Traçar um planejamento de compras no varejo é uma das atividades do gestor de compras. Como em qualquer setor, o planejamento é fundamental para definir objetivos e metas, bem como as estratégias para alcançá-los. É dessa forma que o empresário consegue garantir preços competitivos e maior lucratividade.
Neste contexto, preparamos um artigo com algumas dicas de como o gestor de compras no varejo pode fazer um planejamento de compras efetivo. Uma forma, inclusive na importação empresarial de produtos, é pensar em estratégias que contribuem para a gestão de compras.
Afinal, gerenciar as aquisições depende de colocar em prática uma série de procedimentos. As diversas atividades dos procedimentos contribuirão para o resultado final. Por isso, as estratégias na hora de executá-las são de suma importância.
Confira a seguir 6 estratégias para o planejamento de compras e sua importância no varejo.
Aqui você verá:
1. Importância do planejamento de compras no varejo
A gestão de compras e estoque é uma atividade prioritária em uma empresa. Atualmente, é preciso encontrar produtos de ótimo custo-benefício para satisfazer o cliente.
Ao mesmo tempo, devido à concorrência de mercado, a gestão deve também contribuir para a redução de custos. E o que dizer do cumprimento de prazos, tempo estimado de entrega, certificados do fornecedor?
Ela é responsável por administrar os recursos financeiros, avaliar e selecionar fornecedores, fazer a análise de custos de importação ao importar para varejo, dentre outras tarefas. O foco é encontrar as melhores oportunidades de negócios.
Com o avanço tecnológico, o procurement é atualmente uma estratégia adaptada para o ambiente virtual. O chamado e-procurement é basicamente a digitalização deste processo e funciona por meio de uma plataforma B2B.
Uma etapa importante do procurement é o sourcing. Sua finalidade é escolher os melhores fornecedores e parceiros de um negócio. Para tanto, os profissionais avaliam as particularidades da compra, mensurando e analisando custos e riscos das negociações.
Todas essas variáveis entram na equação quando falamos do planejamento de compras no varejo. Se a importação de produtos entra nessa equação, temos algo ainda mais complexo.
Diante de tantos aspectos analisados no planejamento de compras, já podemos ter uma noção de sua importância para a empresa: ele influencia diretamente nos lucros. Quanto maior a capacidade de o empresário conseguir um bom produto para negociá-lo a um preço melhor, maiores as chances de alavancar um negócio.
Portanto, devemos encarar o planejamento de compras no varejo como parte da administração estratégica empresarial. Quando ele é constantemente aprimorado, o empresário usufrui de muitos benefícios. E uma boa maneira de aprimorar esse processo de gestão de compras é utilizando estratégias.
2. Principais estratégias para fazer um planejamento de compras eficaz
O planejamento de compras no varejo é determinante para o empresário garantir preços competitivos e maior lucratividade. Ao importar para varejo, isso é ainda mais determinante devido ao lead time. Uma troca de eletrônicos importados da China, por exemplo, pode demorar mais tempo, causar atrasos e comprometer o estoque.
Para evitar essas situações, o gestor de compras deve utilizar estratégias na hora de fazer o planejamento de compras.
Plano anual de compras
Um bom planejamento de compras no varejo depende de traçar práticas e estratégias. Seja na importação de produtos ou nas aquisições nacionais, um plano anual de compras é uma dessas práticas importantes.
Sua finalidade é prever as compras que serão realizadas ao longo do ano. Sem dúvidas, há variações que podem acontecer, além das sazonalidades. No entanto, este plano anual auxilia no conhecimento antecipado da alocação dos recursos e no momento em que o planejamento deve ser colocado em prática.
Para fazer um bom plano, o gestor de compras deve considerar:
• quantidade de bens, insumos, matérias-primas e serviços comprados no ano corrente;
• informações sobre as vendas feitas no ano imediatamente anterior;
• pedidos realizados e inventário atual.
Com o plano anual de compras, é possível ver quais são os períodos com maior ou menor saída, dentre outros aspectos. Isso contribui diretamente para uma gestão de compras mais precisa.
E-procurement e strategic sourcing
O procurement é um processo que engloba todas as etapas de compra, negociação, logística e gestão de estoque. É, assim, um processo de ponta a ponta na cadeia de suprimentos, em que a equipe de procurement trabalha com o planejamento de compras de forma global.
