Existem muitos termos de gestão da cadeia de suprimentos que causam confusão. Procurement, e procurement, sourcing, strategic sourcing, global sourcing, sourcing estratégico.
A diversidade faz com que as pessoas utilizem alguns deles como sinônimos, mas a verdade é que há muitas diferenças.
Neste artigo, tentamos explicar a diferença entre Procurement e Sourcing. Cada uma dessas práticas têm benefícios para o processo de compras e contribuem para a importação empresarial.
Que tal conhecer melhor o que é Procurement e o que é Sourcing?
Aqui você verá:
- 1. O que é procurement?
- 2. Como o procurement pode evitar erros e gargalos na importação de produtos?
- 3. O que é sourcing?
- 4. Como o sourcing pode reduzir custos operacionais?
- 5. Entenda definitivamente a diferença entre procurement e sourcing
- 6. Por que os dois processos são importantes para quem importa?
1. O que é procurement?
O Procurement é um processo completo de fornecimento, que envolve desde o planejamento de compras até o armazenamento dos produtos. Ou seja, ele vai muito além de encontrar os fornecedores e pagar pelo pedido feito a eles.
Em outra oportunidade, definimos o Procurement no contexto empresarial como o “processo que engloba toda e qualquer etapa de compra, negociação, logística e gestão de aprovisionamento e aquisição de bens de uma empresa”.
Portanto, ao se perguntar sobre o que é e como funciona na prática, pense em um processo de ponta a ponta na cadeia de suprimentos.
O setor de procurement de uma empresa exerce atividades em diversas frentes, como compras, sourcing e gestão de estoque. Essa equipe administra os recursos financeiros, faz a análise de custos de importação, avalia e seleciona fornecedores.
É também responsabilidade dela negociar condições comerciais e prazos, fazer a gestão de minutas e contratos, e comprar produtos, equipamentos ou matérias-primas. Há muitas outras tarefas desta equipe, sem dúvidas. Mas tenha em mente que todas servem para encontrar as melhores oportunidades de negócios para o perfil daquela empresa.
Todo esse processo mudou bastante nos últimos anos com o avanço da tecnologia nas empresas. Hoje, já temos o e-procurement (procurement 4.0), que é a digitalização de todo esse processo. O e-procurement funciona por meio de uma plataforma B2B, que conecta compradores e fornecedores por meio de uma base de dados.
Etapas do procurement
Quando pensamos em procurement, o que é, vale a pena pensar nas etapas desse processo. Veja:
1. Reconhecimento da necessidade: o processo de aquisição começa quando se nota a necessidade de abastecer o estoque com um produto. A equipe analisará os requisitos para ver quantidades e especificações, além de verificar a disponibilidade com fornecedores.
2. Requisição de compra: o gerente de compras cria uma solicitação e a envia ao departamento de compras ou finanças.
3. Revisão da solicitação de compra: a equipe de compras e finanças revisa a requisição e a rejeita ou aceita. Se aprovado, a requisição se torna uma ordem de compra.
4. Aprovação do orçamento: a ordem de compra aprovada segue para o departamento financeiro para aprovação orçamentária. Se a empresa é pequena, essa etapa é incorporada na revisão da solicitação de compra.
5. Solicitação de cotação: após aprovação da ordem de compra, a equipe de aquisição envia RFQs para os fornecedores. O sourcing pode entrar nesta etapa.
6. Negociação de contratos: após a seleção de um fornecedor, é hora da elaboração e negociação do contrato.
7. Entrega de mercadorias: nas formas e no tempo acordados, o fornecedor entre os produtos. A inspeção de qualidade entra nesta etapa.
8. Exame de documentação: seja em uma importação ou não, é preciso examinar a documentação correspondente da compra.
9. Financeiro: Pagamento da compra;
10. Organização de documentos: Manutenção de registros para fins de escrituração e auditoria;
11. Controle: Gestão de estoque e armazenamento.
Em uma importação de produtos, algumas etapas podem se antecipar, assim como podemos ter outras adicionais. Se você quer comprar produtos importados da China, deve ficar atento, porque algumas etapas, como a negociação, demandará técnicos com familiaridade e autoridade nas negociações dentro do território asiático.
Por isso, o ideal é contar com uma empresa especializada em importação da China para fazer o e-procurement do seu negócio. Falaremos melhor dos benefícios do procurement nas importações.
Procurement sourcing
Procurement sourcing é se refere à etapa de encontrar o fornecedor para um produto ou serviço. O processo global está em andamento e não é prejudicado com esta atividade.
Na prática, após o departamento de compras encontrar o melhor fornecedor e negociar o contrato, esse fornecedor poderá ser disponibilizado para outras partes do processo. Ou seja, os demais profissionais do time já poderão enviar pedidos e ordens de compra para obter os bens e serviços necessários.
