Gestores em departamento de compras ou financeiro, administradores e empreendedores sabem que é fundamental conhecer obrigações fiscais e organizacionais quando o assunto é importação de produtos e contato direto com fornecedores, certo? E, para ter um processo organizado, você já fez o saneamento de cadastro de fornecedores e produtos?
Caso seu negócio seja novo, saiba que a implementação do saneamento é fundamental para qualquer operação séria. Isso quer dizer que, adotando medidas para a sua utilização, os benefícios para o seu negócio serão claros e as melhorias no seu processo ficarão evidentes.
Quer saber por que o saneamento de cadastro de fornecedores e produtos é tão importante para sua empresa? Fique conosco e acompanhe tudo o que você precisa saber no artigo abaixo.
Neste artigo você verá:
1. O que é saneamento de cadastro
O saneamento de cadastro de fornecedores e produtos é essencial para reduzir custos, assim como aumentar a agilidade no processo de compras. Ou seja, sanear representa reparar e eliminar excessos, além de corrigir falhas.
Então, realizar o saneamento de cadastro é fundamental para todos que já possuem uma empresa no Brasil. Isso porque o cadastro está vinculado ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), desde o ano de 2007.
A utilização da nota fiscal eletrônica feita pela SPED Fiscal trouxe para as empresas a obrigação de fiscalizar as empresas fornecedoras e clientes. Isso foi uma demanda governamental que trouxe à tona a necessidade do Saneamento de cadastros e produtos.
Este tipo de ação tem como objetivo manter o processo com informações atualizadas de clientes e fornecedores, com base na Receita Federal e no Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).
Hoje em dia, quando a empresa recebe a mercadoria dos fornecedores, o procedimento padrão costuma ser fazer um cadastro de produtos no sistema organizacional. Entretanto, antes da implementação do SPED (NF-e), em 2007, era feito somente um registro de dados internos da empresa, que tinha o objetivo de controlar a entrada e saída de verba do negócio.
Antigamente, esse processo era feito sem muitos detalhes ou padronização, o que causava confusão pois, com isso, vários códigos eram registrados para o mesmo fornecedor ou categoria de produto.
Como o SPED é uma solução tecnológica que oficializa os arquivos digitais de natureza fiscal e contábil dos sistemas empresariais dentro de um formato digital específico e padronizado, atualmente, toda NF-e exige que o cadastro de dados seja centralizado em um fluxo organizado.
Vale lembrar que a mudança ocorreu a partir de 2011, quando todas as informações cadastradas da empresa começaram a ser enviadas para a Secretaria de Fazenda das Unidades Federais e à Receita Federal automaticamente.
Portanto, para executar um saneamento de cadastro eficiente, é preciso eliminar falhas, reparar informações e retirar excessos do seu sistema, de forma que tudo fique concentrado e organizado em um só lugar.
2. Por que o saneamento de cadastro é tão importante no processo de compras?
Como o saneamento de cadastro de materiais é um tipo de tarefa que consiste em cadastrar os itens de maneira completa e correta para que o negócio tenha uma base de compras séria e transparente, ao adotar essa medida, fica ainda mais fácil coletar dados importantes para as estratégias do setor de compras da empresa.
Isso porque o departamento de compras assume importantes funções para que tudo saia como o planejado. Ele deve fazer a verificação das credenciais dos fornecedores, realizar a inspeção da qualidade do material a ser comprado, além de garantir a entrega do material no prazo.
Quando o gestor de compras entende que seu setor desempenha um papel estratégico, sabe que é diretamente responsável pelo diferencial competitivo da empresa, sua organização e lucratividade, bem como pelo aumento das margens de lucro.
Sobre os benefícios do saneamento para a empresa, pode-se dizer que são muitos. Entre eles está o auxílio à aquisição correta de produtos e mercadorias, o que faz com que a gestão de compras seja mais eficiente e gastos desnecessários sejam evitados.
Além disso, o processo serve para que os retrabalhos que normalmente ocorrem em operações de aquisição e entrega, tais como questões legais e de fiscalização e que exijam atenção do setor contábil não aconteçam.