Ela é responsável por administrar os recursos financeiros, avaliar e selecionar fornecedores, fazer a análise de custos de importação ao importar para varejo, dentre outras tarefas. O foco é encontrar as melhores oportunidades de negócios.
Com o avanço tecnológico, o procurement é atualmente uma estratégia adaptada para o ambiente virtual. O chamado e-procurement é basicamente a digitalização deste processo e funciona por meio de uma plataforma B2B.
Uma etapa importante do procurement é o sourcing. Sua finalidade é escolher os melhores fornecedores e parceiros de um negócio. Para tanto, os profissionais avaliam as particularidades da compra, mensurando e analisando custos e riscos das negociações.
O sourcing é, por isso, uma estratégia de extrema importância na gestão de compras e estoque. A partir de suas atividades, chega-se ao momento do planejamento de compras em que as requests aparecem.
Com um processo de sourcing estratégico, o gestor de compras consegue avaliar todos os aspectos e particularidades da compra do produto. Se você pretende importar para varejo, esse processo contínuo será muito relevante.
Matriz de Kraljic
A Matriz de Kraljic é um modelo que ajuda o gestor de compras a determinar qual a estratégia empresarial no processo de aquisição. Sua finalidade é prezar pela qualidade, pela certeza quanto à quantidade, pelos melhores preços e fornecedores, tudo com um prazo de entrega adequado.
Ou seja, a importação de produtos é uma excelente estratégia. Mas, você sabe como ela funciona na prática?
No planejamento de compras, ela identifica os pontos fortes e fracos deste processo. Assim, reduz a fragilidade na área de fornecimento de produtos essenciais para a empresa. Com essa estratégia, o gestor de compras consegue insights e clareza ao analisar os aspectos envolvidos na gestão de compras e estoque.
A Matriz de Kraljic separa a gestão de compras e aquisição em categorias: gestão de materiais, de suprimentos, de compras e de abastecimento. Elas dizem respeito à característica dos itens que serão comprados e sua importância para a organização.
A partir da Matriz, o gestor avalia sua gestão e traça um planejamento de compras a partir do diagnóstico da situação. É por isso que ela também é muito relevante na importação de produtos. Os fornecedores estrangeiros podem oferecer melhor custo-benefício, mas demanda atenção a outros pontos, como prazos, custo de importação e outros.
Tail Spend
Na hora de importar para o varejo, o gestor de compras pode adotar uma série de práticas para redução de custos. Uma delas é uma estratégia de planejamento de compras chamada Tail Spend.
Essa gestão de “gastos de cauda longa” considera os pedidos pontuais ou de baixa quantidade que perfazem 80% de itens adquiridos ou serviços, configurando 20% do gasto total de uma empresa.
Nem sempre, esses itens estão ligados à atividade principal da empresa, podendo ser produtos rotineiros. De toda forma, esses “gastos de cauda longa” ajudam na redução de custos, na gestão de compras e estoque e, claro, na otimização do planejamento de compras.
É importante destacar que esses gastos, por não serem uma despesa estratégica da empresa, nem sempre são prioridades para o gestor de compras. Mas ao adotar o Tail Spend, a gestão de compra contribui diretamente para a economia empresarial. Quanto mais gastos residuais forem reduzidos, maior a lucratividade, certo?
Se sua empresa possui um gasto fixo de R$ 500 mil anual, o gasto de cauda longa será de aproximadamente R$ 100 mil. Com um bom planejamento de compras e a adoção do Tail Spend, esse gasto pode cair 15% do valor (R$ 15 mil).
Os empresários que fazem importações de produtos da China, por exemplo, devem adotar essa estratégia para aproveitar os recursos de maneira inteligente.
Open-to-buy
O objetivo do Open to Buy (OTB) para o planejamento de compras é o mesmo da Matriz de Kraljic, que é definir a estratégia ideal para as aquisições.
O OTB integra o Plano de Mercadorias (Merchandise Planning), um processo de análise de diversos aspectos (premissas, históricos e comportamentos) para construir um objetivo empresarial futuro e definir as ações para alcançá-lo.
Ao coletar informações sobre as vendas e o giro de mercadorias, o gestor consegue determinar o nível de estoque ideal. Daí, traça um plano de compra e venda para aquele período, conhecendo também o gasto mensal e os recursos disponíveis para as compras subsequentes. Assim, garante o nível mínimo de estoque, sustenta o fluxo de vendas, e evita compras em excesso.