2. Como o procurement pode evitar erros e gargalos na importação de produtos?
A ideia central do procurement (ou do e-procurement) é operar de forma estratégica no que diz respeito à cadeia de suprimentos, certo? Por isso, entender o procurement, o que é e como opera na importação, é fundamental.
Em primeiro lugar, vamos pensar em como executar o procurement na empresa. Pense que este processo auxilia no crescimento organizacional ao incentivar um planejamento avançado e a melhoria contínua do setor de compras.
Portanto, o fluxo de trabalho das compras deve ser consistente e eficiente. Isso é possível com o uso de tecnologia, que dispensa o aumento da equipe para lidar com as atividades necessárias.
Muitas empresas adotam softwares de automação de procurement para reduzir os erros. Eles auxiliam na padronização das etapas, como o atendimento de solicitações, e um processo de aprovação preciso e rápido.
Além disso, é capaz de centralizar todas as informações sobre os processos, de modo que todos os profissionais trabalhem com os mesmos dados.
Essa é, sem dúvidas, uma boa forma de trabalhar com procurement ou e-procurement. Mas e na importação? Como esse processo pode evitar erros e gargalos no comércio exterior? A ideia é a mesma: otimizar todas as etapas do processo de aquisição.
Na importação, temos algumas nuances que devem ser consideradas, como:
• Eventuais dificuldades para garantir a padronização da qualidade oferecida aos consumidores;
• Viabilidade financeira que deve considerar taxas cambiais e custos de importação;
• Cotações de diferentes fornecedores à distância;
• Prazos comumente mais extensos;
• Negociações em outro idioma;
• Logística mais complexa.
Para evitar erros e gargalos nestas etapas, é interessante que o setor de procurement tenha alguém especializado em importação. Com um profissional dedicado ao comércio exterior ou com o auxílio de uma consultoria, é possível utilizar o procurement de forma correta nas importações.
As pessoas capacitadas e designadas para os processos de procurement são capazes de reduzir as chances de falhas no aprovisionamento e suprimento da empresa. Como consequência, diminuem os riscos de atrasos nas entregas, de pedidos ou de má gestão de estoque.
Com a análise de riscos, por exemplo, conseguem minimizar os efeitos negativos ao preverem possíveis problemas e elaborando soluções para eles.
Os benefícios são evidentes, como:
• Redução de custos: com o e-procurement, há redução de custos apenas pela adoção do sistema online. Mas as análises de custo e de risco também eliminam possíveis gargalos no processo de importação, pois os profissionais especialistas conseguem enxergar o que é mais vantajoso para cada caso.
• Maior competitividade: a empresa consegue encontrar preços mais competitivos e o melhor custo-benefício do segmento. Assim, pode aumentar a margem de lucro sobre os produtos, agregando competitividade como valor para sua empresa.
• Melhora na relação entre empresa e clientes: profissionais que atuam no procurement conseguem encontrar fornecedores incríveis. Isso impacta diretamente na satisfação e fidelização dos clientes.
3. O que é sourcing?
Sourcing é uma etapa do procurement. Nela, os profissionais avaliam todas as particularidades da compra de um produto. Isso significa mensurar e analisar os custos envolvidos nas negociações, colocando na balança os riscos e os benefícios financeiros da relação comercial.
O objetivo do sourcing é, a partir dessa avaliação, escolher os melhores fornecedores e as parcerias de negócio. É, por isso, uma parte fundamental do processo de aquisição. Por integrar esse processo, antes de realizar essa avaliação, os profissionais devem cumprir as etapas anteriores do procurement, ok?
A partir daí, as atividades específicas de sourcing dependerão daquele evento específico. Neste momento, podem aparecer as requests, como solicitação de informações (RFI), propostas (RFP) e cotações (RFQ).
Quando a empresa tem um processo de sourcing estratégico eficaz, consegue encontrar fornecedores confiáveis, acessíveis e de qualidade. E isso, sem dúvidas, é um aliado na competitividade.
E o que seriam os termos como strategic sourcing (sourcing estratégico), global sourcing e Source-to-Pay? Veja a seguir um conceito breve:
• Strategic Sourcing ou Sourcing Estratégico: é uma metodologia sistêmica para avaliar por completo todos os aspectos e particularidades envolvidas na compra de um produto. É um processo contínuo em que a empresa analisa regularmente seus fornecedores e supply chain. O objetivo é manter-se ajustado à dinâmica do mercado, minimizar riscos e custos, e garantir a eficiência da cadeia de suprimentos.
• Global Sourcing: estratégia de compras de bens e serviços importados. Você pode, por exemplo, adquirir mercadorias chinesas para aproveitar as vantagens dessa aquisição, como obter altos níveis de eficiência em seu negócio. Seu objetivo é reduzir os custos de produção, manter os padrões de qualidade e melhorar certos aspectos da manufatura.
