciação de máquinas, e o tempo gasto (horas de trabalho) para pesquisa de mercado.
• Custos de implementação: em geral, envolve a contratação de consultores externos para configurar sistema, instalar hardware e software e realizar eventuais mudanças nos servidores.
• Custos de suporte e manutenção: compreende a implementação de novas funcionalidades ou sistemas, atualizações, licenças, garantias, contratações de fornecedores externos e de recursos humanos.
Custos diretos e indiretos
Outra forma de divisão dos custos diz respeito à natureza das operações envolvidas em cada um deles. São os custos diretos e indiretos.
Os custos diretos são aqueles que podem ser quantificados. Isso inclui a aquisição de hardware/software (com licenças e atualizações), treinamento, suporte, deslocamento, manuais, desenvolvimento de aplicações e conteúdos, gerenciamento de redes e sistemas, e comunicação (infraestrutura e taxas).
Já os custos indiretos se relacionam com o usuário final e não permitem quantificação. É o caso do suporte casual e auto aprendizado, bem como as ainda atividades reparadoras ligadas à perda de produtividade por interrupções e contratempos.
2. Qual a importância da métrica para empresas ou indústrias?
A importância do Total Cost of Ownership (TCO) para empresas ou indústrias se relaciona a um melhor planejamento financeiro no que diz respeito à gestão de ativos materiais. A métrica apoia ações de aquisição de novos itens e previsão, planejamento e estimativa de manutenção da vida útil de vários bens do ambiente de trabalho.
Em outras palavras, a avaliação dos custos de compra, bem como dos aspectos de uso e manutenção de equipamentos, dispositivos ou programas utilizados no dia a dia da operação permite ao gestor ter mais conhecimento sobre como o investimento afeta seu orçamento.
Afinal, todos os riscos financeiros envolvidos na aquisição estarão previamente mapeados. Inclusive, é isso que permite mapear gastos a médio e a longo prazo com um dispositivo, bem como sua perda de valor.
Em suma, podemos dizer que o TCO Custo Total de Propriedade é importante para:
• Aprimorar a performance financeira;
• Ter mais eficácia na hora de gerir os ativos;
• Facilitar a otimização de gastos relacionados à infraestrutura já existente;
• Ter uma previsão mais assertiva sobre manutenção de equipamentos, troca de peças e outras ações de conservação dos bens;
• Atuar de forma estratégica a partir do planejamento das ações de gestão da infraestrutura, com maior capacidade de organização da cadeia operacional da empresa conforme metas e objetivos.
Exemplo prático da importância do Total Cost of Ownership (TCO)
Imagine que você possui uma pequena indústria e precisa comprar um equipamento da linha de produção. Em sua pesquisa, viu que, aparentemente, há bons equipamentos usados, tanto em sites especializados quanto em leilões.
Pode ser um investimento inteligente? Sim, mas é preciso desconfiar para saber o que exatamente você está recebendo em troca do dinheiro.
Se você encontrar a mesma máquina no site especializado ou no leilão, com as mesmas especificações, mas uma delas apresentar o preço mais baixo? Será ela a sua escolha?
Avaliar somente o valor nominal, o menor custo, pode parecer o melhor investimento, mas é preciso considerar o custo total de propriedade da máquina. Será que os custos operacionais compensam, de acordo com o uso previsto? Ou será melhor investir em uma máquina nova?
Essa é a importância da avaliação do TCO em compras. E quais seriam as vantagens para empresas e indústrias que adotam a métrica?
3. Quais as vantagens do TCO (Total Cost Ownership) para empresas e indústrias que adotam a métrica
O uso de indicadores em uma empresa ou indústria, quando bem feito, é um grande aliado da alta performance. Isso porque métricas e indicadores são ferramentas que possibilitam corrigir falhas, entender riscos e atuar de forma estratégica.
Com o TCO Custo Total de Propriedade, há também melhoria na gestão da infraestrutura existente, o que maximiza o retorno financeiro do negócio. Veja a seguir com mais detalhes as vantagens do Total Cost of Ownership (TCO).
Otimização dos custos operacionais
Dissemos ao conceituar o Custo Total de Propriedade que ele é uma estimativa financeira projetada para avaliar custos diretos e indiretos de um bem. Com essa avaliação, que envolve não só a aquisição, mas também a manutenção de dispositivos, serviços e soluções do ambiente corporativo, o gestor consegue otimizar os custos operacionais.
Ao ter visibilidade sobre cada gasto, é mais fácil rastrear aspectos da infraestrutura que demandam mudanças. Os dispositivos mais antigos estão atrapalhando a rotina dos profissionais? A troca por equipamentos atuais pode contribuir para a produtividade e, em médio prazo, apresentar um bom retorno sobre o investimento.
Transparência orçamentária
No mesmo sentido, ao ter maior consciência sobre quais são os gastos da empresa, o gestor consegue alcançar a transparência orçamentária. Quando a estrutura financeira e fiscal é de fácil compreensão, a gestão fica mais simples. O empreendedor poderá, por exemplo, definir de forma mais precisa os gastos e investimentos.
Com isso, é possível solidificar as políticas de compliance, pois os responsáveis podem otimizar processos após verificar eventuais pontos que não estejam em conformidade com as normas internas e a legislação local.
Melhor gestão de infraestrutura da empresa ou indústria
Como está sua infraestrutura, considerando os custos operacionais das diferentes rotinas do negócio? Com o TCO Custo Total de Propriedade é possível enxergar todos os ativos internos e otimizar a gestão de infraestrutura, proporcionando o melhor custo-benefício possível.