Para uma gestão de compras e estoque eficiente, o OTB é fundamental. Afinal, ele considera o ciclo do estoque: o estoque no fechamento daquele período é igual ao estoque na abertura do período seguinte.
Na importação de produtos, temos operações bem mais complexas devido à logística internacional. Prazos de entrega maiores, distância física que dificulta as negociações, tempo de trocas de produtos. Tudo isso interfere no estoque.
Por isso, usar o OTB no planejamento de compras é uma forma de fazer um estudo de viabilidade assertivo, pois considera os potenciais imprevistos ao importar para o varejo.
Spend Analysis
Análise de gastos ou Spend Analysis é a estratégia focada em analisar gastos de diversas áreas empresariais para aumentar a eficiência, diminuir custos ou melhorar o relacionamento com fornecedores. Ela também serve para identificar oportunidades de economia e gerenciar riscos.
Nesta concepção, você pode estar pensando em outra estratégia que já abordamos: o sourcing. De fato, a Spend Analysis é a base fundamental do sourcing.
Portanto, quando aplicamos essa estratégia no planejamento de compras no varejo, ela coleta, limpa, classifica e analisa dados de gastos para desenvolver uma estratégia de melhor desempenho.
Para que não fique dúvidas, são estratégias diferentes. O Strategic Sourcing foca na aquisição de bens e serviços com bom custo-benefício e melhor criação de valor. O foco da análise de gastos é a própria análise de dados que serão utilizados para medir melhorias e embasar decisões de estratégias.
Percebe sua importância no planejamento de compras? Ela orienta o gestor de compras a otimizar e valorizar o capital da empresa.
3. Benefícios de fazer uma boa gestão de compras na importação de produtos
Com um planejamento de compras eficaz, traçado com estratégia, como as que acabamos de demonstrar, o gestor de compras contribui diretamente para os resultados da empresa. Apenas como exemplo, o Spend Analysis é uma excelente prática para fundamentar as decisões de compra, o que impacta positivamente em toda a organização.
Em resumo, com uma gestão de compras eficiente, o ganho é global. Mas, e na importação de produtos, você sabe quais são os benefícios que esse planejamento traz?
Além da maior visibilidade sobre seu negócio, você poderá notar:
• Estoque equilibrado: quando falamos em planejamento de compras na importação de produtos, uma das finalidades é ter um estoque sempre pronto a atender à demanda. Isso significa evitar o excesso de estoque (maior custo de armazenamento e prejuízos ao capital de giro) e sua falta. Com a boa gestão de compras, o empresário se norteia pela real demanda do consumidor, fazendo compras na medida certa.
• Menor necessidade de promoções: como decorrência do estoque equilibrado, você verá que não será mais necessário fazer promoções para dar vazão ao estoque. Pense que você buscou a importação de produtos para um melhor custo-benefício, mas também para transmitir maior valor ao cliente. As promoções, de alguma maneira, interferem nisso. Com o planejamento de compras no varejo, isso não acontecerá.
• Melhor qualidade da compra: um bom motivo para importar produtos no varejo é tentar garantir maior qualidade na compra. O planejamento de compras consegue atingir essa finalidade, pois auxilia a encontrar melhores fornecedores e melhores produtos.
Além disso, esses benefícios trazem outros pontos positivos para sua empresa, como diminuição de custos e melhoria no giro, melhor mix de produtos importados, dentre outros. Tudo, afinal, contribuirá para uma maior rentabilidade da empresa.
Um planejamento de compras no varejo, para ser assertivo e eficaz, depende de muita análise e boas estratégias.
Seja com o e-procurement ou com o open-to-buy, a finalidade é otimizar todo o processo de aquisições. O resultado é o aumento da lucratividade e competitividade na empresa.
O mesmo pensamento se aplica quando pensamos na importação de produtos. No entanto, o desafio é um pouco maior, porque este é um processo complexo.
Neste contexto, é interessante contar com uma consultoria de comércio exterior para planejar melhor suas compras no exterior.
A Guelcos, por exemplo, conta com vários tipos de serviços capazes de reduzir custos relativos a tempo, risco e pessoal. Conte conosco!