Com o saneamento de cadastro feito corretamente, sua empresa ainda terá uma base rastreável, a possibilidade de realizar uma compra sem erros, o acesso ao histórico de aquisições feitas em determinado período, além de evitar o cadastro de uma mesma informação mais de uma vez.
Outra vantagem é a possibilidade de fazer lançamentos contábeis corretos, pois é possível realizar o saneamento das informações fiscais nos cadastros. Ou seja, realizar a classificação fiscal Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).
Também existem consequências caso o saneamento de cadastro seja ignorado, então fique atento. A empresa que não fizer o cadastro adequado poderá perder o controle das aquisições feitas e, além disso, informações ligadas a questões contábeis podem ficar incorretas.
Isso pode gerar problemas fiscais e um trabalho ainda maior de checagem na contabilidade. Quando a situação sai do controle, a base sobre tudo que foi adquirido também é perdido.
Caso um item genérico seja cadastrado, outros itens com a mesma natureza ficam passíveis de aquisição utilizando o mesmo código. A falta de monitoramento só reflete a impossibilidade de rastrear o que foi comprado, de qual fornecedor e por quanto a mercadoria foi adquirida.
Outro ponto negativo sobre o saneamento de cadastro de fornecedores e produtos não ser feito, ou ser feito de maneira inadequada é que, se a sua empresa fizer uma compra de vários itens sob o mesmo código, a informação sobre essa compra será imprecisa.
Quando o lançamento fiscal do produto for feito, haverá dificuldade na inserção de dados e, em alguns casos, poderá ser preciso reclassificar ou fazer a retenção de um imposto errado.
O que nos traz a outro ponto importante, que é o processo de saneamento de cadastro ser feito por um profissional qualificado para a tarefa, que atenda aos critérios técnicos exigidos para tal.
Se a empresa não seguir corretamente esse processo, há uma grande chance das mercadorias e fornecedores sigam sendo registrados de forma genérica ou incorreta, sem o menor controle sobre o que foi adquirido.
3. Como fazer o saneamento de cadastro de fornecedores e produtos
O êxito do saneamento de cadastro será consequência da atenção aos padrões existentes no mercado, pois são eles que permitem o registro de materiais da maneira adequada. Contando que não há uma referência única, sendo que existem informações diferentes de acordo com cada categoria catalogada.
Atualmente, o Padrão de Descrição de Materiais (PDM) é utilizado e está inserido em uma regra nacional. Cada categoria exige um tipo de informação correta para o registro, com o objetivo de evitar duplicidade. Ou seja, o PDM contribui para o desenvolvimento de um cadastro estruturado e organizado.
Por essa razão, para colocá-lo em prática, primeiro é preciso avaliar a descrição original dos produtos. Depois, faça a identificação, categorização e registro dos materiais. Lembrando que nessa parte do processo é preciso estabelecer uma hierarquia, que considera as particularidades de cada item.
Existem empresas que trabalham com a categorização própria ou algum padrão pré-existente. Para estabelecer a melhor alternativa, confira sites e catálogos dos fabricantes para complementar a descrição dos produtos.
Fique atento à formalização dos itens, uma ferramenta capaz de contribuir para a competitividade e as taxas de retorno do negócio, garantindo a qualidade e evitando eventuais desperdícios. Em todo o território nacional existem no total quatro regras a serem seguidas para a classificação de normalização.
4 regras para seguir na hora de fazer
a classificação de normalização:
• NBR 1: normas válidas para o Brasil inteiro;
• NBR 2: normas referenciadas, utilizadas por serviços e poderes públicos;
• NBR 3: normas registradas ou voluntárias cadastradas pelo Inmetro;
• NBR 4: normas probatórias (possuem registro no Inmetro, mas ainda estão em fase experimental e contam com prazo de vigência limitado).
Existem algumas dicas valiosas para todos aqueles que desejam mais eficiência neste processo de implementação de práticas de saneamento de cadastro, veja quais são:
Primeiro, estabeleça um padrão de governança de cadastro. Isso simplifica a coleta e o armazenamento das informações. Aqui, os dados técnicos desnecessários são eliminados para deixar a base mais objetiva e assertiva, diminuindo a chance de erros de cadastro.