É possível, por exemplo, utilizar os recursos disponíveis com maior eficácia. A partir da previsão dos custos de manutenção, por exemplo, suas máquinas e dispositivos podem ser configurados para evitar desperdícios e apresentar um funcionamento mais econômico.
Vantagens adicionais
Além dessas três importantes vantagens do uso da métrica Custo Total de Propriedade, podemos apontar outros benefícios. A partir da avaliação do funcionamento da infraestrutura da empresa, o empreendedor poderá:
• proporcionar maior produtividade aos profissionais;
• aproveitar-se da alta disponibilidade de serviços com SLAs;
• reduzir os custos com ativos e viabilizar atualização tecnológica;
• focar nas atividades estratégicas do negócio (core business), que geram maior valor;
• otimizar processos e reduzir custos, dando mais um passo para a transformação digital;
• adotar soluções escaláveis e adequadas à necessidade e ao orçamento da empresa;
• ter maior previsão sobre os equipamentos com o fim de manter a continuidade da operação.
Conhecendo os benefícios do TCO, é preciso aprender como calcular o Custo Total de Propriedade.
4. Como fazer o cálculo do TCO (Total Cost Ownership)
O cálculo do TCO leva em consideração os custos imediatos, sem se esquecer da estimativa dos custos de longo prazo. Com o cálculo correto, é possível evitar surpresas financeiras indesejadas e fazer uma boa análise de retorno do investimento (ROI).
E como fazer o cálculo do Custo Total de Propriedade?
Em primeiro lugar, tenha em mente que ele depende de fatores explícitos e implícitos, como o preço de aquisição, as despesas adicionais com manutenção, e outros custos. Portanto, considere três fatores na hora de calcular o TCO:
• Custos iniciais: valor pago pela máquina, sistema ou equipamento.
• Custo de manutenção: custos que garantem o correto funcionamento do bem durante sua vida útil, como suporte, reparos, inspeção, atualização, limpeza específica etc.
• Custo restante: é o preço da máquina ou equipamento ao longo de um período de tempo. Isso contribui para entender a desvalorização do bem.
Há também outros três fatores associados para um cálculo do TCO mais complexo, como:
• Custo de operação: referente a instalação, teste, treinamento de profissionais e custos de energia elétrica para a máquina ou equipamento.
• Custo de downtime: impacto do tempo de inatividade do equipamento, o que envolve o impacto na produtividade das equipes, nas vendas e na experiência do cliente.
• Custo de produção: o quanto de valor a máquina ou o equipamento pode gerar.
Considerando esses fatores, é possível calcular o Total Cost of Ownership (TCO) de duas formas. A escolha dependerá do contexto do seu negócio ou dos insights pretendidos.
Vamos considerar o seguinte:
Imagine que você comprou um equipamento por R$ 12 mil, e ele demandará, em 5 anos:
• Custo de manutenção: R$ 3 mil
• Custo de operação: R$ 1 mil
• Custo de downtime: R$ 3 mil
• Custo de produção: R$ 3 mil
• Preço final para uma possível revenda: R$ 6 mil (desvalorização de 50%).
Cálculo 1: soma dos custos iniciais com o custo de manutenção, subtraído o custo restante.
No cálculo mais simples, teríamos um TCO = R$ 12.000,00 + R$ 3.000,00 – R$ 6.000,00 = R$ 9.000,00 para um uso projetado em 5 anos.
Cálculo 2: considera a soma de todos os custos, inclusive de operação, downtime e produção, e subtrai o custo restante.
No exemplo anterior, bastaria acrescentar os custos referentes aos outros fatores. Então, teríamos:
R$ 12.000,00 + R$ 3.000,00 + R$ 1.000,00 + R$ 3.000,00 + R$ 3.000,00 – R$ 6.000,00 = R$ 16.000,00 para um uso projetado em 5 anos.
Ao realizar o cálculo de Custo Total de Propriedade, você terá uma visão clara dos valores envolvidos na aquisição de uma máquina ou equipamento. Como pontuamos anteriormente, essa métrica embasa uma tomada de decisão, mas não define sozinha essa decisão.
Há outros aspectos não monetários que podem impactar em outros fatores importantes, como produtividade, aumento de valor do serviço prestado e até a resiliência da empresa.
Nesse exemplo, nosso TCO mais complexo totalizou R$ 16 mil em 5 anos. Imagine que o contrato de locação desse mesmo modelo apresenta o valor de R$ 18 mil. No entanto, o valor do contrato é fixo e será diluído ao longo do período acordado.
Na prática, o gestor terá uma programação financeira mais confiável. Ou seja, não fica à mercê de uma manutenção mais custosa do que a prevista e que pode atrapalhar o planejamento inicial.
Além disso, se seu negócio está inserido em um segmento com alta tendência à inovação tecnológica, é preciso pensar bastante no TCO. Afinal, antes do ciclo total finalizar, sua tecnologia já pode estar atrasada.
A avaliação do TCO Custo Total de Propriedade é de suma importância para empresas e indústrias. Essa métrica está diretamente relacionada à eficiência operacional e financeira do negócio.
Ela pode ser bastante útil, inclusive, na hora de importar produtos para sua empresa. Falando em compras, você já ouviu falar na metodologia Strategic Sourcing?
Confira o que é Strategic Sourcing e como otimizar a gestão de compras da sua empresa!