• Source-to-Pay (S2P): é um processo cíclico que envolve descoberta, negociação e contratação de fornecedores, e pagamento final dos bens. Normalmente, estamos falando de um S2P que utiliza Big Data e análise de dados para dar eficiência ao processo de compras.
4. Como o sourcing pode reduzir custos operacionais?
A realização de um sourcing estratégico pode economizar muitos recursos de uma empresa. Afinal, o preço que você paga pelos suprimentos influencia na sua margem de lucro. O ideal é encontrar excelentes oportunidades a partir de uma gestão abrangente de compras.
No sourcing, gerentes de compras e fornecimento realizam uma série de atividades com o objetivo de reduzir custos operacionais. Comparar taxas entre fornecedores, avaliar a flexibilidade nas negociações e negociar para obter melhores condições de pagamento e preços são algumas delas. E, claro, todas contribuem para a redução de custos.
Outro ponto relevante é fazer uma análise mais abrangente sobre preço. Ao invés de pensar somente no menor preço, é fundamental pensar no custo de vida da propriedade. Afinal, é provável que não valha a pena comprar equipamentos baratos e de curta duração. Um equipamento mais robusto e mais caro não só dura mais tempo, como precisa de menos reparos.
Ou seja, um sourcing bem feito é capaz de avaliar todos os custos envolvidos em uma negociação. E, para isso, é comum vermos empresas terceirizando o Strategic Sourcing ao invés de começar do zero com novos profissionais e ensiná-los sobre como otimizar a gestão de compras.
Vamos tomar como exemplo a importação de produtos, que, como apontamos, traz muitas especificidades. É mais prático e menos custoso contar com empresas de comércio exterior, como a Guelcos, para realizar o strategic sourcing.
Sourcing na prática com a Guelcos
A Guelcos, uma consultoria em comércio exterior, oferece o serviço de sourcing para seus clientes. E como isso acontece na prática? Nosso time realiza o desenvolvimento de fornecedores, realizando a pesquisa e a validação dos melhores fornecedores e produtos para seu negócio.
Em boa parte dos casos de importação, a distância entre os países causa grande impacto na atividade. Como encontrar e validar bons fornecedores e produtos à distância? Essa é a proposta da Guelcos: um time que encontra e visita as fábricas e os fornecedores para levar aos nossos clientes as melhores opções.
5. Entenda definitivamente a diferença entre procurement e sourcing
Se você ainda não entendeu exatamente a diferença entre procurement e sourcing, vamos ser práticos: o sourcing faz parte do procurement. Os conceitos se confundem, porque dizem respeito ao processo completo de compras. Mas basta pensar que o sourcing é apenas uma das atividades do processo de aquisição.
A aquisição também envolve planejamento, compras e gestão de estoques. O fornecimento é um dos primeiros passos para a aquisição, que abrange o processo de gestão de suprimentos para uma organização.
Veja outras características que diferenciam sourcing e procurement:
6. Por que os dois processos são importantes para quem importa?
Apesar das diferenças, os dois processos são fundamentais para quem realiza importações de outros países.
Nós mencionamos como o procurement pode evitar erros e gargalos na importação. No mesmo sentido, falamos que o sourcing pode reduzir custos operacionais, otimizando as compras.
Além disso, ambos os processos trazem outros benefícios, como:
• Estabilidade da oferta: uma estratégia eficaz de procurement e sourcing impede que seu negócio fique sem produtos ou matérias-primas. Isso porque o planejamento avançado desses processos otimizam o fluxo de trabalho da cadeia de suprimentos, prevendo demanda, lead time e outros pontos do fornecimento em uma importação.
• Gestão de Riscos: o trabalho com fornecedores externos, quando feito com os métodos de procurement e sourcing, é bem mais tranquilo. Isso porque eles proporcionam uma aproximação entre as partes, facilitando a supervisão e a padronização na relação. Isso diminui consideravelmente os riscos na importação
• Fortalecimento da cadeia de suprimentos: a comunicação e a integração da equipe com os fornecedores favorece toda a cadeia de suprimentos. Em consequência, o setor de compras passa a ter um funcionamento mais assertivo e estratégico nas importações.
Procurement e Sourcing são conceitos diferentes, mas que estão interligados. Ambos se referem à gestão da cadeia de suprimentos, sendo o sourcing apenas uma prática do processo de procurement.
Na importação, esses métodos se tornam ainda mais importantes devido à distância física entre empresa e fornecedores. Por isso, é preciso adotar práticas específicas deste processo de comércio exterior.
Se você pensa em importar da China, veja como a Guelcos pode ajudá-lo com estes processos!