Centralize a gestão sobre serviços e mercadorias para que as informações sejam de fácil assimilação para os envolvidos na operação. Assim, é possível praticar a redução de custos, pois há um consenso e entendimento geral sobre o material necessário e quais produtos devem ser evitados.
Depois disso, realize com seu time as análises necessárias para verificações de segurança, eficácia e aceitação do sistema. Pense que os principais beneficiados pelo saneamento de cadastro são os clientes, os colaboradores e os fornecedores. Então, todos esses nichos devem adaptar-se ao sistema utilizado para essa atividade.
Realize treinamentos e pense em estratégias para tornar a adequação mais fluida e tranquila.
Lembre-se de garantir que os dados sejam atualizados, reforçar o preenchimento das lacunas sobre os materiais e tudo o que precisa para evitar informações confusas.
Em seguida, corrija os erros existentes no cálculo dos impostos. A governança do cadastro necessita de dados corretos quando diz respeito às questões tributárias.
Como dito anteriormente, contar com especialistas para fazer tal processo é fundamental, evitando a ocorrência de multas por falta de pagamento dos impostos. Também é importante ficar ligado nas mudanças da legislação e nos preços das mercadorias.
É sempre bom lembrar que estabelecer boas práticas relacionadas ao processo de saneamento de cadastro de fornecedores e produtos pode fazer com que sua empresa tenha uma organização melhor da base, além de otimizações para processos que envolvem questões tributárias no setor de compras do seu negócio.
4. Qual a importância do saneamento de cadastro em diferentes momentos da jornada de compras?
A importância do saneamento de dados cadastrais para uma empresa tem como objetivo o cumprimento das normas impostas.
Então, a inserção de dados precisa ser realizada de forma adequada, mesmo que seja um processo automatizado, cumprindo os requisitos e padrões, é preciso realizar um preenchimento de informações com integridade, metas e regras estabelecidas para que a excelência na governança de dados seja atingida.
Entenda melhor como o processo impacta diversos momentos da jornada de compras de uma empresa:
1. Cadastro de fornecedores e consumidores
Com a implementação da nota fiscal eletrônica feita pela SPED Fiscal, ficou a cargo das empresas fiscalizar seus fornecedores, semelhante como seria durante um processo de homologação de fornecedores, por exemplo.
Isso fez com que o saneamento cadastros fosse ainda mais necessário, já que ele mantém os dados atualizados, sejam informações sobre consumidores ou fornecedores, tudo é registrado junto à Receita Federal, ainda no sistema de cadastro das empresas.
O trabalho deve estar sempre em andamento e atualização para que as necessidades fiscal, tributária e contábil sejam atendidas com eficácia.
Durante a fiscalização, as empresas devem ficar atentas às informações que estão sendo geradas dentro do sistema e, neste ponto, as ferramentas e softwares podem auxiliar o trabalho da equipe responsável. Assim, todas as informações ficam armazenadas de maneira correta.
2. Cadastro de produtos
Ao receber a demanda para compra de algum material, um processo de verificação é iniciado para conferir se o item já existe em estoque, qual o fornecedor mais indicado para atender o pedido, além de fazer a compra e, por fim, cadastrar o produto no sistema.
Entretanto, se o processo não for feito corretamente e de forma automatizada, pode prejudicar a operação.
Para evitar este tipo de transtorno, algumas pessoas terceirizam o serviço de saneamento de dados cadastrais.
Assim, erros não ocorrem, garantindo a eficiência em todo o processo de compras e gerenciamento, otimizando a operação e certificando sua segurança.
3. Cadastro de NCM
Fundamental se o seu negócio trabalha com a fabricação de produtos, que necessitam que estejam corretas as NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), classificação fiscal que identifica a natureza das mercadorias e incentiva o desenvolvimento do comércio internacional, para realizar a substituição/atualização tributária, ou até mesmo, para indicar qual é a alíquota correta para revendedores.
Neste caso faz-se necessário o uso de uma ferramenta que consiga realizar essa atualização automaticamente, reduzindo os equívocos fiscais.
Viu só como boas práticas de saneamento de fornecedores e produtos também podem ser utilizadas para construir um processo muito mais organizado e uma gestão de compras mais assertiva?
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